sreda, 22. april 2009

Reševanje projektov v krizi

Kaj je težjega kot biti odgovoren za problematičen projekt v teh neugodnih recesijskih časih?

Reševati projekt iz škripcev je zelo podobno reševanju podjetja iz krize. Pri obeh gre za denar, čas in odgovornost do različnih upnikov. Pri obeh gre za identifikacijo vzrokov in zdravljenje kriznega stanja. Skupna pa je tudi nakopičena negativna energija, ki na psihološki ravni preprečuje vpletenim učinkovito in konstrukitvno napredovanje k rešitvi.

Vsesplošno stanje duha pa najeda še recesija, ki otežuje financiranje projektov ter povzroča pretirano občutljivost naročnikov na probleme projektov.

Kdaj je projekt v težavah?


PMI-jev uveljavljen projektni standard PMBOK definira težave kot odstopanja od veljavnih planov ("baselines") naslednjih projektnih sestavin: stroškov, časa, obsega projekta.

Če spremljamo zdravje projekta po metodi Earned Value so korektivni ukrepi tako nujni, ko se kazalca CPI in SPI spustita pod vrednost 1 (ena). Projekt je v krizi, ko neupravičeno zamuja, presega predvidene stroške, in ko naročnik odmajuje z glavo ter govori nekaj o "izgubi časa in denarja".

Pred-projektna faza kot izvirni greh

Nekaterim projektom je zaradi neoptimalnih izhodišč, določenih v pred-projektnih pogajanijh med izvajalcem in naročnikom, usojen neuspeh. Je izvajalec v želji, da pridobi projekt, preveč popustil naročniku? Ni bila opravljena zadosti podrobna ocena projekta? Ti in njim podobni so razlogi, da je projekt v težavah še pred svojim začetkom. Vodja projekta je tako nevede imenovan za kriznega managerja.

Popoln zločin

Zakaj so največji zlikovci v filmih ponavadi tako zelo dobro pripravljeni, imajo master plan in nenehno nekaj snujejo? Harvard Business School ugotavlja (v knjigi "Crisis Management"), da so priprave dobrih krizni managerjev zelo podobne pripravam atentatorjev na izvršitev popolnega zločina. Potrebno je misliti na vse, identificirati in imeti pripravljene odgovore na tveganja.

Menjava ključnih ljudi na projektu

Čustvena vpletenost naročnikovega in izvajalčevega osebja privede do paraliziranosti in občutka, da je položaj neizhodnen. Novi ljudje prineseje novo energijo, nove ideje in konstruktivno sporočilo izvajalca naročniku, da mu ni vseeno za njegove potrebe.

Krizni kick-off

Kick-off sestanki imajo praviloma simbolni pomen. Pogoj za izvedbo teh sestankov je dobra predpriprava in predhodna uskladitev odprtih vprašanj z upniki projekta.

Krizni kick-off sestanek pomeni "žegenj" predhodno usklajenih namer.

Naloga vodje projekta je, da komunicira z različnimi projektnimi upniki z namenom doseganja predlogov rešitev. Za predloge rešitev mora med projektnimi upniki pridobiti konsenz - šele nato je projekt zrel za krizni kick-off sestanek, ki pomeni odskočno desko za izvedbo rešilnih akcijskih načrtov.

Več pozornosti do stranke

Če smo prevzeli zavožen projekt, ali smo za probleme kot vodja projekta krivi sami, je pomembno, da prisluhnemo stranki. Kaj stranko zares moti, kaj je njen prvenstveni razlog, da je naročila projekt? Stranka je v kriznih situacijah prvi subjekt, na katerega se mora vodja projekta referirati, če želi projekt navigirati v pravilno smer. Transparentno. Pozorno poslušanje je 80% uspeha.

A POZOR: "Bolj kot so težave naša krivda, več pravic bo stranka dobila." je zanka, nekakšen Stockholmski sindrom, ki povzorči preveliko sočutje do strankinega položaja in popuščanje na vseh frontah.

... in recesija?

Recesija ostaja stanje duha. Učinkovito krizno vodenje projekta bo razreševalo posamezne projektne probleme, kakor tudi recesijska tveganja. Povsem normalno je, da se projektno vodenje izmenjuje s kriznim vodenjem. Ključ uspeha je v obvladovanju preklopa med obema.

petek, 10. april 2009

Obvladovanje tveganj ali džinksanje projektov?

