petek, 31. december 2010

Statistika Projektnega bloga ob zaključku leta 2010

Obdobje merjenja31.12. 2008 - 31.12.2010
Starost bloga2 leti
Število obiskovalcev10.000
Skupen preživeti čas obiskovalcev na Projektnem blogu700 ur
Največji dnevni obisk157 obiskovalcev
Povprečna odbojnost vstopne strani66,63%
Povprečen ogled strani/obisk2,09 strani
Obiskovalci po segmentihManjša podjetja, fizične osebe (31%)
Državna uprava (14%)
IT podjetja (13%)
Izobraževalne ustanove (11%)
Proizvodna podjetja (11%)
Gradbeništvo (6%)
Bančništvo in zavarovalnice (6%)
Farmacija (4%)
Trgovina (2%)
Ostalo (2%)
Število objav do danes145
Količina objav do danes130 A4 strani
Povprečen čas posvečen pisanju posamezne objave3 ure
Efektiven čas za pisanje vseh objav435 ur
Oportunitetni strošek pisanja bloga v denarju15.000 EUR
Oportunitetni strošek pisanja bloga v času11 tednov dopusta
Rast prijavljenih na prejemanje e-mail novosti+ 1/teden
Povprečna rast števila obiska+1/teden
Najbolj obiskan dantorek
Najmanj obiskan dansobota
Najbolj uporabljeni projektni pojmivodja projektov
projektna metodologija
mehke veščine
agilno vodenje projektov
teamsko delo
Kako uporabniki najdejo blog1. google
2. direkten vpis naslova
3. povezave
Najbolj aktivna ura obiska11.00 dopoldan
Število bralcev ali naročnikov, ki so me v 2 letih kontaktirali prek /zaradi bloga22

torek, 21. december 2010

Kaj se lahko iz filma "Eat, Pray, Love" naučimo o vodenju?

... projektov, ljudi in najprej sebe.

Pobudo za ta naslov sta mi dala dva starejša direktorja, ki skupaj vedno izpadeta največja nergača, iskalca dlake v jajcu, neomajna zagovornika svojih zastarelih stališč, vsak s svojim hihitajočim načinom odkrivanja sledov naivnosti pri drugih. V celoti me spominjata na ta dva z balkona.

Zaradi razlogov, kakršna sta, me je njuno priporočilo za ogled novodobnega filma (z naslovom, ki obeta romantično komedijo) toliko bolj presenetilo in hkrati pritegnilo (radovednost je močan faktor motivacije!).

Film sem si ogledal - dokaj mučno in prepočasi bi splazil mimo mojih oči v pozabo (5/10 na IMDB), če me nekje na sredini ne bi začel nagovarjati Richard, wannabe indijski guru, eden izmed mnogih iz Zahoda v Indijo priromanih iskalcev razsvetlitve. Kar je govoril, mi je dalo misliti. Citiram brez konteksta:

1. "Nikoli nisem videl, da bi kdo jedel toliko jedi naenkrat."

Kompliciranost in kompleksnost sta različna pojma. Kompleksnost vsakega projekta je potrebno prevesti v razumljiv jezik. Kompliciranost je potrebno razreševati.

Načini v projektnem vodenju: projektna listina, WBS, terminski plan, komunikacija, plan komuniciranja.

2. "Če želiš do gradu, moraš preplavati jarek."

Projekti so po definiciji enkratna neponovljiva aktivnost. Projektni vodja je vedno tisti, ki napor članov projektne ekipe usmerja v nekaj novega in nobeden zagotovo ne ve, kakšen bo končni izzid. Projektni vodja lahko učinkovito vpliva na razmerje gotovosti / tveganosti uspeha svojega projekta.

Načini v projektnem vodenju: register tveganj, WBS, terminski plan, motivacija, redna komunikacija.

3. "Nauči se izbirati svoje misli, tako kot vsako jutro izbereš oblačila."

