Dobra novica za vse PMP kandidate!

PMBOK je kot standard projektnega vodenja sestavljen iz različnih vhodnih elementov (Inputs), orodij in tehnik (Tools and Techniques) ter izhodnih elementov (Outputs) posameznih procesov projektnega vodenja. Od tod kratica ITTO's.

Učiti se jih na pamet je zelo mučno in neperspektivno dejanje, saj jih tudi PMP izpit ne zahteva poimensko. A dejstvo je, da so to osnovni gradniki standarda in podpirajo temeljne principe projektnega vodenja.

"Nepravi pristop k učenju standarda lahko kandidata od tematike odbije in PMBOK postane nočna mora!"

PMP exam ITTO trainer

Je spletni pripomoček, ki kandidatom za PMP naziv olajša učenje in utrjevanje vsebine v PMBOK. ITTO quiz je prva aplikacija znotraj "trainerja", ki je zastonj za uporabo in ne zahteva nobenega vpisovanja osebnih podatkov - zahteva pa določeno mero priprave v obliki predhodnega branja PMBOK standarda. Uporaba PMP exam ITTO trainerja je priporočljiva za kandidate, ki so PMBOK že prebrali in skušajo povezati informacije v določeno celoto ter za kandidate, ki so v zaključnem stadiju učenja, ko PMBOK-a in ostale literature pred izpitom ne bodo več odpirali.

Sam sem se sprva razumevanja ITTO-jev lotil precej analogno (vir: Kako se (na-)učiti za PMP izpit):

"6. poglobitev znanja o ITTO (Inputs, tools & techniques, outputs) Ob zadnjem reševanju primerov vprašanj (točka 4) sem opazil luknjo v svojem poznavanju procesnih vhodov, orodij in tehnik ter izhodov, kar mi je zaviralo občutek gotovosti. Zato sem eno popoldne posvetil pripravi pripomočka za učenje, ki se je izkazal za izvrstnega. Foto: Primož Frelih Na A4 liste sem prepisal vse vhode, orodja in tehnike ter izhode za vsakega od procesov ter jih izrezal na manjše lističe. Nato pa sem jih žrebal iz kupa in jih dodeljeval k pripadajočim procesom."

Od svojega PMP izpita v Zagrebu sem nekaj svojega prostega pozno-nočnega/zgodnje-jutranjega časa posvetil razvoju kvizu-podobne aplikacije, ki pooseblja moj zgoraj opisani "papirnati" način. In danes predstavljam pripomoček za učenje PMBOK standarda: PMP exam ITTO trainer!

PMP exam ITTO trainer je rezultat ideje, energije in izzivov, s katerimi sem se moral soočiti. Seveda se takoj postavi sebično vprašanje, zakaj bi želel neznancem omogočiti lažjo pot do njihove PMP zmage. Odgovor na to vprašanje mora poiskati in izkusiti vsakdo zase. Jaz svoje odgovore poznam zato sem bil osredotočen na soočenje z izzivi, ki so se pojavili v izvedbi: učenje Ajaxa, Jquery frameworka, Javascript jezika in povezovanja na podatkovno bazo ter pripraviti uporabniku prijazen vmesnik. Zaradi omejenega lastnega testiranja vsebuje aplikacija verjetno še nekatere "buge", ki pa mi jih lahko skupaj s svojimi mnenji brez obotavljanja sporočite.

'Učenje ITTO-jev na pamet ni potrebno - a tega niti PMP izpit, niti "PMP exam ITTO trainer" ne zahtevata.

Pomembna je suverenost, ki jo kandidat za PMP pridobi z uporabo "PMP exam ITTO trainerja".'

Prekrivanje vlog na projektih

V matričnih organizacijah so posameznikom vloge dodeljene glede na potrebe posameznega projekta. Prevzemanje, združevanje ali dodeljevanje več projektnih funkcij na eno osebo lahko povzroči različne učinke zato je potrebno pred takšnim dejanjem pomisliti, kako bo združitev več vlog v isto osebo vplivala na potek in končni izid projekta.