Opažam, da se v ljubljanski kotlini uveljavlja nov pogovorni izraz "džinksanje", ki izhaja iz angleščine. Uporablja se v kontekstu vraževerja, ko nekdo vnaprej pomisli, kaj slabega bi se lahko zgodilo, in kmalu zatem se to posledično tudi uresniči.

Džinksati - prinesti nesrečo, uročiti ("to jinx sth/sb")*. Primer uporabe v praksi: "Celo leto ni dobil slabe ocene. Ko pa je to omenil prijatelju, se je zadžinksal, in letnik zdelal šele jeseni"**.

Vir: * Veliki angleško slovenski slovar, ** Urban Dictionary

Torej ni dobro premišljevati o tveganjih, ki ogrožajo uspeh projekta? Manj, ko analiziramo, kaj vse lahko ogrozi uspeh, bolj in prej bomo uspešni? Bolj, ko ignoriramo grožnje in dvome, bolj naklonjene nam bodo sile, ki odločajo o uspehu ali propadu?


Vse nadaljnje razprave prepuščam čarovniku Dannyju, ki mu zategadelj ne bi zaupal vodenja nobenega projekta.

"Magija, slepo upanje in vraževernost niso dejavniki uspešnosti projektov."

Če se o tem z menoj ne strinjate, imate velik problem.

Be prepared!

Pripravljenost je bistvo projektnega vodenja. Pripravljenost na delo, trajanje, stroške, izzive, konflikte in tveganja. Na vse torej, kar se naj in lahko zgodi. Tveganja se delijo v dve večji skupini: priložnosti (+) in grožnje (-), večinoma pa nas vodje projektov bolj skrbijo grožnje, ki ogrožajo pravočasnost, stroškovno optimalnost, kvaliteto rezultatov in zadovoljstvo naročnika na naših projektih.

Globalni standard projektnega vodenja PMBOK predvideva naslednje procese obvladovanja tveganj ("risk management"):
  1. izdelava plana obvladovanja tveganj: kako bomo tveganja identificirali, analizirali, nanje odgovorili in nadzirali obvladovanje tveganj
  2. identifikacija tveganj: izdelava začetnega registra tveganj, ki smo jih zaznali med planiranjem projekta. Tveganja identificiramo s pomočjo: intervjujev, brainstorming delavnic v okviru projektne ekipe, pogovora z zunanjimi svetovalci, grafičnimi tehnikami in pripomočki, pregledom izkušenj podobnih projektov iz preteklosti.
  3. analiziranje tveganj (kvalitativno, kvantitativno): prioretizacija, verjetnost, učinek in vpliv tveganj na projekt. Tveganja, ki na projekt nimajo velikega vpliva, uvrstimo na opazovalno listo ("watchlist"), ki pa jo tudi moramo spremljati.
  4. priprava strategij odgovorov na tveganja: vsakemu tveganju dodelimo nosilca, predviden odgovor (task), kar lahko terja vključitev v plan stroškov in terminski plan projekta, spremembo obsega projekta, ali kakšen drug odgovor. Ena slabših možnosti je pasivno sprejetje tveganja in čakanje, kako bo uresničeno tveganje vplivalo na projekt.
  5. nadzor in kontrola obvladovanja tveganj: ali poteka obvladovanje tveganj po prvotnem planu in kakšne so korektivne aktivnosti za povečanje učinkovitosti obvladovanja.
Ko se negativno tveganje (grožnja) uresniči nastane problem, s katerim se je potrebno spopasti s promptnimi aktivnostmi ali sredstvi iz rezerv.

Osebno obvladovanje

Osebno pa bomo veliko bolj uspešni, če bodo slike v naših glavah pozitivne in neobremenjene z negativnimi tveganji: kaj se lahko zgodi? kdaj so bo to zgodilo?... Preveč tega lahko paralizira osebnost in aktiviranost posameznika.