V projekt in misli projektnega vodje bodo uletavale distrakcije. Tudi skrajno nepomembne stvari so vedno zavite v rdečo svetlečo embalažo in tiktakajo. Projektni vodja mora sam ali ekipno oceniti, ali nek dejavnik vpliva na uspešnost doseganja končnega izida ali ne. Ter ali in kakšna akcija je potrebna v odgovor. Vedno mora vedeti, zakaj je organiziral sestanek in kaj želi z njim doseči. Ni mu potrebno veliko besed, pač pa več razmišljanja in zdrave pameti. Pomemben je zdrav notranji monolog.

Izbirati svoje misli = postavljati si prava vprašanja.

Načini v projektnem vodenju: pogovor z ekipo, pogovor z naročnikom (sponzorjem) projekta, pogovor z ostalimi managerji, ustrezno soočenje, pravilno dihanje, obvladovanje sprememb, zen, U-teorija.

4. "Bodi previden, kaj si zaželiš, ker se želja lahko uresniči."

Ali je naročnik projekta (sponzor) natančno definiral svoje želje, potrebe? Ali so dokumentirane in razumljive projektni ekipi, projektnemu vodji? Pomembno je jasno delegiranje nalog projektni ekipi, jasni plani, roki, design dokumenti in specifikacije. Konkretnost, ki je podprta z realnimi aktivnostmi.

Načini v projektnem vodenju: poslovna analiza, SMART cilji, metoda MOSCOW, WBS, terminski plan.

5. "Spremembe niso slaba stvar."

... tudi če se počutiš grozno, ko se zgodijo. Spremembe so sestavni del vsakega projekta in na to je potrebno pripraviti vse projektne upnike. Resnična dejstva (predpostavke) - o naročnikovih pravih potrebah, tehnoloških zmožnostih in omejitvah, razpoložljivosti virov.. bodo zares znana šele takrat, ko do njih projekt pripljuje. Ali celo naleti na kakšno mino.

Načini v projektnem vodenju: obvladovanje sprememb, RFC (request for change), proces soočanja s spremembami, proaktivnost.


In zadnja, šesta izjava: "Spravi se k delu!". Tu bom objavil le zelo koristno povezavo: Shut up and get to Work!

četrtek, 09. december 2010

3 lekcije, ki se jih slovenska podjetja morajo naučiti od WikiLeaks

1. Svojim naročnikom povedati tudi slabe novice - transparentnost

Podjetja se velikokrat obnašajo kot naši prijatelji na facebooku. Da bi jih imeli radi in spoštovali (kupovali njihove proizvode in delnice), svetu sporočajo informacije, ki jih prikazujejo v dobri luči - kaj pametnega povedo, citirajo modro misel, se pohvalijo z novo elektronsko igračko (gadgetom), ali objavijo fotografije iz zanimivih krajev, kjer so bili. Redko in prepozno so njihove objave slabe novice, osebne šibkosti in problemi, strahovi. Primer: Concorde, BP, Merkur, Grčija.

"Projektno" razmišljanje lahko postavi zgled širšemu poslovanju, gospodarstvu in vodenju države.

a) Tveganja = potencialni problemi

Za boljšo vključenost naročnika v projekt in za zagotovitev, da smo z njim na isti ladji, naj se uporablja register tveganj in vodi kot skupna datoteka, v katero lahko vsak prispeva nove ugotovitve, ideje, ukrepe. Register tveganj v praksi vsebuje vsaj naslednje stolpce:
  • ugotovljeno tveganje
  • možni negativni učinki na projekt [čas] [stroški] [obseg]
  • ukrep
  • odgovorni nosilec in rok izvedbe ukrepa
  • prioriteta ukrepanja

Lahko je tudi na listu papirja ali seznam na steni ali tabli - pomembno je, da služi register tveganj kot sredstvo za komunikacijo o danes majhnih težavah, ki bi s časom postale velike.


b) Problemi = realizirana tveganja, ki sedaj povzročajo negativne učinke

Ne TAKOJ zganjati panike, ampak nujno TAKOJ na delo.

