Prikaz objav z oznako Upravljanje portfeljev. Pokaži vse objave
Prikaz objav z oznako Upravljanje portfeljev. Pokaži vse objave

petek, 21. maj 2010

Projektni blog v živo

Vir: Projektna praksa
Včeraj sem na konferenci "Projektna praksa" predstavil svoj prispevek o kompetencah projeknega vodje, namenjen HR službam, vodstvom organizacij in predvsem projektnim vodjem samim. Seveda sem po vzoru TED-a skušal biti zanimivo-unikaten in predstavil nekaj, kar se ne da prebrati v knjigah in je stvar zgolj moje praktične interpretacije. Podobno kot tudi že teden prej na Primorski gospodarski zbornici v Kopru.



Organizator uspešne konference, mi je že poslal poročilo s konference. Tukaj je link in dodaten argument, da si čez 1 leto bralci Projektnega bloga rezervirate termin za udeležbo. Kot sem bil včeraj pozitivno presenečen kar med svojim prispevkom, ste si ga nekateri že letos.


Project portfolio management v 5 minutah

Nisem samo dajal, tudi nekaj sem odnesel. Pred mano je bila na sporedu SID banka z go. Alenko Žohar, s katero sem imel priložnost spregovoriti nekaj besed. Kasneje je imela tudi podrobno predstavitev, a je tistih 10 minut pogovora naredilo velik večji vtis name. Zakaj je v Sloveniji hujša recesija kot v Avstriji ali Nemčiji? Kako projekte izbirajo v Nemčiji in kako pri nas. In južneje? Ali pomislimlo trezno, zakaj potrebujemo rezultate nekega projekta, naredimo kalkulacijo, študijo izvedljivosti, identificiramo tveganja - ali rečemo: "Mislim, da to pije vodo" in akcija! Projekt dobi budget, dodelijo se mu človeški viri, projektni vodja... Gospa je v svoji dolgoletni karieri v tujini ugotovila, da bliže ko potujemo proti (nesrečni) Grčiji, bolj smo na Balkanu. Kjer se bolj intenzivno uporablja ocena čez palec ("ali nekaj pije ali ne pije vode?") in manj ugotavlja, ali je rezultat projekta potem dejansko pil vodo, koliko vode je spil in koliko časa je za to potreboval. Na koncu projekta vse prevečkrat dobimo še enega pivca vode, zlasti v primerih, ko se nekomu za določen (svoj) projekt "zelo mudi", je nujen in sploh najbolj pomemben.Tukaj je na mestu še ena ugotovitev "bolj ko se mudi, bolj smrdi". Bolj ko se mudi, da nek projekt dobi zeleno luč, manj je zdravega preudarka, za kaj in ali sploh potrebujemo rezultate, ki jih bo ta projekt dobavil, medtem ko je več pritiska s strani zagrizenih interesentov, več lobiranja, kosil, da se nekaj doseže po bližnjici. In navodilo za management: začeti projekt in mu odpreti ventil za budget vsaj na osnovi "zdrave pameti". Problem je v številu propadlih projektov, četudi so dosegli predvidene stroške, čas in kvaliteto. Na misel mi pade razlika med učinkovitostjo in uspešnostjo - oziroma "delati nekaj pravilno" in "delati prave stvari".

četrtek, 15. april 2010

Projektni portfolio management

... ali upravljanje s projektnim portfeljem. O tem sem že pisal kot analogiji z medicino in tekaškimi maratoni. A v zadnji številki PM network, ki sem jo prejel je tudi recenzije knjige "Project Portfolio Management: A View From the Management Trenches", ki so jo skupaj napisalo portfolio managerji iz podjetij kot so AAA, Boeing, Johnson & Johnson in britanske vlade. Že sam povzetek knjige napeljuje k bistvenosti razumevanja osnov upravljanja s projektnim portfeljem za doseganje odličnosti na ravni celotne organizacije. Nekatere organizacije, še posebej pri nas, se ga sploh ne lotijo, druge pa se ga lotijo preveč znanstveno in zopet zgrešijo. Pragmatičnost je tudi tu ključna.

Kaj je portfolio management? Je zagotavljanje investiranja pravih virov v projekte, ki dosegajo strateške cilje. Usklajuje razporeditev (človeških in materialnih; internih in zunanjih) virov in zmanjšuje razokrak med tem kar "namerava" vodstvo in tem kar "izvajajo" projekti.