Podobno, kot pri vodenju projektov, ko se osredotočimo le na tveganja z zadosti velikim potencialnim vplivom, dr. Srića za uspešnost ljudi (vodij, specifično) predlaga naslednje:
  • akcijo osredotočimo na stvari v življenju, ki jih imamo pod kontrolo in so nam pomembne
  • prilagoditi se stvarem, ki so nam pomembne, a niso pod našo kotrolo
Vse ostalo povzroča odvečno zaskrbljenost.

Projektni vodja ni paranoik

Obvladovanje tveganj poteka skozi celoten projekt, kar v realnosti pomeni različne spremembe časovnega, finančnega plana in obsega projekta. Vodja projekta je osrednja oseba, vsi ostali člani projekta, naročnik in spoznor, pa prispevajo svoje ideje, odgovornost, aktivnosti, da tveganja ne ogrozijo projekta. Naloga vodje projekta je, da vzdržuje to njihovo dragoceno vlogo.

"Projekt lahko najbolje zadžinksamo z besedami "lako čemo" in to resno mislimo."

Vodja projekta je torej tudi moderator obvladovanja projektnih tveganj, ki se mora zavedati, da je džinksanje projekta nujno. Nujno pa je potrebno vzpostaviti tudi proti-uroke, da projekt ne bo zaklet. Šele potem bo lahko tudi Danny izvelekel karto z meči, ki se križajo v našo korist.

nedelja, 05. april 2009

Kako se (na)učiti za PMP izpit - moja izkušnja

PMP (Project Management Professional) je certifikacija, ki jo podeljuje PMI (Project Management Institute). Na splošno pomeni certificiranost vodje projekta povečanje verjetnosti, da bo naročnikova investicija v časovnem roku in z danim proračunom dosegla zahtevani rezultat. In tega si želi vsak naročnik, še posebej v času recesije.

Nekaj besed v prid PMP certifikatu


Ker veljajo za PMP certificiranje zelo strogi pogoji (leta dokazljivih izkušenj iz vodenja projektov, udeležba na priznanih seminarjih, maratonski izpit z vprašanji iz praktičnih problemskih situacij projektnega in splošnega vodenja), gre za certifikat z veliko težo. V ZDA v gospodarstvu že pomeni standard pri zaposlovanju vodij projektov, ameriška vlada pa od svojih pogodbenikov zahteva, da se njene investicije vodijo po metodologiji, ki temelji na PMI-jevem standardu vodenja projektov. Z manjšo zamudo temu zavedanju sledi tudi ostali svet in Slovenija. Gospodarske panoge, kot je IT, pa kar kličejo po urejenem vodenju projektov, saj je tam stopnja neuspešnosti projektov tudi do 60 odstotkov.

Je PMP zame?


Odgovorite iskreno na naslednja vprašanja:
  1. Kako mi bo PMP naziv pomagal v življenju?
  2. Kaj bo drugače potem, ko bom PMP certificiran(-a)?
  3. Letni čas, ko bom PMP - ali bo to poletje, ali bo to jesen, ali zima..? - predstavljajte si ta letni čas, vašo novo prihodnost. "Letni čas" vam bo pomagal pri zelo grobem planiranju in boljši motivaciji. Potem si določite točen datum opravljanja izpita!
  4. Kaj sem pripravljen(-a) žrtvovati? Čemu sem se pripravljen(-a) odpovedati? Je to prosti čas, ko zvečer gledate TV? Je to vsakodnevna rekreacija, hobi? Poiščite vsaj 1 urno rezervo, ki jo nudi vaš vsakdanjik. Ne skrbite, po opravljenem izpitu to navado ponovno obudite, in postala bo nagrada.
Učinkovita priprava

V nadaljevanju bom ponudil nasvete, ki izhajajo iz moje izkušnje opravljanja PMP izpita. Kot pri projektih obstaja tudi pri pripravi na tako zahteven izpit učinkovit način, ki je seveda planiran in vključuje samodisciplino, odrekanje in ciljno orientiranost. Kot pri projektih nekaterih projektnih vodij pa tudi tu obstaja neorganiziran način, temelječ na upanju po pozitivnem izidu in bližnjicah - imenuje se "educated guessing"; a tega osebno ne priporočam, ker tudi če je uspešen, ta način ne vodi do osebnega in strokovnega razvoja posameznika.

