Ideja vs. izvedba

Na tisoče projektov tedensko ustavijo ali sami spontano razvodenijo. Ne samo v času recesije, je pa ravno zdaj lahko usodno.

Dobra IDEJA oziroma dober "business case" rešuje pred recesijo, npr:

• vladni razvojni projekti (reševanje gospodarstva)
• projekti iz EU sredstev (alternativni viri financiranja)
• inovacije (nove pomembne konkurenčne prednosti)
• tržne priložnosti (pospeševanje prodaje)
  

Kaj pa IZVEDBA?

Kako bo vlada svoje odgovore na recesijo implementirala? Bodo to počeli državni uslužbenci? Tri, štiri, zdaj... iz rutine svojega vsakdanjika. Ali najeti specialisti, krizni managerji - sami ne bodo ničesar naredili.

Projekti iz EU sredstev so vnaprej natančno opredeljeni: časovno, stroškovno, rezultatsko. Na papirju vse lepo in prav - pa bomo resnično pravočasni (bomo dnevno, tedensko spremljali plan izvedbe), kaj bomo naredili, če kaj zamudimo ali pride kaj vmes? Kaj bo z dodatnimi stroški, ki se bodo (zagotovo) pojavili? Kako bomo uvedli rezultate projekta v prakso, da nam bodo takoj začeli koristiti?

Vlaganje v inovacijske projekte je najbolj tvegano, kar pa posledično pomeni, da je lahko tudi najbolj donosno (Tveganje kot grožnja ali priložnost). Kako skrbni smo pri ravnanju s sredstvi? Ali z željo po invoaciji eksperimentiramo vse povprek? Kako hitro se nam bo povrnil evro investriran v invoacijski projekt, kakšna je donosnost investicije?

Kako zadovoljne so stranke z našimi projekti? Kako zadovoljen je naš bančni račun? So naši prodajniki "lovci v savani", ali sedijo v udobnih foteljih pisarne čakajoč na "zlati klic"?

Dobra ideja s slabo izvedbo lahko veliko stane, ali kot je skoraj 30 let nazaj rekel eden od predstavnikov ljubjlanske punk scene:

"Besede minus akcija so nula!"

Osebno sem zagovornik, da si dobra ideja zasluži dobro izvedbo. Torej dober projekt.

Še en POZOR

Dostikrat slišim:

• "napisal sem projekt dolg 100 strani"
• "pridobili smo nov projekt"
• "v glavi imam super projekt"

... ko ludje dejansko govorijo o "business case-ih", idejah, priložnostih, planih.

Projekt pa se izvede. Za projekt so potrebne veščine, čas, ljudje in njihovo delo, znoj, komunikacija. Vodenje, prepričevanje, predstavitve, brainstormingi, zagovarjanje, planiranje, pregovarjanje z dobavitelji. Javno nastopanje, sestanki, programiranje, inženirsko delo, potovanja. In če želite razreševanje osebnih konfliktov, iskanje skupnih vrednot, motiviranje, podajanje kritike in pohvale, teambuilding in praznovanja. Projekt traja mesece, leta. Projekt je generator in požiralnik dokumentacije. Politika.

"Projekt je način izvedbe. Hkrati strukturiran in fleksibilen - verjetno najboljši."

Projekti so način UVELJAVLJANJA SPREMEMB

Spremembe so edina stalnica našega življenja ter poslovanja. So posledica naravnih tokov, sprememb v okolju, prilagajanja, opuščanja, odrekanja, sodelovanja ter nerazložljivih silnic.

Spremembe so tudi rezultat zavednega delovanja. In če je takšno delovanje v skladu s smiselno strategijo in vizijo, prinašajo pozitivna stanja.

Projekt je način zavednega in organiziranega uveljavljanja sprememb. Način, ki zmanjšuje odstopanja od planiranih stroškov in zagotavlja časovno predvidene rezultate. Rezultati projekta so vedno razlika med prvotnim in končnim stanjem - torej "zavedna sprememba".

Dobri projekti nudijo naročniku konkurenčne prednosti (energijska in časovna optimizacija, zmanjšanje stroškov poslovanja (nižja lastna cena poslovanja), boljši asortiman produktov) in večjo stopnjo pripravljenosti za odzivanje na vplive okolja kot je (bližajoča) recesija.

Projekti za zavedne spremembe v recesiji:

Prodajnik, a ne vodja projekta!