Vsak problem, ki pa že nastane, je v prvi vrsti odgovornost projektnega vodje in preden ga predstavi naročniku projekta mora "po defaultu" predhodno izvesti naslednje korake:
  1. ugotovitev potencialnih in že uresničenih učinkov (identifikacija)
  2. kaj to pomeni za stroške, pravočasnost, naročnikovo zadovoljstvo z rezultati projekta, zadovoljstvo projektne ekipe
  3. možni ukrepi (scenariji reševanja) in pogoji za njihovo izvedbo
  4. argumentirati preferenčni scenarij reševanja

"Don't kill the messenger"

2. Biti fer na vseh ravneh - poštenost

Informacije vedno odtekajo in kot bumerang pridejo naokoli. Vedno, enkrat, nekoč (karma).

a) Do strank

Na sestanku je direktor svojemu kolegu (ki je vodil veliko organizacijo), predstavil in zagotovil, da ponuja njegovo podjetje pravi izdelek. Izdelek pa je bil tehnično, funkcionalno in kvalitativno pomanjkljiv - kar je bila tudi tema pogovora med direktorjem in njegovo spremljevalno ekipo (prisotnimi tehničnimi sodelavci) v avtomobilu na poti s sestanka. "Ostrižimo še to ovco, pa bomo kasneje razmišljali o dodatnih izboljšavah" je bil suveren direktor.

b) Do zaposlenih

Ali se kot testo prepoznate v receptu za manipulacijo?

c) Do sebe

Prodajati se za vsako ceno (dumping), prek trupel? Veliko bolj trajnostno je poznati svoje slabe in pozitivne lastnosti, v njih smotrno investirati. Znati je potrebno pohvaliti, priporočiti. Se učiti iz porazov, stopiti korak tudi nazaj. Kot vodja dajati zgled.

"Honesty is the best policy."

3. Družbena odgovornost

PR in marketing je zaenkrat še vedno šminka in primarna fasada podjetij, čeprav prihaja že do izraza moč socialnih omrežij. A se podjetja tega še ne zavedajo dovolj. Verjetno še nismo ugotovili, kakšen vpliv imajo mnenjske avtoritete s čutom za resnico in poštenost. Z razvojem globalne informacijske družbe bodo prišle na površje tudi umazane podrobnosti iz proizvodnje, delovnih razmer azijskih ali vzhodnoevropskih dobaviteljev, .. podatki o marži v ceni čokolade, in kam gre dobiček. Odgovorna podjetja naj okrepijo svojo transparentnost poslovanja s prisotnostjo na družbenih omrežjih in pripravljenostjo za odprto komunikacijo! Pripravljenost na sprejejte kritike z namenom izboljšav (koliko jih ima na stenah izobešeno plaketo ISO9001, pa v praksi glas ljudstva odmeva v prazno) in pohvale kot povratne informacije, da so na dobri poti.

Preprečiti odtekanje

S projektnim vodenjem lahko podjetja dejansko preprečijo odtekanje:

  • inovativnih poslovnih idej. Naj bodo dobro varovana skrivnost, se strinjam - vendar naj se tudi čimprej realizirajo v prakso, v dobro vseh - če so zares dobre. Projekt je eno najboljših zagotovil, da bo ideja postala stvar, edinstvena konkurenčna prednost.
  • ljudi. V času recesije je veliko ljudi "odteklo", četudi se še vsak dan pojavijo na svojem delovnem mestu in so tam vsaj 8 ur. Projektno vodenje jih lahko ponovno aktivira.

torek, 07. december 2010

5 magičnih nasvetov, kako s komunikacijo do boljšega odnosa s težavno stranko

Opažam, da danes vse več zaposelnih prisega na uporabo modernih komunikacijskih orodij. Vedo, katera verzija iPhona se obeta spomladi, kakšne izboljšave prinaša novi iPad, uporabljajo blog, Twitter in Facebook. Na poti, na kosilu, sprehodu, potovanju, smučanju, v savni. Z namenom, opozoriti nase, obveščati svet o osebnih uspehih, svojih novih mislih, ponuditi zanimive informacije... znancem ali neznancem.

Zasebno so sposobni biti odlični komunikatorji, pa jim v vlogi projektnih vodij še vedno uspe projekt izpustiti izpod nadzora, izstradati in celo zaostriti odnos s stranko ter tudi z lastno projektno ekipo.

Pes in mačka...