Knjiga oz. upravljanje s projektnim portfeljem naj bi odgovorilo na naslednja vprašanja (vir: PM Network, april 2010):
  • v katere projekte naj bi investirala organizacija?
  • kako naj bi obstoječi zaposleni strokovnjaki prispevali k večji zmoglijvosti organizacije?
  • kako dobro se izvaja upravljanje s projektnim portfeljem (merjenje učinkovitosti)?
  • katere spremembe, ki jih terjajo plani upravljanja s projektnim portfeljem, lahko organizacija prenese?

Ker so avtorji v knjigi zavzeli gledišča z zelo raznovrstne prakse in pišejo tako o pozitivnih kot tudi negativnih primerih uvajanja in izvajanja portfolio managementa, menim, da gre za koristno literaturo. Počakam še na ponovno normalizacijo letalskega prometa in naročim.

torek, 26. januar 2010

Projektni sistem

Na trgu je danes že kar nekaj informacijskih sistemov za podporo projektnemu vodenju, od katerih večinoma vsak nekje najde svoj dom. Ena podjetja se odločajo na podlagi stroškov, druga na podlagi podobnosti (kompatibilnosti) z obstoječimi tehnologijami v organizaciji, tretja pa postavijo sistem, kateremu potem niso kos.




Nimam osebnega favorita, ker je vedno odvisen od konkretne situacije naročnika. A močno verjamem, da mora biti projektni sistem namenjen vsem nivojem poslovanja in hkrati vsakemu posebej, da bi podpiral učinkovito izvedbo in vodenje projektov in zaradi boljšega pretoka informacij, okretnosti poslovanja glede na spremembe strategije, pomenil konkurenčno prednost pred ostalimi na trgu.

Neustrezen projektni sistem lahko ubije voljo do uporabe. In med člani projekta povzroči frustracije.

Projektni sistem - očaraj me s pogledom


V organizaciji so s projektnim delom povezane glavne skupine zaposlenih: izvajalci (strokovnjaki), projektni vodje, projektna pisarna in projektni kontroling, srednji management (funkcijski management, vodje programov...) in najvišje vodstvo.


Vir: Primož Frelih
Izvajalci

Projektni sistem mora izvajalcem ponuditi čim lažje okolje za
  • pregled čakajočih zadolžitev,
  • poročanje o izvedenih aktivnostih in porabljenih urah,
  • odlaganje delovne dokumentacije.

Ponujena jim mora biti možnost opozarjanja na tveganja, ki jih kot strokovnjaki v vlogi članov projektne ekipe zaznajo. In to je dejanski vse, kar potrebujejo od projektnega sistema izvajalci. Bolj kot bo njihovo pogled v projektni sistem zakompliciran, večji stroški bodo nastajali v smislu: časa, stresa in frustracije ob uporabi sistema, nenatačnega poročanja zaradi minimiziranja uporabe sistema in s tem povezanega nedoslednega dokumentiranja, ker bodo veliko raje poslali po elektronski pošti kot odložili med dokumente na projektnem sistemu.

Za organizacije s pretežno mladimi zaposlenimi priporočam, da funkcionalnosti izvajalskega pogleda približajo web 2.0 spletnim storitvam: Facebook, Twitter, blogi ... Se še vedno sprašujete, zakaj lahko nekdo z doslednim spreminjanjem statusa na teh straneh zabeleži vsak svoj premik ali misel, o svojem delu in opaženih tveganjih pa ne poroča projektnemu vodji ali nadrejenim? Dejstvo je, da morajo korporativni sistemi kot je projektni sistem slediti posebnostim generacije Y in ne obratno!

Vsaka prisila je neproduktivna. Tudi tista, ki sili izvajalce v uporabo njim neprijaznega sistema.

Projektni vodje

Projektni vodja lahko brez projektnega sistema hodi naokoli in poizveduje o delovnem napredku in delegira nove naloge. Seveda vodi tudi redne sestanke, kjer to počne še enkrat. Njegova odgovornost pa so resnično planiranje, ugotavljanje odstopanj in tveganj ter ustrezno delegiranje nalog projektni ekipi, da projekt izpolni zadane cilje v času in stroških - česar pa se dostikrat (tako) imenovani projektni vodje ne zavedajo in postanejo gasilci (lastnih) požarov. In kako bo poleg tega skrbel še za motivacijo?