Gregor je v podjetju zaposlen kot prodajnik; normalno pa je, da koordinira projekte enostavnejšega tipa (manjše projekte). Podjetje zaposluje tudi 2 vodji projektov, ki vodita večje projekte. Ostali sodelavci so poleg prodajnikov večinoma inženirji.

Menim, da tovrstna situacija v Gregorju povzroča eksistenčna vprašanja: "sem prodajnik ali vodja projekta?", "kakšna bo moja vloga, ko izborim naslednji posel?", "kako naj vodim svoje sodelavce?", "kaj me zares motivira?".

Prodajnik vs. projektni vodja

Podjetje naj prodajnike pošilja v boj za nove posle, vodje projektov pa naj poskrbijo, da projekt dobavi rezultate v dogovorjenih rokih, z minimalno porabo virov in z maksimalnim zadovoljstvom naročnika.

Vprašanje organizacije

Gregorjevo podjetje meče prodajnike in koordinatorje projektov v isti koš. Kaj to pomeni za poslovanje?

• Gregor se kot prodajnik ne more popolnoma specializirati - "biti player na trgu"
• Gregor nad sodelavci na projektu nima formalnih pristojnosti
  
• še sreča, da se Gregor spozna na tehnologijo (programiranje, design) in je lahko do neke mere kompetenten sogovornik sodelavcem programerjem (poseduje "Expert power")
• podjetje ne razvija svojega resource-poola potencialnih projektnih vodij (perspektivnih inženirjev, ki bi se skozi koordinacijo preprostih projektov razvili v projektne vodje)
• razvoj projektne kulture podjetja ni sistematičen

Poslovni procesi v podjetju so torej izvedbeno naravnani ter silosno organizirani ("funkcijski tip organizacije"). Ne obstaja metodologija, ki bi omogočila sožitje Prodaji in Projektom. Vsak nov projekt predstavlja izziv organizaciji in improvizaciji.

Združevanje vloge projektnega vodje in prodajnika je izziv, premostljiv z uvedbo ustreznih metodoloških pristopov. Dejstvo pa je, da zna biti vodja projekta dragocen vir prodajnih informacji, ker je v času trajanja projekta konstantno v stiku s stranko in njenimi (novimi) potrebami. Zato predlagam intenzivno komunikacijo med obema.

KDAJ izvesti kick-off sestanek?

Gregor službuje kot prodajnik, poslovni analitik, svetovalec in vodja manjših projektov v prepoznavni slovenski SW hiši. Na trgu išče priložnosti za prodajo, dokumentira želje strank in jih prevaja v programerski jezik, ter svetuje, predava, koordinira manjše posle. Danes pa pokliče in me za nekaj minut zadrži z vprašanjem:

'Kdaj v projektu se ponavadi izvede "kick-off meeting"? '

Očitno je dobil nalogo organizirati kick-off sestanek.

Kick-off

Kick-off sestanki (ne bom prevajal) so namenjeni sporočilu: NAJ SE DELO PRIČNE! Medtem, ko projekt že poteka (vzpostavitev, planiranje)


Predpogoji izvedbe kick-off sestanka:

• projekt je uraden (temelji na pogodbi ali vzpostavitvenem dokumentu)
• znane so zahteve, ki pokrijejo potrebe naročnika (cilji projekta)
• imenovana je projektna ekipa in vodja projekta
• pripravljen je plan projekta, predhodno usklajen s ključnimi interesnimi skupinami (naročnik, projektna ekipa, prodaja, vodstvo)
• nimamo več odgovora na vprašanje: "smo še kaj pozabili preden lahko začnemo delati?"
• znane so predpostavke, pod katerimi bomo delali, vključno s tveganji, ki ogrožajo naš uspeh

K.O. sestanek ni trenutek za revolucijo, sprožitev novih dilem ali storming. S stališča teamske dinamike na projektu predstavlja konec faze norminga.

Interesne skupine so seznanjene, vprašane in vključene v izdelavo projektnega plana. Gregor-prodajnik bi znal bolj upoštevati strankine interese, a pri tem ne sme pozabiti uskladiti plana tudi z izvedbeno stranjo projekta. Moral bo biti tudi Gregor-politik, Gregor-lobist, da ob predstavitvi z vsemi usklajenega projektnega plana ne bo prerekanj ali občutka zapostavljenosti.

"Kick-off sestanek je napoved uspešnosti projekta."

