Naloge projektne pisarne, in kaj je novega? ~ Projektni blog |

petek, 30. januar 2009

Naloge projektne pisarne, in kaj je novega?

administrativna podpora, arhiviranje projektne dokumentacije, znanstveno-raziskovalna opazovalnica tekočih projektov? Don't do it! Takšna oblika je prežvečena in tako zelo passé. Bilo je nekoč, prav tako kot dinozavri in vemo, kako so končali.

Vir: DKimages

Dinozavri, razen redkih izjem, niso bili prilagojeni na šoke in spremembe okolja. Projektna pisarna mora biti.

Oblike projektne pisarne (PMO)

  • podporna pisarna za potrebe velikega projekta (začasna »organizacijska enota«)
  • projektna pisarna za podporo vodenju projektov (klasična projektna pisarna, stalna organizacijska enota)
  • programska pisarna (angl. tudi PMO*; organizacijska oblika na ravni programa projektov)

* kratica PMO se v angleščini uporablja glede na kontekst: projektna ali programska.


Nova projektna pisarna

Učinkovita projektna pisarna je hibrid projektne in programske pisarne. Odgovorna je za programe kot za posamezne individualne projekte, tako da na vsak način kratica »PMO« obvelja.


Naloge PMO
  • nadzor in razporejanje virov: človeških, materialnih
  • strokovno vodenje projektov (v primeru da kot organizacijska enota zaposluje vodje projektov)
  • nadzor nad proračunom projektov
  • opreme, stroškov in pogodb s podizvajalci storitev
  • prioretizacija, spremljanje in eskalacija tveganj in odprtih vprašanj na projektih
  • nadzor nad izpolnjevanjem projektnih mejnikov
  • skrb za metodologijo in postopkovna podpora, delovne tokove
  • merjenje uspešnosti in zdravja projektov, statusi za vodstvo
  • obvladovanje portfelja projektov (informacija o ceni količine posameznega projekta, predlogi za »go«-»no go«, »make or buy«)
  • ugotavljanje potreb po izobraževanju in usposabljanjih projektnih vodij
  • skrb za ažurnost informacijskega sistema in skladnost z metodologijo (vsebinske zahteve za storitve razvoja inf. sistema)
  • sprejema in obravnava zahtevke za optimizacijo metodologije in svojega poslovanja od zaposlenih ali zunanjih strank
  • meri zadovoljstvo projektnih članov (izvajalcev), zadovoljstvo naročnika in naročnikovega osebja na in po projektih (išče »room for improvement«) ter ustrezno ukrepa
  • postavlja in uresničuje strategijo razvoja projektnega vodenja in PMO (je pobudnik tovrstnih internih – razvojnih – projektov)
  • preko komunikacije z vodji projektov ugotavlja nove prodajne priložnosti ter jih posreduje v prodajni oddelek
  • spremljanje razpisov in pridobivanje financiranja s strani razvojnih skladov in EU

Po uvedbi osnovnega sistema projektnega vodenja postane organizacija razmeroma hitro ambiciozna in zrela za uvedbo »Nove projektne pisarne«. Takšna projektna pisarna rešuje realne probleme in prispeva k boljšemu poslovanju.

Orodja projektne pisarne:

  • zaposleni v PMO: so najbolj dragoceno orodje, saj za učinkovitost in zdrav razvoj potrebujemo pravi »attitude«. Večje kot je število projektov več ljudi PMO potrebuje: vodjo PMO, ter specialiste PMO glede na njene naloge (glej zgoraj). Resne PMO gojijo kulturo projektnega vodenja ter organizacijsko združujejo vodje projektov v svoji sredini.
  • podpora vodstva: je najmočnejše »orodje«. Vodstvo se mora zavedati, da na projektih ne sme izgubljati denarja, časa in ugleda. PMO pomeni pomembno varovalko, da se te vrednote zagotavljajo.
  • metodologija: postopki in zakonik vodenja projektov v organizaciji. Predstavlja pristope dobre prakse, po katerih vodi naša organizacija projekte. Definira vloge v projektnem vodenju ter načine spoprijemanja z izzivi na projektih.
  • informacijska podpora: olajša poslovanje, prihrani čas, energijo, konflikt. Omogoči, da so projektne informacije (tveganja, eskalacije problemov, pridobljene izkušnje, dokumentacija, …) pod nadzorom, da niso pozabljene, in da se na njihovi podlagi lahko pravočasno in učinkovito ukrepa. S postavitvijo skupnega spletnega mesta za projekt spodbudimo sodelovanje naročnika. Informacijska podpora pooseblja metodologijo projektnega vodenja organizacije, tako da zaposlenim ni potrebno na pamet poznati vseh postopkov, iskati med kopico obrazcev in jih papirno izpolnjevati ter jih osebno prenašati ali pošiljati po interni pošti.


Ali tudi ti delaš na projektih? Pridruži se nam:

Mag. P. Frelih, PMP, je pobudnik in urednik portala ProjektnoVodenje.com - Zemljevid projektnega vodenja, ki širši poslovodni sferi poenostavlja razumevanje pojma in pomembnosti "projektnega vodenja" za uspeh poslovanja podjetij in ne-tržnih organizacij.
 
SEO optimizacija spletnih strani: Webologija.si

Izdelava spletnih strani: Webologija.si

Projektni blog je avtorsko delo.

Uporaba in vsako razmnoževanje (razen kratkih citatov z navedbo vira in avtorja) je brez izrecnega dovoljenja avtorja prepovedano.