Leta nazaj sem delal na projektu za "nemogočo" stranko - stranko, ki je bila znana po svoji neodzivnost, vzvišenosti, izmišljevanju novih in novih dodatnih funkcionalnosti ter nenasitnosti. Z ničemer ni bila zadovoljna, vedno je želela več in bolje od tistega, kar se je izvajalcu projekta zdelo, da je predmet posla. A, ker je izvajalec (moj naročnik) od te stranke živel - svoje obveznosti je stranka dokaj redno plačevala, in nove projekte še kar naročala - je takšen odnos toleriral, si na eno ali obe očesi zakrival oči, potrpel in dostikrat naredil po ustnih navodilih stranke. Samo, da je bil ljubi mir. V strankinih očeh pa je bil izvajalec nesposoben, ne-posloven, nezanesljiv, neorganiziran, rizičen...

Večina naročnikov ni težavnih. Takšnih je zgolj okoli 20%, ki pa požrejo 80% energije.

Kot projektni svetovalec, uvajalec projektne ureditve in kulture v poslovanje, coach za projektno vodenje sem delal na strani izvajalca. Pri tej stranki pa so bile večne težave, kako uveljaviti zdrave projektne pristope v konkretne realne projekte zanje. "To pri tej stranki ne bo možno, ne bo delovalo, te bodo samo čudno gledali. Te bodo ven poslali!" ...so bili črnogledi izgovori sodelavcev (večinoma izkušenih inženirjev!, ki so bili odgovorni tudi za vodenje projektov). Od vsakega je stranka imela osebni GSM in projekti so kronično izgledali kot uboganje posameznim strankinim jeznim željam ("gašenje požarov"). Videl sem celo nek terminski plan, funkcionalne specifikacije, ostalo projektno dokumentacijo, ki pa je bila zgolj zaradi formalnosti. Torej zaman in nepotrebna.

Nov projekt, stara stranka

Ker so bili s stranko odnosi že zelo napeti, obetal pa se je nov projekt, sem bil na strani izvajalca določen kot izhod v sili in z gesto "sedaj pa pokaži, kaj znaš" imenovan za vodjo tega projekta. Jaz, med interno inženirsko srenjo (stari mački) znan kot netehnik, dokumentalist, teoretik, neodvisni svetovalec. Delno so imeli prav: še nikoli se nisem srečal s to tehnologijo, v email podpisu nisem imel tehnoloških certifikatov in imel sem zgolj grobo sliko pred očmi, ki mi jo je nekdo predhodno objasnil verjetno na hodniku, ko sem iskal odogovore na vprašanje "za kaj sploh gre?"- sliko, ki pa se je s časom jasnila. Bolj ko sem spraševal in se kljub tehnični kompleksnosti projekta nisem odnehal poglabljati v tehnologijo, bolje sem se počutil v novi vlogi vodje in sogovornika interno in z naročnikom. Ali mora biti projektni vodja tudi tehnični ekspert? Resnici na ljubo tudi prej nobeden od inženirjev ni imel splošnega pregleda, ampak vsak svojega specifičnega.

Kdo je kriv, da je stranka težavna? Ali raje počakati, da se bo "izboljšala"?

Odnos, odnos.

Dober odnos v praksi preprečuje, da bi stranka dejansko izkoristila penale. Dober odnos pomiri šelestenje listov v naročnikovi pravni službi (glej pogodbo, ključna iskalna beseda: "sodišče", nekje proti koncu), tudi ko postane projekt občutno problematičen. Dober odnos omogoča, da naročnika bolje spoznamo - njegove odprte potrebe ter prihodnje korake. In dober odnos je dobra referenca za naprej in za drugod.

Noben naročnik ne podpiše projekta z mislijo "tokrat bom pa težavna stranka, hehe".

