sreda, 12. avgust 2009

Proaktivnost

Proaktivnost! ... naj bi bila nekaj nadvse dobrega. Pa sploh vemo, kaj ta popularna beseda zares pomeni?

"Pomanjkanje proaktivnosti ubija ideje, projekte, podjetja, vlade..."

Nekje sem prebral, da je proaktivnost reševanje problema še preden nas kdo prosi, da ga rešujemo. Spet drugje, da je proaktivnost direktna protipomenka reaktivnsoti in posredno pasivnosti. Proaktivni ljudje naj v svojem vokabularju ne bi imeli izrazov "ne morem", "problem", "nimam izbire", "ne vem, jaz samo delam tukaj", "da ne boste potem mene klicali", "poglejte, kaj se mi je zgodilo", "briga me!", "jaz nisem kriv" ali zgolj nemočni "takle mamo". Proaktivni ljudje naj bi razmišljali o svojem naslednjem koraku - o spremembah, ki jih lahko naredijo sami ali s svojo ekipo!

"Proactive people make things happen. Passive people have things happen to them."

Še ena definicija, iz preteklosti. Se še kdo spomni, kaj naj bi predstavljal izraz "tovarištvo"? Obstajale naj bi smiselne vzporednice med obema pojmoma. Občutek pripadnosti in varnosti (pred obtožbami in vezanjem na sramotilni steber znotraj znotraj kroga sodelavcev in nadrejenih) sta pomembni posledici proaktivnosti.

Pet primerov "kaj proaktivnost ni?"

Iz lastne prakse sem poiskal par primerov, ki prikazujejo, zakaj je proaktivnost dobra, in zakaj sta reaktivnost in pasivnost slabi - tako za projekte kot tudi za življenje. Za uspešen projekt je skoraj nujno a ni dovolj, da je proaktiven samo vodja projekta. Projekt bo dosegel vrhunske rezultate, če bo proaktivnost prevladujoča lastnost tudi članov projektne ekipe. In tudi njihovih funkcijskih šefov. Torej: potrebujemo prave ljudi, ali pa jih moramo takšne še "narediti" - naloga o(b)staja, zeleno zastavico za vso ostalo organizacijo pa mora dvigniti najvišje vodstvo. Dokler ne bo plapolala pa se bo dogajalo naslednje...

1. Stripy sindrom

Stripy je bila v mojem otroštvu priljubljena risanka, v kateri si je možakar v vsaki epizodi zadal izpolniti nek cilj, ki se je na koncu izkazal za napačen, tvegan. A tega sam ni vedel in je povsem dosledno in zavzeto vztrajal pri svojem projektu. Stripy na drugi strani, smešna pojava, pa je imel informacije, da je projekt zgrešen, in kakšne nevarosti mu pretijo.

"Upoštevati opozorila je dolžnost enako kot opozoriti na možne posledice."

Risanka seveda za manjše in večje otroke ne bi bila zanimiva, če bi bil Stripy proaktiven: da bi resno izpostavil preteče nevarnosti, tveganja, podal konstruktivno kritiko na aktivnosti, ki se zmotno izvajajo, ali predlagal alternativne predloge. S tem bi pripomogel k uspehu projekta oziroma preprečitvi katastrofe. Zagovorniki Stripyja bodo rekli, da je možakar sam kriv, ker ni reagiral na Stripyjev smeh, kar je tudi res in ni proaktivno. Verjel je, da je nezmotljiv! (beri: ego) Vse nadaljnje debate o tej risanki so lahko z moje strani zgolj filozofija, ki vodi do zaključkov, da je na projektih in v življenju potrebno pazljivo obvladovanje tveganj.

2. Obrambno zanikanje

Prihodnost nam večinoma ni jasna in vsem prinaša spremembe. Soočanje s spremembami (tudi pozitivnimi!) je naporno in stresno, kar pri nekaterih ljudeh povzroča odpor, ki od otroštva naprej razvija obrambne značajske poteze. Besedni zaklad ljudi z obrambnim zanikanjem bo ob soočenju z večjo spremembo poln fraz, kot so "problem", "ne", "ne bo šlo", "to ni moja stvar". "nemogoče" s spremljajočim odkimavanjem, pogledovanjem navzdol in tresenjem glasu. Ne potrudijo se poiskati alternativ, njihovi odgovori pa temeljijo na ohranjanju obstoječega stanja (čeprav slabšega!). Na spremembe reagirajo čustveno - tudi žaljivo do sogovornikov, arogantno in posesivno (skušajo obdržati stvari v svojih rokah).