Pred K.O. sestankom vlagajmo trud, da bodo predstavniki interesnih skupin projekta družno "pokimali"... ali vsaj ne odkimavali, ali celo protestirali.

Povabi naj

• ključne predstavnike naročnika (ki bodo sestavljali naročnikovo projektno ekipo)
• sponzorje, predstavnike vodstva svoje organizacije
• ožjo in širšo projektno ekipo (tudi tiste, ki bodo na projektu izvajali aktivnosti šele čez 3 mesece)
• funkcijske vodje članov projektne ekipe
• za projekt pristojno prodajno ekipo

Kdo je odgovoren za organizacijo kick-off sestanka?

V Gregorjevem primeru je to on. A glej ga zlomka, tega projekta sam ne bo vodil, ampak dedicirani vodja projekta. Torej nekdo drug.

Moj nasvet Gregorju: kot prodajnik naj takoj po podpisu pogodbe z naročnikom izvede primopredajni sestanek z vodjem projekta. Namen primopredajnega sestanka je suverenost vodje projekte in samostojno promoviranje ciljev projekta. Opremi ga torej z uradnimi informacijami, prodajno dokumentacijo, design dokumenti, funkcionalnimi specifikacijami, kakor tudi z neuradnimi informacijami, ki bodo vodji projekta v pomoč pri vodenju in obvladovanju komunikacije s projektnimi upniki.

"Gregor bi moral že takoj na začetku predati nalogo izvedbe K.O. sestanka vodji projekta."

Koristni namigi

• Vodja projekta naj bo MODERATOR kick-off sestanka. Dokumentacijo in povabilo pošlje povabljenim ustrezno prej. Besedo naj po predstavitvi projekta in ekipe prepusti tudi občinstvu (vprašanja, kratka mnenja). Vsa na novo izpostavljena tveganja naj zabeleži.
• K.O. sestanek je poleg uradnega signala, da "zdaj gre pa zares", predvsem sredstvo team-bulidinga: naj se ljudje med seboj spoznajo. Za velike in strateško pomembne projekte organziramo temu namenjen dogodek na posebni lokaciji s pogostitvijo.
• Veliko nepotrebnega dela, spraševanja, obotavljanja bi si Gregorjevo podjetje in Gregor prihranila z učinkovito in preprosto metodologijo projektnega vodenja, ki obvezno predvideva primopredajo posla iz PRODAJE v IZVEDBO - projekt.

Več o tem: Zakaj Gregor-prodajnik DA, a vodja projekta NE?

Projektno vodenje 2.0 - orodja nove generacije

Seznam orodij za projektno vodenje v Sloveniji najdete na: http://projektnovodenje.com/?s=it_resitve&id=77

Aleš Štempihar mi je pred kratkim z e-sporočilom sugeriral naj obdelam temo "Project Management 2.0" - kaj to je in kakšne so njegove koristi? Izhajajoč iz objave o "Izbiri informacijske podpore vodenju projektov" so orodja iz skupine Project management 2.0 na voljo z odprtokodno licenco, to je večinoma brez protiplačila. PM 2.0 je del gibanja Enterprise 2.0, ki se je razvilo s prihodom Web 2.0 aplikacij.

"Web 2.0: internet je platforma povezovanju, skupnemu delu, spodbujanju kreativnosti in kolektivne inteligence"

Web 2.0 je znanilec novih trendov na področju interneta in prinaša višjo stopnjo povezanosti ljudi, organizacij, podjetij in sistemov. 2.0 gibanje izpostavlja skupnost (community), kreativnost, sodelovanje in kompetence individualnega človeka. Project management 2.0 izhaja iz opensource subkulture vse več pa ga že uporabljajo tudi "resne" korporacije (npr. Shell).

Viri: prirejeno po Wikipedia

Projektno vodenje 2.0: projektni vodja ni več birokrat ali administrator projekta. Ni več osrednja planerska figura, vodenje se decentralizira, znotraj organizacije se odpirajo nove kreativne skupine.

"Project management 2.0 - ko projektno vodenje postane življenjski slog"

Primeri orodij PV 2.0: Wrike, Blogi, RSS feed-i, DeskAway, socialna omrežja.

Mnenje

Menim, da prinaša Projektno vodenje 2.0 dopolnilo tradicionalnemu projektnemu vodenju (PMBOK). V organizacijah, ki do sedaj niso zasledovale dobre prakse projektnega vodenja, bo preskok iz obstoječega kaosa in projektne ne-zrelosti v Projektno vodenje 2.0 povzročil še večji kaos. PV 2.0 je primerno za projekte z zelo motivirano projektno ekipo, a klasičnim projektnim vodjem, ki je sedaj lahko bolj leader kot manager.