Srednji management

Srednji management je ponavadi "lastnik" kadrov, ki jih uporabljajo projekti in katerim naloge delegirajo projektni vodje (gre za matrične organizacije). Zadolženi so za razvoj in imenovanje svojih ljudi, ustrezno na projekte. Hkrati pa iste kadre uporabljajo tudi za delo v svojih organizacijskih enotah ali programih. Srednji manager mora vedeti, s čim so zaposleni njegovi ljudje - kdaj, koliko časa, kakšne probleme imajo projekti v domeni njegove organizacijske enote/programa z namenom preventivnega ukrepanja za uspešnost projektov.

Vodstvo

Najvišje vodstvo ima v roki kompas in usmerja organizacijo s postavljanjem vizije in strateških ciljev. Kot nam je pri naložbah v vrednostne papirje najbolj pomembna višja vrednost našega portfelja, je vodstvu pomembna čim večja vrednost portfelja tekočih projektov. Vodstvo se zaveda, da bo projekt pomenil spremembo (izboljšavo) v poslovanju zato podpira in daje prednsot tistim, ki bodo prinesli največ koristi (beri: nov stabilen vir prihodkov). Projektni sistem mora ponuditi vodstvu relevantne odločevalske informacije ter orodja za analize in simulacije strateških odločitev.

Pogledi za vse naštete skupine projektnih upnikov (uporabnikov sistema) naj temeljijo na isti platformi in informacijski podlagi (skupna baza ali integracija preko web services in podobno).

Možnost izbire

Na wikipediji je naštetih 93 projektnih sistemov in niso vsi "takoj iz škatle" v skladu z zgornjim konceptom več-uporabniške prijaznosti. Izbira je lažja kot si mislite, le svoje prave potrebe je potrebno ustrezno ugotoviti.

sobota, 17. oktober 2009

Upravljanje portfelja poslovanja in medicinska praksa (!)

Nekdo v podjetju bi se moral ukvarjati z vprašanji:
  • Kako lahko izboljšamo svoje poslovanje? Torej: kakšen projekt za razvoj poslovanja začeti?
  • Kakšna je uspešnost tekočih projektov?
  • Kakšna je smiselnost tekočih projektov?
  • V kateri projekt (bolj) usmeriti dragocena sredstva in človeške vire?
  • Kakšna je prioriteta projektov, ki potekajo v našem podjetju?
  • Ali in kako razrešiti "zavožen" projekt?
  • S katerih projektov sprostiti resurse in jih nameniti bolj perspektivnemu delu?
  • Katere projekte ukiniti?
  • In nenazadnje (last but not least!): Kaj je pri nas projekt? Kateri projekti sploh potekajo v našem podjetju/organizaciji, kako so organizirani, koliko nas stanejo, kdo jih vodi, kdo na njih sodeluje, kako komuniciramo z naročnikom, kakšen je njihov postopek (metodologija) ali izdajamo fakture, koga in koliko plačujemo ....?

Pa se v praksi vaše organizacije kdo ukvarja z zgornjimi vprašanji? Dnevno, tedensko, sistematično, predvidljivo, transparentno, participativno, moderatorsko in zanimivo? Tako, da imate občutek, da pripadajoči odgovori prinašajo podjetju poslovno korist (čas, denar, kvaliteto, manjši stres)? Ali se to dogaja zgolj občasno - samo takrat, ko že vre in je skoraj prepozno?

Govorim o aktivnem in učinkovitem upravljanju s portfeljem poslovanja! In s tem naj bi se ukvarjal direktor (CEO) ali izvršni direktor ali vodja projektne pisarne ali posamezni funkcijski managerji (za projekte pod njihovim okriljem oziroma tehnologijo) ali definirani portfolio manager! Nekdo torej, z odgovornsotjo, da to počne in pooblastilom (formalno avtoriteto). Opozarjam, ker če nekomu formalno ni dodeljena dosledna skrb za portfelj poslovanja - je podjetje ali organizacija kot luknjast sod, kamor točimo vodo (ali z žulji pridelano vino).