Projekti pa so že po definiciji namenjeni spreminjanju stanja A (danes) v stanje B (konec projekta) in škoda je, če energije ljudi ne poskusimo preusmeriti v majhne in postopne prispevke k uspehu projekta (torej spremembe!).

Projekti morajo biti tudi družabni dogodki, da taiste ljudi vključijo v svojo skupnosti in jim dajo občutek varnosti. Iz dneva v dan se bodo na projektu bolje počitili in bodo bolj proaktivni.

Povabite sodelavce projekta kdaj skupaj na pijačo ali naročite pico!

3. Ti si šef - ti povej, in ti rešuj probleme!

Napisal sem že prispevek o vprašanju, ali naj bo vodja tudi tehnični strokovnjak. Na projektu moramo kot vodja projekta doseči zavedanje svojih sodelavcev, da sami odgovorjajo za kvaliteto svojega dela, da so sami pobudniki reševanja svojih tehničnih težav in da vodja projekta pri tem izvaja moderatorsko vlogo. Moderatorsko na način, da skliče sestanek izvajalca z ostalimi strokovnjaki, vkolikor že sam izvajalec tega ni storil, in da spodbuja iskanje rešitev. Nevarnost namreč obstaja, da bo sestanek vseh povabljenih strokovnjakov izpadel kot le še ena tehnična diskusija, družabna priložnost za debatiranje različnih strokovanjkov o čudovitem svetu tehnologije - brez pravih zaključkov in s tem rešitev za projekt.

Povezan pojav je tudi:

"Tiste aktivnosti prejšnji teden nismo mogli izvesti, ker smo naleteli na problem..."

Zakaj izvajalci niso takoj obvestili odgovornega vodje oziroma vodje projekta? Ali so do sedaj kaj naredili za rešitev tega problema? Imajo danes kakšen predlog za rešitev problema? Ali po 8 urnem delovniku niso šli kar domov? Niso bili motivirani in so se sprijaznili s problemom?

4. Stranka mi ni odprla

"... pa potem nisem več čakal in se odpeljal nazaj." Svet ni popoln in za tudi tako banalne korake, kot so pozvoniti in temu ustrezno poklicati, če se vrata po določenem času ne odprejo. Poklicati vodjo projekta ali stranko direktno. Dogajalo se bo, da se bodo člani projekta odpeljali na strankino lokacijo in če se zapornica pred njenim parkiriščem ne bo takoj odprla ne bodo šli kar domov. Da, tudi to se lako zgodi v praksi in je poleg pomanjkanja proaktivnosti posledica nepostavljenih temeljnih pravil na projektu in resničen odraz proaktivnosti njhovega najvišjega vodstva.

5. Neizkoriščanje priložnosti

Davno tega sem živel v tedaj prestižni soseski, kjer je bil "next door" sosed pomemben član uprave še bolj pomembnega slovenskega podjetja. Takrat sem bil pripravnik v državni upravi brez pravih možnosti za napredovanje in z zelo predvidljivo prihodnostjo, tudi za nadaljnjih 10 let. Soseda sem skoraj dnevno srečeval na stopnišču, spodaj v garaži, v dvigalu. V tistih 10 sekundah pogovora je bil pripravljen debatirati o vsem mogočim: o neizpraznjenih smetnjakih, pokvarjenih žarnicah na hodniku, počasnem dvigalu in podobno. Nikoli pa nisem zbral poguma za pogovor o konkretni tematiki - da bi "zgrabil bika za roge" in mu ponudil svoje ideje za sodelovanje.

"Obžaluješ stvari, ki jih NISI naredil."

Priznam, takrat nisem bil proaktiven. Za proaktivnost je potrebno stopiti izven območja svojega udobja. Potreben je pogum, in zrelost.

torek, 04. avgust 2009

Faze projekta

Vse okoli nas doživlja svoje faze. Življenje gre skozi faze: rojstvo, otroštvo, odraslost, starost, smrt. Leto gre skozi faze: pomlad, poletje, jesen, zima. Vse ima sebi lasten življenjski cikel. Tudi veličastna jahta, ki je bila danes zasidrana 50 m od obale ima svoj življenjski cikel: od konstruktorjeve ideje, izdelave, prodaje, dolgoletne uporabe do končne razgradnje. In tudi stvari, za katere bi mislili, da so večne.

"Faze so jedro projektne izvedbe."