Nasvet

Podjetjem, ki so odvisna od tržnih projektov za znane stranke, bi svetoval, da ne planijo brez premisleka po PV2.0 in ne eksperimentirajo na slepo. Orodja PV2.0 naj v prvi fazi preizkusijo na projektih internega značaja; tista, ki se izkažejo za uporabna, pa postopoma uvedejo v projekte za znane stranke - kajti tudi trg je vedno bolj seznanjen z orodji Web 2.0, tako naše (potencialne) stranke kot konkurenti.

Izbira informacijske podpore projektnemu vodenju

Kateri sistem za projekte potrebujemo? Je to Primavera, Daptiv, SAP Projektni modul, MS Project Server, ali slovenska Intrix Project in Projektna pisarna 3.0? Bi uporabili katerega od programov, ki ga že uporabljamo za podporo ostalih poslovnih procesov? Ali ga celo znamo izdelati sami?

Ponavadi so s tem vprašanjem soočene organizacije, ko ugotovijo, da imajo PROBLEM, ki se kaže kot:

• ne najdejo pomembnih dokumentov za izvedbo dela
  
• se ključne informacije nahajajo v e-mail predalih, ko so sodelavci na dopustih
• ne vemo, kdo je odgovoren za določen projekt in kdo še sodeluje na tem projektu
• izvajalci projektov ne poročajo o statusu, tako tudi ne vemo, kaj se s projekti dogaja
• ne poznamo profitabilnosti projektov - stroški in prihodki se ne referirajo na projekte
• plani nadaljnega dela niso znani, ali jih sploh ni
• ko stranka pokliče glede nekega projekta, pa ne vemo, kdo je zanj izvedbeno odgovoren (projektni vodja)
• se ničesar ne naučimo iz preteklih napak, ne dokumentiramo dejavnikov preteklih uspehov
  

V zgornjih situacijah gre za pomanjkljivo in nezrelo organizacijsko kulturo planiranja, dokumentiranja in komuniciranja... ki se zgolj z uvedbo nekega informacijskega sistema, četudi projektnega, ne rešuje.

"Potrebna je predhodna analiza potreb organizacije"

Prej moramo postaviti pravila igre vodenja projektov ter šele temu ustrezno najti IT rešitev. S primernim načinom implementacije sistema bomo zagotovili doslednost spremljanju pravil projektne igre, pripomoček vodenju projekta, informiranost o stanju in napredku vseh projektov ter kar je najbolj pomembno: minimalno stopnjo konflikta zaradi spremembe, ki jo uvedba informacijskega sistema povzroči.

"Sistem je utelešenje metodologije projektnega vodenja posamezne organizacije"

Po tem, ko smo dorekli način izvajanja projektov, in kako bodo projekti povezani z ostalimi procesi poslovanja izberemo nam ustrezen sistem za podporo vodenju projektov.

Alternative

Sistemi za podporo projektnemu vodenju so na voljo kot:

• programski paketi ("licenčna programska oprema")
  
• hosting - gostovanje na zakupljenih projektnih aplikacijah (plačilo po uporabi, "najemnina", oddaljen dostop)
  
• Project management 2.0 - aplikacije za skupinsko sodelovanje, planiranje, povezovanje in spodbujanje kreativnosti teamov ("tudi brezplačno")
• lasten razvoj - sistemi, ki jih organizacija razvije s pomočjo notranjih in zunanjih virov ("tailored", "custom fit")

"Dobro je vedeti, da imamo izbiro"

Več: Projektni sistem

Zapostavljanje projektnega vodenja vodi v recesijo?

Projektno vodenje združuje veščine različnih področij: zaposlovanje, finance, spopadanje s tveganji, koordinacija in vodenje ljudi, nabava, prodaja in ostalo. Zelo pogosto je kvaliteta projekta odvisna od kvalitete vodenja projekta, ki pa je posledica učinkovitost navedenih veščin organizacije.

Kako pozorne so bile torej organizacije (podjetja, banke, državne institucije) v zadnjih letih na tveganja, pravočasnot, stroške, kvaliteto in HR?

Vprašajmo Google:

Vir: Google Insights for Search

... in kaj je danes rezultat tega?