Veseli me, da Joanne Wortman v svojem prispevku ugotavlja sorodnost med pristopi v medicini in v poslovanju. Tudi sam sem že prihajal do podobnih primerjav med medicino in poslom. Poslanstvo zdravstvenih ustanov je prinašati zdravje, poslovanje podjetij pa vrednost. Tukaj ni dileme, v praksi pa je naloga obojih zmanjševati razkorak, ki jih loči od njihovega poslanstva. Portfolio management ima pri obeh ključno vlogo, čeprav mogoče oboji pojma ne poznajo, ali pa ga slišijo zgolj na konferencah v tujini in so to "tiste stvari o katerih govorijo tuji strokovnjaki, nam pa še o tem ni potrebno razmišljati".

Kaj se lahko (slovenski) management nauči od (slovenskega) zdravstva?


Triaža

Triaža pomeni razvrstitev bolnikov na osnovi prizadetosti in sredstev ki jih imamo za nudenje pomoči oziroma oskrbo poškodovancev ter odločanje o hitnosti in načinu prevoza poškodovanca sz mesta dogodka do bolnišnice. Triaža se izvaja na osnovi medicinskih (fizioloških) kriterijev ( vitalni znaki in stanje zavesti, tip poškodbe, mehanizem poškodbe) ter zunanjih dejavnikov.

Priprava na oskrbo

Dobra priprava se temelji na dobrem informacijskem dispečerskem sistemu. Zajema kvaliteten sprejem klica, pravočasno aktivacijo vseh potrebnih služb (policija, gasilci, potapljači, velika dvigala in podobno), pripravo dignostičnih in terapevtskih pripomočkov (aparture, imobilizacijska sredstva), zdravil in segretih infuzijskih tekočin, protokolov, sredstev za osebno zaščito in podobno. Priprav tudi obsega smisleno koordinacijo služb na terenu ter pravočasno in smotrno obveščanje bolnišnice o številu in stanju poškodovancev ki jih mislimo pripeljati v bolnišnico.

Ko pristopimo k poškodovancu, ga ogovorimo. Če nam ne odgovori, ga previdno tudi stresemo. Če se nam bolnik odzove, si na osnovi orientacijskih vprašanj in okoliščin nesreče (mehanizem) lahko ustvarimo sliko njegovega stanja. Bolnik s spremembo stanja zavesti, nezavesten bolnik pri poškodbi glave, bolnik otopele zavesti pri zlorabi alkohola in/ali drugih sredstev ali zaradi hipoglikemije, poškodovanec s hudo poškodbo prsnega koša ali hudimi poškodbami obraza in vratu (larinks ali sapnik) so posebna skupina ki zahtevajo takojšnjo pozornost in oskrbo dihalne poti.


Ob branju so se vam prižigale lučke, ideje, spomini, frustracije, nove priložnosti, pobude.- ste torej dober kandidat za upravljalca portfelja! Poslovanje bi bilo veliko lažje, če bi imeli portfelj aktivnosti v podjetju pod kontrolo, s čimer bi se lahko odločevalska raven podjetja ukvarjala z odločitvami, vizijami in drznostjo.

Paradoksalno pa bi se moral iste stvari naučiti tudi management na področju zdravstva v Sloveniji. In kovač je zopet pozabil podkovati svojo.

sreda, 7. oktober 2009

Upravljanje s portfeljem poslovanja, ali zakaj ne grem na 14. ljubljanski maraton?

Nekateri projekti, ki smo jih začeli bodo predčasno ukinjeni. Čez čas bo to zelo smiselno, čeprav na začetku ni tako kazalo. Še posebej v recesiji, ko podjetja zategujejo pas in sprejemajo odločitve o zamrznitvi, prekinitvi obstoječih ali neodobritvi potencialnih projektov. Seveda tudi ob prižigu rdeče luči za določen projekt obstaja nevarnost oportunitetnega stroška, da bi z izvedbo takšnega projektov lahko splezali na zeleno vejo, pa se to zaradi njegove ukinitve (še) ne bo zgodilo. Zato je pomembno, da so odločitve tehtne ter da obstaja določen proces odločanja o tem, kaj se v podjetju izvaja (kateri procesi poslovanja, redno delo, ponavljajoče se aktivnosti, kateri projekti, kateri programi), kako se izvaja (časovna opredelitev, motivacija, stroškovni okvir, kontrola) ter seveda zakaj se kaj izvaja (poslovna upravičenost, prioritete). Če formaliziran, se proces imenuje "obvladovanje projektnega portfelja" oziroma "upravljanje s projektnim portfeljem" in ima podpirajoče standarde.

