Projektni blog

PRIMER: Z naročnikom se že nekaj časa pogovarjamo, kako zadovoljiti njegovo potrebo: zapolniti prazen prostor. Naročniku smo predstavili koncept: velik zelen krog. Bili smo prepričljivi, strinjal se je. Podpisali smo pogodbo, da nam bo plačal 10.000 EUR, ko mu velik zeleni krog izdelamo (pogodba s fiksno ceno). Časa imamo do 1.3.2009 (fiksni datum), za vsak prekoračen dan bo naročnik deležen 1% popusta (penali). Drugih pogojev razen tistih standardnih v pogodbi ni, pa kdo bi jo bral.. imamo projekt, in kar je najbolj pomembno: zaslužili bomo!

Čez 2 meseca pokažemo naročniku že skoraj končan izdelek in ko izdelek vidi, dobi nove ideje in pravi, da velikega zelenega kroga ne bo plačal. Naknadno želi sedaj znotraj kroga še moder kvadrat.


Kaj bomo sedaj mi?

• sedaj je končno čas, da dobro preberemo pogodbo in vse "standardne" člene
  
• lahko nadaljujemo delo in delamo nadure, da do deadline-a (1.3.09) predamo izdelek, ki bo po volji naročnika
• se z naročnikom začnemo pogajati o aneksu ali change requestu, ki bo podaljšal deadline ali/in povečal vrednost projekta
• s projektom prenehamo in ne poslujemo več s tem naročnikom
• sodišče, arbitraža, mediacija, poravnava - verjetno predvsem v našo škodo, odvisno od pogodbe, ki pa v prodajnem procesu ni bila deležna pozornosti
  

Kaj lahko izboljšamo za v prihodnje?

• vključimo pravno službo ali pravnega strokovnjaka v sestavo pogodbe
  
• izbira alternativnih tipov pogodb: obračun stroškov po porabi, time&material, cost plus incentive fee, ipd., s katerimi se kot izvajalec zavarujemo pred nepričakovanimi stroški na projektu
• klavzula v pogodbi, ki predvideva, da se za dodatna dela na projektu podpiše aneks, ki ima moč spremembe prvotnih pogodbenih pogojev
• zadolžene za sestavljanje pogodb izobrazimo, kateri tip pogodbe je primernejši za določeno situacijo in prilagodimo predloge pogodb za vprihodnje
• za ta dotični posel vpišemo izkušnjo (lekcijo) v bazo znanja oziroma "lessons learned", kar bo zagotovilo, da podobnih napak naše podjetje ne bo ponavljalo

Kdo je odgovoren? Kdo je kriv?

Nikakor ne smemo iskati krivca poimensko, ker je potrebno izboljšati sistem, predpogodbeni (prodajni) proces. Iz tega primera se lahko veliko naučimo in z naše strani sodelujoči zaposleni bodo v prihodnje veliko bolj pozorni na vsebino pogodbe. Naj staknejo glave za proces odgovorni, npr: vodja prodaje, funkcijski vodja in vodja projektne pisarne - odvisno od situacije in organiziranosti družbe.

Dejansko je za prodajni proces odgovorna PRODAJA, ki zagotovi korektnost pogodbe z vključitvijo POTENCIALNEGA VODJE PROJEKTA (ali ključnega predstavnika/nosilca kasnejše izvedbe), katerga dolžnost je opozarjati in vztrajati pri ustreznih klavzulah in pogodbenih dogovorih. Ker če ga ne bo takrat, bo imel kasneje peklensko delo izpolnjevati nerealna pričakovanja tistih, ki so pogodbo podpisali.