Od mojega prvega srečanja z zloglasno in poprej nerešljivo težavno stranko do danes sem se naučil kar nekaj. Ugotovitve in pristope, ki sem jih do danes nenehno dopolnjeval, bi morali vpeljati na vsakem projektu:

1. kick-off sestanek skupaj z naročnikom: predhodna domača naloga za vodjo projekta je, da se ustoliči v svojo vlogo, konzumira dokumentacijo, podatke in podrobnosti iz prodajne (pred-izvedbene) faze projekta ter se najprej interno, za tem pa nujno z naročnikom uskladi glede KAJ, KDAJ, KDO in odprtih vprašanj, Kick-off sestanek ne sme biti kraj za diskusije, ampak zgolj formalnost, da se spoznata projektni ekipi in simbolično otvori izvedbo.


2. tedenska komunikacija: redni tedenski sestanki projektne ekipe morajo biti obvezni. Predlagam, da se jih planira na določen termin in dan v tednu (npr. vsak ČET ob 10.00). Obstajati morajo pravila teamskega sodelovanja, s katerimi se že na začetku vsi strinjajo projektni vodja. Zanimive redne sestanke pozna agilna metodologija scrum: max. 20 min, stoje (brez mize, stolov), vsak pove kaj je naredil, kaj bo naredil (ali mu to glede na plan pove projektni vodja) in kje so problemi. Reševanje problemov je posebna tema, ki jo mora projektni vodja izločiti izven teh sestankov. Na ravni projektnih vodij (projektni vodja izvajalca- kontaktna oseba naročnika) naj se definirajo kratki sestanki, kjer projektni vodja predstavi napredek in rešuje odprta vprašanja z naročnikom - tudi tedensko, npr. ČET ob 14.00; izmenična lokacija: en teden pri naročniku, drug teden pri izvajalcu.


3. minimalna dokumentacija: ker projektni vodje večinoma niso izključno samo projektni vodje, ampak imajo še druge (primarne) zadolžitve, ne deluje, če jih za par dni pošljemo na izobraževanje projektnega vodenja, ali jim damo na mizo standard projektnega managementa. Bolj se izplača vprašati, koliko dokumentacije je najmanj, ki naj bi jo producirali in vzdrževali. Strogo po standardu bi šlo za desetine projektno-managerskih dokumentov, a iz prakse sem ugotovil, da je za preživetje nujno imeti le 3: WBS, terminski načrt in register tveganj.


4. seznam odprtih vprašanj: ali kot jaz laično imenujem "register tveganj" je seznam potencialne in obstoječe problematike aktualnega projekta. Zajema konkretne ugotovitve, kje sod že pušča in kje so še potencialne točke puščanja ter kako, kdo in do kdaj mora zamašiti luknjo. Lahko je v wordu, excelu, ali seznam na skupnem portalu, na papirju, bistveno pa je da služi kot sredstvo komunikacije med projektnim vodjem in interno izvajalsko ekipo, in brez kakršnegakoli skrivanja tudi z naročnikom. Tveganja in problemi so sestavni del vsakega (pravega) projekta, zato je posebej pomembna iskrenost, ažurnost in usmerjenost v akcijo.


5. podpora vodstva: ker želimo, da se odnos s težavno stranko enakomerno celi, je potrebno tudi na vrhovih ustvariti zaupanje. Predlagam kratka obojestranska srečanja (projektni svet), mesečno, organizator: projektni vodja.



Ni čarovnija, ampak vztrajnost in doslednost

... in prišlo bo do izboljšanja odnosa. Zagotovo. Zaradi poprejšnjih predsodkov se bo celo dozdevalo, da se je v odnosu s težavno in nemogočo stranko zgodila čarovnija - a kot je zakonitost pri projektnem delu: izjemni dosežki so zgolj posledica trdega dela. In ne pozabiti na ne-problematične stranke, tudi one si takšno komunikacijo zaslužijo.




Tudi ti delaš na projektih? Imaš podobne izkušnje? Pridruži se nam:

Preverite tudi ProjektnoVodenje.com - Zemljevid projektnega vodenja, ki širši poslovodni sferi poenostavlja razumevanje pojma in pomembnosti "projektnega vodenja" za uspeh poslovanja podjetij in ne-tržnih organizacij.

Projektni blog je avtorsko delo.

Uporaba in vsako razmnoževanje (razen kratkih citatov z navedbo vira in avtorja) je brez izrecnega dovoljenja avtorja prepovedano.