Foto: P. Frelih

Sam sem na začetku opravil prijavo na izpit ter na Prometricovi spletni strani rezerviral datum in uro opravljanja izpita. Nam najbližji Prometric testirni center je v Zagrebu. Po tem sem odgovoril na 4. vprašanje zgoraj in izdelal manjši plan ter sklenil dogovor z bližnjimi, da bom v tem obdobju posvečal več časa temu cilju. Na voljo sem imel 5 tednov popoldanskega časa, ki sem ga natančno splaniral. Plan priprav je bil dokaj natančen, a je dovoljeval odstopanja, ki niso ogrozila končnih rezultatov. Za ta čas je nujno uravnotežiti priprave s preostalim življenjem, preveč posvečanja enemu od obeh bo naplavilo neželene učinke.

Plan priprave

Po tem, ko sem potrebne pogoje za opravljanje in se udeležil še seminarja za pripravo na PMP izpit (PMP prep course), je samostojna priprava potekala v naslednjih fazah:

1. temeljito branje PMBOK
Nič nenavadnega ne bo, če bo prvo samostojno branje PMBOK-a mučno. Vsak dan, ki ga nametnite pripravi, preberite 1 do 3 poglavja. Podčrtujte nove in pomembne stvari. POZOR: trenutno obstajata stara in nova verzija PMBOK-a. Upoštevajte njuno veljavnost:
  • Tretja izdaja (2004) - za opravljanje izpita do 30.06.2009
  • Četrta izdaja (2008) - za opravljanje izpita po 30.06.2009
2. reševanje primerov vprašanj (cca. 150)
V literaturi in na internetu obstaja veliko vprašanj, ki izvirajo iz vsebine PMBOKa; kot na primer ta paket. Ko rešujete imejte zraven štoparico, da dobite občutek, kako hitri ste. Pravi izpit bo vseboval 200 vprašanj ter trajal 4 ure.

3. uporaba pripravljalne knjige za PMP izpit in dodatne literature
Za izpit zgolj uporaba PMBOKa ne bo zadostovala. Dodatna literatura naj bodo specialne pripravljalne knjige različnih avtorjev, npr: Rita Mulcahy, Andy Crowe, Head First in podobno. Vsak od njih ima svojstven način razlage konceptov in pojmov projektnega vodenja, priporočam, da se odločite za eno. Takšne knjige vsebujejo tudi primere vprašanj po poglavjih. Več o literaturi sem pisal v eni od prejšnjih objav.

4. reševanje primerov vprašanj (cca. 200)
Opazili boste, da se odstotek vaših pravilnih odgovorov povečuje.

5. ponovno branje PMBOK
Nove in nove razsvetlitve! Počasi dojemate vrednost in bogastvo PMBOKa, ki sega mnogo dlje od priprave za PMP izpit. Na tem mestu vam bo jasno, da gre za podlago, ki služi praktični uporabi.

6. poglobitev znanja o ITTO (Inputs, tools & techniques, outputs)
Ob zadnjem reševanju primerov vprašanj (točka 4) sem opazil luknjo v svojem poznavanju procesnih vhodov, orodij in tehnik ter izhodov, kar mi je zaviralo občutek gotovosti. Zato sem eno popoldne posvetil pripravi pripomočka za učenje, ki se je izkazal za izvrstnega.

Foto: P. Frelih

Na A4 liste sem prepisal vse vhode, orodja in tehnike ter izhode za vsakega od procesov ter jih izrezal na manjše lističe. Nato pa sem jih žrebal iz kupa in jih dodeljeval k pripadajočim procesom.

Nekaj mesecev po opravljanju izpita sem pripravil preprosto /zastonj in brez registracije/ aplikacijo za pomoč kandidatov pri učenju ITTO-ov:



7. memory dump
Koristno je znati tudi vse formule in razvrstitev projektnih procesov v procesne skupine ter področje znanja. Takoj, ko se vsedete za testirni računalnik v Zagrebu izvedite brain dump (kaj je brain oziroma memory dump?) - zapis vseh formul in procesne tabele na liste papirja, ki jih boste prejeli ob vstopu v testirnico. Ne gre za plonkanje, ker ničesar niste prinesli v sobo, razen v glavi. V teku reševanja izpita pa lahko na nekatere formule in procese pozabite zato to storite na samem začetku.

