sreda, 18. marec 2009

Terminsko planiranje projekta

Da PMBOK ni le standard za v omaro, se za projektnega vodjo - začetnika izkaže kot koristen pripomoček v poglavju o planiranju aktivnosti oziroma izdelave terminskega plana.

Terminski plan je v praksi podlaga vodenju, merjenju in odločitvam na projektu. Mora biti na nek način zapisan: v excelu, Microsoft Project datoteki, word dokumentu, ..., da je vseskozi dostopen. Mora biti usklajen s projektno ekipo in z naročnikom... in pa Mora izhajati iz predvidenih rezultatov projekta, ki so definirani v pogodbi (oz. v ponudbi kot sestavnemu delu pogodbe) ali ustreznem vzpostavitvenem dokumentu, če gre za interni projekt. A terminsko planiranje se tukaj šele začne. Tekom projekta bodo zagotovo nepredvidene situacije in spremembe, ki jih bo zahteval naročnik ali zgolj nova tehnična dejstva, ki se jih projektna ekipa prej ni zavedala.

Ažuriran terminski plan torej predvideva tudi aktivnosti, ki predstavljajo odgovore na prihodnja tveganja.

"Nekaj bomo pri gradnji hiše morali narediti drugače, če na dan mučenikov dežuje."

:), ampak resnično, tveganj ne smemo kar ignorirati.

KAKO ZARES IZDELATI TERMINSKI PLAN?


Dokumentiranost, usklajenost z izvajalci in naročnikom, izhajanje iz pogodbe, upoštevanje tveganj.. Kako torej zares izdelati terminski plan, da ne bomo preveč površni ("rokovnjači)", "kavboji"), preveč teoretski ("zabluzili"), in da bomo upoštevali pomembne vidike projekta. Prilagam praktičen recept:
  1. izluščenje rezultatov projekta (npr. iz pogodbe, ponudbe), seansa s projektno ekipo (DA, za časovno planiranje moramo vključiti glavne tehnične strokovnjake na področju tehnologije projekta. Ne pričakujte tega od projektnega vodje samega!). Rezultate projekta bodo znali strokovnjaki razbiti. Torej na pod-rezultate. Ne ustavimo se pri tem, vztrajajmo naprej. Kaj je potrebno, da te pod-rezultate dosežemo: aktivnosti. Rezultate projekta najlažje razbijemo do nivoja aktivnosti z grafičnim pristopom, npr. drevesno strukturo, wbs. Sestanek naj bo skupinska aktivnost, glavni prispevek je seveda s strani povabljenih strokovnjakov.
  2. izdelava seznama aktivnosti. Tabela, ki vsebuje ugotovljene aktivnosti: naslov aktivnosti, kratek opis "kako", posebnosti takšne aktivnosti, tehnično področje... tiste, ki ste že planirali v MS project mogoče spominja na levo stran gantovega diagrama (tabelo) z dodatnimi atributi (stoplci). Excel tabela, ali kar direkten vpis v MS Project (leva stran, tabela).
  3. določiti zaporedje in odvisnosti aktivnosti (katere se lahko izvajajo vzporedno; katere morajo biti zaporedno; kako so nekatere aktivnosti med seboj časovno odvisne: npr aktivnost A se nikakor ne more začeti, preden ne dokončamo aktivnosti B). Grafično ponazorimo aktivnosti v mrežnem diagramu, ali kar direktno definiramo povezave v MS Projectu aktivnostim, ki jih imamo vpisane.
  4. Določiti trajanje in nosilce aktivnosti, nekateri so že med prisotnimi na sestanku kreiranja WBS (razčlenjanja rezultatov v aktivnosti). Nekaterim bo trajanje in odgovornost naknadno sporočeno, delegirano.
  5. Usklajevanje, izdelava "končnega začetnega" terminskega plana. Prej ga ni bilo, sedaj pa imamo osnutek, ki ga je potrebno preveriti interno v naši organizaciji in pri naročniku. Če je končni datum (deadline) projekta ali kateri od pomembnih mejnikov s terminskim planom že vnaprej obsojen na zamudo, se vprašajmo: ali lahko katere od aktivnosti izvajamo vzporedno (s tem povečamo tveganje za neuspeh, a pohitrimo projekt; angl. "fasttracking"), ali na katero od aktivnosti (na kritični poti projekta - poglejte v MS Project) dodamo več resursov za hitrejšo izvedbo (povečamo stroške na takšni aktivnosti, a pohitrimo projekt; angl. "crashing").
Kot se za vsak recept spodobi pa tudi ne sme manjkati "še toplo postrezite". Naj se terminski plan nikoli ne ohladi ali celo zmrzne.




Tudi ti delaš na projektih? Imaš podobne izkušnje? Pridruži se nam:

Preverite tudi ProjektnoVodenje.com - Zemljevid projektnega vodenja, ki širši poslovodni sferi poenostavlja razumevanje pojma in pomembnosti "projektnega vodenja" za uspeh poslovanja podjetij in ne-tržnih organizacij.

Projektni blog je avtorsko delo.

Uporaba in vsako razmnoževanje (razen kratkih citatov z navedbo vira in avtorja) je brez izrecnega dovoljenja avtorja prepovedano.