Za Slovenijo, segment manjših in srednjih ter tudi večjih podjetij, je značilno, da projektne vloge niso sistematizirane. Zaposleni prvenstveno opravljajo specifično delo, po potrebi pa so dodeljeni tudi na tekoče projekte. Isti človek tudi znotraj projekta opravlja več vlog (je prodajnik in vodja projekta hkrati, ipd.).

Učinki prekrivanja funkcijskih in projektnih vlog

	Direktor	Prodajnik*	Projektni vodja	Izvajalec	Uporabnik produkta
D	►	Močno sponzorstvo projekta	Visoka prioriteta projekta	Avtoriteta vodje projekta?	Zahtevna pričakovanja do projekta
P*		►	Ukazovalni slog, dobra komunikacija z naročnikom	Ugotovi dodatne prodajne priložnosti	Dobro poznavanje produkta, ki ga prodaja
PM			►	Odmaknjen od vodenja in cilja	»Podaljšana« odgovornost
I				►	Sodelovanje ključnih uporabnikov

* na internih projektih (nekatere organizacije poznajo le interne projekte) v vlogi prodajnika nastopa pobudnik za projekt.

Prekrivanje vlog znotraj projektne ekipe

Če izhajamo iz preproste razdelitve vlog na projektu:

Vodja projekta

Poslovni analitik

Izvajalec (inženir)

Tester

… lahko od združevanja vlog pričakujemo naslednje:

• Vodja projekta + poslovni analitik: imel bo dobro tehnično znanje o zahtevanih rezultatih projekta, hkrati pa bo odgovoren tako za zajem poslovnih in uporabniških zahtev kot tudi za vodenje izvedbe projekta. Na kompleksnih projektih naj si pomaga s tehničnimi specialisti: jim delegira odgovornost nad dokumentacijo uporabniških zahtev glede na posamezno področje, moderira naj proces zajema uporabniških zahtev.
• Vodja projekta + izvajalec: ponavadi (izkušenejši) inženir, ki mu management zaupa vodenje projekta. Osredotočen je na tehnologijo, manj na komunikacijo z naročnikom in vodenje projektne ekipe. Združitev obeh funkcij v isti osebi lahko vodi do osebnega konflikta in zmanjšanje učinkovitosti obeh vlog: vodje in inženirja. Primerno za enostavne, manjše, trivialne projekte, brez vodstvenih izzivov.
• Izvajalec + tester: za vse nas je značilno, da sami nekatere svoje napake, ki ji naredimo pri izvedbi težko ugotovimo. Pisanje bloga je živ dokaz za to.. za seboj lahko trikrat preberem, pa napake ne bom opazil; večina ostalih bralcev pa takoj. Za kakovosten produkt potrebujemo objektiven pristop k testiranju, nepristranski – zato je tudi pomembno, da tester ni ena oseba pač pa ekipa (*tester = »preizkuševalec projektnega izdelka«). Tveganje povzroča predvsem to, ker izvajalec z isto interpretacijo uporabniških zahtev izdelek gradi ter ga potem še testira (*izvajalec = »član projekta, inženir, nosilec naloge…«). Bolje je celo, da izdelek testira nekdo, ki na projektu ni sodeloval, in o produktu razen uporabniških navodil (ali uporabniških zahtev) drugih informacij nima (do sedaj »outsider«, ki pa naj bo že vnaprej imenovan na projekt).
• Poslovni analitik + tester: po mojem mnenju super kombinacija, ki pa ni vedno izvedljiva ali primerna za projekt ali organizacijo. Zakaj super? Poslovni analitik še iz procesa zajema uporabniških zahtev dobro razume subjektivno in objektivno naročnika. Lahko nastopa kot njegov advokat, preden dobi naročnik izdelek zares v roke (sprejemno testiranje).

Ostale kombinacije, ki jih nisem zajel, so seveda tudi realne in povzročajo različne stranske učinke, ki jih organizacije različno občutijo. Pomembno je, da se zavedamo možnosti njihovega »mešanja«, ter se vprašamo: kaj s tem pridobimo, in kaj smo pripravljeni izgubiti (ne pozabimo na odziv zaposlenih ter našo integriteto).