8. primeri vprašanj, reševanje v rundah po 200 skupaj
Zadnje dni si rezervirajte za reševanje 200ih vprašanj skupaj, tako da simulirate izpit. Štopajte! Vsak dan simulirajte en izpit po 200 vprašanj. Na koncu naredite analizo, kje ste slabši in dopolnite pomanjkljivo znanje. Na tem mestu bi morali primere vprašanj praviloma reševati z uspešnostjo od 80% do 90 %. Tri, štiri simulacije bodo dovolj.

Med pripravami sem si v Word datoteko na sebi urejen način izpisoval dejstva, kar mi je ob koncu zelo pomagalo. Datoteko informativno objavljam tukaj.

Dan izpita

Prišel bo tisti dan, ko bo ključno, da ste dobro pripravljeni in umirjeni. Moj termin je bil 25. marca letos ob 14. uri. Tam sem bil 2 uri prej. Pot mi je natančno pokazala navigacijska naprava v avtu, tako, da nisem imel skrbi z iskanjem pravega naslova. Pred EF v Zagrebu sem parkiral, v kiosku v notranjosti fakultete kupil 3 dvourne parkirne listke in v bližini nekaj pojedel. S seboj sem prinesel izotonični napitek, čokolado in dextro bombone.

Kaj bi danes naredil drugače?

Skoraj ničesar. Želel pa bi si udeležbe v (neformalni, kolegialni) pripravljalni skupini, tako kot na gimnaziji ali fakulteti, kjer je bilo veliko lažje osvojiti in poglabljati kompleksne vsebine v teamih treh ali štirih sošolcev kot sam. A takšne skupine v tistem času ni bilo, slovenski PMI Chapter pa je skupinske priprave na PMP izpit šele vzpostavljal.

Zahvala

V času mojih priprav je bilo nekaj oseb, ki so mi zavedno ali nezavedno pomagali pri pripravah. Zahvalil bi se Maji, mag. Andreju A. Česnu, PMP (PMC), Alešu Štempiharju (Askit), Iztoku Toplišku, PMP (HSL), Mitji Kožmanu (Ipmit), dr. Prasadu Kodukuli, PMP (Chicago, Illinois) in dr. Alešu Grozniku (EF). Zahvalil bi se svojim prijateljem, družini ter sodelavcem na Avtenti.si. Seveda pa sem hvaležen tudi (in predvsem) sebi, za odločnost, ciljno usmerjenost, sposobnost balansiranja službenega ter privatnega življenja s pripravami, pozitivno naravnanost, logično povezovanje, zbrano radovednost, neomahljivost, energijo, prodornost, nepopustljivost ter netolerantnost do strahu pred odkrivanjem neznanih novosti in do strahu pred neuspehom.

Za objavo tega prispevka sem se odločil s konkretnim namenom, da kateri od nadebudnih PMP kandidatov(-inj) najde koristen nasvet zase, in s tem pripomore k uspehu na izpitu. Menim, da je razširitev baze strokovnjakov predpogoj razvoju kulture (ali scene) projektnega vodenja v Sloveniji. S tem bo zrasla tudi kultura vodenja organizacij in poslovanja pri nas.

Kandidatom pa srečno pri opravljanju izpita!

petek, 03. april 2009

"Vsak posel v naši firmi je svoj PROJEKT"

Torej smo projektna organizacija? Ni nujno. Verjetno smo vsak posel poimenovali "projekt", kar se sliši zelo profesionalno in sodobno. Sedaj imamo vse posle zajete v enotnem projektnem sistemu, skupaj s pripadajočo dokumentacijo, vsak posel ima svojo številko, poznamo odgovorne osebe, vemo kdaj izstaviti fakturo, do kdaj bo projekt trajal! Pod kontrolo smo spravili svoje poslovanje in lahko celo planiramo, napovedujemo finančne številke, zasedenost virov in podobno. To je super! Iz kaosa smo se premaknili v bolj organizirano obliko poslovanja in sedaj smo lahko cenejši, bolj odzivni, točni, profitabilni in zanimivi za potencialne zaposlene in lastnike. Imamo ogromen potencial za rast.