Povedano bolj preprosto: upravljanje s porftfeljem je uporavljanje vseh aktivnosti v organizaciji/podjetju! V portfelj spadajo tako tekoči projekti kot tudi programi, ponavljajoče se aktivnosti poslovanja, redno delo, razvoj in prodaja. Gre torej še za en pogled na poslovanje, ki pa je sodoben in celovit. In kar je pomembno, omogoča večji pregled nad tem kako živi podjetje, odločitveno moč na vseh nivojih poslovanja, in po legendarnem Sun Tzuju bi rekli, da gre za upravljanje mnogo različnih aktivnosti v podjetju kot da bi upravljali z enim vojakom. Kar naenkrat postane poslovanje bolj transparentno in obvladljivo in glavna naloga vodstva postane zopet odločanje, vodenje, razvoj poslovanja!

"Bistvo upravljanja s portfeljem je zviševanje njegove vrednosti."

Tako kot pri vrednostnih papirjih, kjer imamo v svojem portfelju: delnice (alias projekte), kupone vzajemnih skladov (alias programe), obveznice (alias redne delovne procese), zasebne naložbe, denar. Navedeni aliasi so simpatična analogija s poslovanjem podjetja, ki pa je ne bi globje razlagal. Pomembno je, da želimo vrednost svojega portfelja vrednostnih papirjev povečati - kupujemo, pridobivamo, prodajamo, spremljamo razmere in se odločamo!

Ali lahko spremlja razmere na trgu vrednostnih papirjev kdo drug v našem imenu? Seveda! Strokovnjak, ki zna razlagati trenutne dejavnike in prognozirati bodočo vrednost, ter nam daje podlago za odločanje. Kaj pa v poslovanju? Tudi. V nekaterih podjetjih je to izvršni direktor, v nekaterih nadzornik, spet drugih priganjač ali celo gonjač, in v bolj sodobnih, naprednih podjetjih, katerih poslovanje temelji na človeškem kapitalu, je to zopet poslovni ali izvršni direktor, projektna pisarna, z dodano vrednostjo če želite. Ali celo pisarna/služba/sektor za nadzor portfelja poslovanja.

14. ljubljanski maraton?

Nekateri bodo ob moji ne-prijavi razočarani, podobno kot so razočarani zaposleni, ko organizacija ukine kakšen zanimiv projekt, a so tam posledice lahko veliko večje. Če si svoje življenje predstavim kot portfelj aktivnosti, projektov in programov projektov postane podlaga za odločanje o tem, kaj BOM in česa NE BOM počel, veliko bolj jasna. Obvladovanje portfelja življenjskih aktivnosti mi torej omogoča, da povečam vrednost svojega življenja in uresničim svoje poslanstvo.

Shema prikazuje portfelj z nazivom Življenje, poenostavljen(!) in razdrobljen samo v "programu" Šport:


Projekt "14. LJ maraton" s ciljem preteči pod 1:40 zahteva svoj čas, energijo in aktivno prisotnost. Govorim o mesecih treninga, saj projekt že nekaj časa traja. A je v zadnjem času postal močan kandidat za ukinitev, saj zahteva tudi osredotočenost in povzroča določeno mero stresa, kar negativno vpliva in izrinja ostale projekte in redne aktivnosti, ki pa imajo realno gledano večjo življenjsko prioriteto. Kot sam sebi leader in sam sebi manager torej ukinjam projekt priprave in udeležbe na maratonu in pridobim vire (resurse) energije in časa za cilje z večjo prioriteto in cilje, ki mi ustvarjajo večjo korist. Tudi to je Portfolio management.




Tudi ti delaš na projektih? Imaš podobne izkušnje? Pridruži se nam:

Preverite tudi ProjektnoVodenje.com - Zemljevid projektnega vodenja, ki širši poslovodni sferi poenostavlja razumevanje pojma in pomembnosti "projektnega vodenja" za uspeh poslovanja podjetij in ne-tržnih organizacij.

Projektni blog je avtorsko delo.

Uporaba in vsako razmnoževanje (razen kratkih citatov z navedbo vira in avtorja) je brez izrecnega dovoljenja avtorja prepovedano.