In ker projekti niso večni, morajo biti učinkoviti glede na sredstva in čas, ki jim je dodeljen. Razdelitev projektov na faze pomeni, da večje količine dela razdelimo na bolj obvladljive enote. Tako poteka življenjski cikel gradbenega projekta skozi faze, npr.: nakup parcele, izkop temeljev, postavitev hiše, strehe, notranja ureditev in ureditev okolice. Projekti v informatiki imajo življenjski cikel npr.: analiza stanja, analiza potreb naročnika, definiranje koncepta rešitve, uskladitev in potrditev koncepta rešitve, implementacija koncepta rešitve, prenos rešitve v uporabo in vzdrževanje.
Primer življenjskega cikla
Vir: http://www.continuitycms.com

Projekti v marketingu in PR, projekti v zavarovalništvo, filmski industriji, medijih, financah, javni upravi, vojski... vsako področje dejavnosti ima svoj značilen življenjski cikel projektov! A tudi v zavarovalnici imajo informacijske projekte, v gradbeništvu pa izvajajo projekte reorganizacije. In povsod so tudi projekti, katerih življenjski cikel je neponovljiv, definiran glede na unikatni končni rezultat in tedanje strokovne odločitve.

Ali niso faze vsakega projekta VZPOSTAVITEV, PLANIRANJE, IZVEDBA, KONTROLA in ZAKLJUČEVANJE?

Ne glede na izbrani življenski cikel projeka, so zgoraj navedene "faze" dejansko skupine procesov projektnega vodenja. Gre za procese povezovanja, obvladovanja časa, stroškov, obsega, človeških virov, nabave, tveganj, komunikacij in pogodbenih raznmerij. Vsak projekt jih mora imeti, ali pa gremo kar takoj na delo :)

"Faze" in "skupine procesov" v praksi

Vzemimo sloviti zgledni primer konkretnega projekta: "gradnja hiše", in predpostavimo, da gre za kompleksen projekt. Kot naročnik ali sponzor gradnje po pogovorih s strokovnjaki danes že približno veste, da si bodo sledile naslednje faze, npr: nakup parcele, izkop temeljev, postavitev hiše, notranja ureditev in zunanja ureditev.

Simbioza projektnih faz in procesov projektnega vodenja - primer gradnje hiše
vir: Primož Frelih

"Bolj ko je projekt kompleksen bolj obvladljivega ga je potrebno narediti. Sun Tzu pravi, da si dober general svojo vojsko organizira tako kot da bi vodil enega človeka."

S stališča zagotavljanja kvalitete na projektu in kvalitete končnega izdelka je na velikih oz. kompleksnih projektih potrebno vsak fazo posebej najprej odobriti in po njeni izvedbi tudi potrditi s strani naročnika oziroma članov projektnega sveta. Takšni sestanki se imenujejo "stage reviews" ali potrditveni sestanki, mejniki, sestanki projektnega sveta ali vodstva, kjer se lahko potrjujejo rezultati prenjšnje faze in odobri nadaljevanje naslednje.

Preveč administracije!

Če je administracije preveč, potem se strinjam, da je administracije preveč. Vprašanje je le: "preveč za koga?" Za oddaljenega opazovalca, ki vidi poln fascikel dokumentacije? Ali za naročnika oziroma sponzorja projekta, ki projektu daje resurse (ljudi, denar!) in želi videti vse črno na belem, torej dokumentirano z vsemi varovalkami pred nenadzorovanim odtekanjem sredstev in časa? Bi si želeli izvajalca, ki vaš projekt vodi "po domače", "od danes na jutri", "po ustnih dogovorih", "med prijatelji", "z ustnim izročilom", torej brez strokovnega pristopa?

Kot naročnik ali sponzor boste v sodelovanju s projektnim vodjem skupaj dorekli koliko administracije želite – prejemati, ali da jo vodja projekta sam izvaja. »Prikrojitev« standardov in postopkov glede na praktične koristi imenujemo »tailoring«. Projektni vodja, če je profesionalen, bo sam vedel, kaj je za določen projekt temeljni proces (in obvezna administracija) ter kaj so aktivnosti, ki pomenijo prekomerno papirologijo in nepraktično protokolarnost.




Tudi ti delaš na projektih? Imaš podobne izkušnje? Pridruži se nam:

Preverite tudi ProjektnoVodenje.com - Zemljevid projektnega vodenja, ki širši poslovodni sferi poenostavlja razumevanje pojma in pomembnosti "projektnega vodenja" za uspeh poslovanja podjetij in ne-tržnih organizacij.

Projektni blog je avtorsko delo.

Uporaba in vsako razmnoževanje (razen kratkih citatov z navedbo vira in avtorja) je brez izrecnega dovoljenja avtorja prepovedano.