Dejavnike za recesijo delim v dve skupini:

• aktune: kriminalna dejanja, špekulacije, kockanje, pok finančno-realnega balona
  
• kronične: nagnjenost k tveganju, kolektivna zasanjanost, zanemarjanje veščin projektnega vodenja
  

Streznitev bo terjala obrat navzgor.

PMP izpit - obvezno in priporočljivo branje (knjige, literatura)

Obvezno

1. PMI's Code of Ethics and Professional Conduct
2. PMBOK (Project Management Body of Knowledge):

• Tretja izdaja (2004) - za opravljanje izpita do 30.06.2009

• Četrta izdaja (2008) - za opravljanje izpita po 30.06.2009

Z nakupom lahko počakate do včlanitve v PMI, ko prejmete tudi PDF kopijo omenjenega standarda, sicer pa priporočam papirno obliko (knjigo).

Priporočljivo

• Q&A’s for the PMBOK Guide Third Edition by Project Management Institute
• PMP Exam Prep, Rita Mulcahy
• Head First PMP: A Brain-Friendly Guide to Passing the Project Management Professional Exam
• PMP Exam Cram 2
• The PMP Exam: How to Pass On Your First Try (Test Prep series) - PMP, Andy Crowe
• PMP Exam Success Series: Terms & Definitions, Tony Johnson
• PMP Exam Practice Questions and Solutions Release 1.4 - Aileen Ellis
• PMP Exam Secrets Study Giude
  
• PMP Prep Podcast (Avdio-knjiga)
  

Ostalo

• Project Management Tool Kit, The: 100 Tips and Techniques for Getting the Job Done
• RightResults Without Authority: Controlling a Project When the Team Doesn't Report to You -- A Project Manager's Guide
• Alpha Project Managers: What the Top 2% Know That Everyone Else Does Not

Oglejte si tudi koristne spletne povezave.

PMP izpit - koristne spletne povezave

PMP ITTO kviz:

• http://www.monkibo.com/pmp-exam-itto-trainer/

Pripravljalni izpiti - testna vprašanja za PMP

• 75 vprašanj by Oliver Lehman
• PMP Practice questions
• Head First spletni PMP pripravljalni test
• in ostali, ki jih najde google (iskalna fraza: "pmp mock exam")

Google skupina
Moj nasvet je, da postanete clan PMP skupine na Googlu: PMP Preparation.

Brightideasandconcepts.com
Odkril sem zbirko gradiv za pripravo na PMP izpit, ki zna biti zanimiva za zacetnike. Prof. Valerie H. Colber je na navedeni spletni strani pripravila mnogo koristnih povzetkov podrocij vodenja projektov:

• Priprava na PMP: Kako brati PMBOK
• Priprava na PMP: Razvoj trikotnika omejitev (magicni projektni trikotnik)
• Priprava na PMP: Kratice
• Priprava na PMP: Vloge
• Priprava na PMP: Življenjski krog
• Priprava na PMP: Project Charter TOC
• Priprava na PMP: Work Breakdown Structure (WBS)
• Priprava na PMP: PERT
• Priprava na PMP: CPM
• Priprava na PMP: Primer mrežnega diagrama
• Priprava na PMP: Naloga iz mrežnega diagrama
• Priprava na PMP: Domaca naloga za mrežni diagram
• Priprava na PMP: Igra obvladovanja casa in stroškov
• Priprava na PMP: Kartice za obvladovanje casa in stroškov
• Priprava na PMP: metoda spremljanja zdravja in napovedi uspešnosti projekta: Earned Value Management (EVM)
• Priprava na PMP: Primer merjenja ucinkovitosti projekta
• Priprava na PMP: Upravljanje s komunikacijo
• Priprava na PMP: Seznam odprtih vprašanj
  
• Priprava na PMP: Tocka preloma
• Priprava na PMP: Porocanje o statusu
• Priprava na PMP: PMP Project Hrs - preglednica za izracun
• Priprava na PMP: Naucene lekcije
• Priprava na PMP: preglednica za tockovanje testa
• Priprava na PMP: Osv-PMP Prep lessons learned

Med množico koristnih dokumentov, ki jih je pripravila, sem izbral po moji oceni tiste, ki znajo biti zanimivi za aktualno opravljanje izpita (v letu 2009 in kasneje). Vec seveda na Brightideasandconcepts.com.



Oglejte si tudi obvezno in priporoceno literaturo.