Torej smo projektna organizacija!

Foto: Primož Frelih
Beri naprej...

V projektni organizaciji ima projektni vodja visoko avtoriteto.

Kaj je avtoriteta? Je pristojnost in dolžnost, da vodja projekta razporeja delo resursom (človeškim, materialnim). Da se samostojno dogovarja z naročnikom, sponzorjem in tudi sam sprejema odločitve. Da se ve, kdo je "man in charge". Tako noben član projektne ekipe ne bo imel pomisleka "kdo si ti, da boš meni ukazoval?", medtem ko so povsem ubogljivi, ko dobijo nove naloge od svojega funkcijskega šefa. Avtoriteta je stvar organizacije podjetja. Najvišjo ima direktor. Če je ne delegira, bo on edini z avtoriteto. In edini, ki lahko vodi projekte.

Razpoložljivost virov

Ali so mi kot projektnemu vodji človeški in materialni viri organizacije na voljo, ali pa se moram kot vodja projekta podrejati funkcijskim šefom in prioriteti njihovih procesov ("ne-projektov")?

Kdo kontrolira proračun projekta?

Je to vodja projekta, finančna služba ali pomočnik projektnega vodje? Če je finančna služba ali kateri od funkcijskih šefov, potem nisem v projektni organizaciji. Kot vodja projekta imam pravico in odgovornost kontrolirati proračun projekta. Kontrola pomeni nadzor, nadgrajen z možnostjo vplivanja na porabo proračuna projekta. Lahko imam pomočnika, ki nadzira, ali se stroški dogajajo po prvotno določenem planu in višini. Odločam pa jaz.

Resnici na ljubo pa je proračun projekta večinoma definiran že vnaprej in je projektnemu vodji takorekoč "vsiljen" zato je toliko bolj pomembno, da ima manevrski prostor, da z izhodiščnim proračunom izpolni rezultate projekta v odmerjenem času.

Vloga projektnega vodje

Je v projektni organizaciji sistematizirana. "Vodja projekta" je delovno mesto, ne le začasna zadolžitev. Iz tega sledi tudi, da se mora nenehno izpopolnjevati v svojih sposobnostih projektnega vodenja in medosebnih odnosov. V projektni organizaciji se direktor tega zaveda, v funkcijski (silosni) organizaciji pa se tega zaveda zgolj vodja projekta sam. Tam tudi nima prave vloge vodenja, ampak je koordinator ("project coordinator") ali odpremnik ("project expeditor").

Projektno administrativno osebje

Je v projektni organizaciji sistematizirano. To so ljudje, ki nudijo pomoč vodjem projektov, z dvema besedama "projektne tajnice". Zlata vredno. Ko iščemo kandidate za nove projektne vodje znotraj organizacije, so ti sodelavci pogosto najprej na vrsti, ker poznajo dejavnost projektnega vodenja.


... smo torej projektna organizacija? Kar naenkrat nismo več zares.

Foto: Primož Frelih

Poslovanje na osnovi projektov - a ni vse tako črno!

Organizacij, ki se odločajo, da bo vsak posel "projekt" zase, je danes vedno več. V svetu skorajda že prevladujejo. Vendar to niso prave "projektne organizacije". Gre za specifičen model poslovanja imenovan "management by projects". Naj mi starosta slovenskega projektnega managementa za takšen prevod oprosti. Način "poslovanja na osnovi projektov" je v zadnjih letih postal priljubljen model poslovanja v sodobnih organizacijah. Deluje, je priznan s strani globalnih standardov dobre prakse (tudi PMI, glej PMBOK), in nastopa kot naslednja stopnja v razvoju do boljše kulture poslovanja.




Tudi ti delaš na projektih? Imaš podobne izkušnje? Pridruži se nam:

Preverite tudi ProjektnoVodenje.com - Zemljevid projektnega vodenja, ki širši poslovodni sferi poenostavlja razumevanje pojma in pomembnosti "projektnega vodenja" za uspeh poslovanja podjetij in ne-tržnih organizacij.

Projektni blog je avtorsko delo.

Uporaba in vsako razmnoževanje (razen kratkih citatov z navedbo vira in avtorja) je brez izrecnega dovoljenja avtorja prepovedano.