sreda, 25. november 2009

Uvedba projektnega vodenja v poslovanje - gverila ali gorila?

Vsaka strateška sprememba sproža ODPOR pri zaposlenih. Pa govorim o pozitivnih spremembah:
  • reorganizacija z jasnim tržnim namenom. In ne zaradi razdeljevanja stolčkov in titul.
  • premik od osnovne dejavnosti. "Prej smo 30 let šivale, a zdaj pa nas boste učili tipkati?!?"
  • uvedbe dobrih praks v naše poslovanje. ITIL, sistemi nagrajevanja, boljše medosedbno komuniciranje, boljše vodenje.. to kar pri drugih že deluje, pa si nas samih v tako dobri luči ne predstavljamo. "In kaj vse bom moral(-a) žrtvovati za to". Govorim o prostem času na delovnem mestu in spremembo nekaterih slabih navad.
  • uvedba projektnega vodenja v poslovanje. Zakaj pa to? Ker vse kar dobrega počenmo za svoje poslovanje mora potekati kot projekt. Projekti so za to, da pridemo do novih koristi, ki jih potrebujemo - da smo bolj in bolje odzivni, bolj zanimivi in konkurenčni (razvoj novih produktov). Ali pa je naša dejavnost "projekti za naročnike". Direktorji, ki tega ne razumejo se pogosto srečujejo z melanholijo svojih zaposlenih, nepoistovečanjem z vizijo, razcepljenostjo vodstvenega nivoja in operativnega poslovanja... Zaposleni bi imeli ideje in bili pripravljeni participirati, pa zaradi internih pravil in odnosov ne dobijo te priložnosti. Napovedi sprememb, obljube in dogovori ostajajo nekje na načelni ravni, v oblakih, zgodi pa se malo tega.. Ali pa se dolgo obljublja, pripravlja in ni prave ekspeditivnosti, in vse skupaj medtem že mine.

Ampak tudi če je stanje problematično, je vse "v redu". To je pač stanje v službi v katero hodijo, to je bolj teren njihovega vodstva. Kjer in ko je vodstvu pomembno njihovo delo se bodo naučili biti delavni, proaktivni, ostali delovni čas in pozornost bosta povsem prostočasnega pomena: kje in za koliko kupiti dober fotoaparat, pisanje seminarske naloge in organiziranje družinskega potovanja za čez praznike/počitnice. Dva svetova, ena oseba, ena delovna miza, ena plača.

Torej kako SPREMINJATI?

Gverilsko? Podati se med ljudi, jih vprašati, kaj jih motivira, kje sami vidijo možnosti za izboljšave, jih povprašati, kje vidijo sebe v boju za spremembe, jim dati v roke AK-47 in pokazati da so del boja. Jim zaupati odgovornost?

Gorilsko? "Od danes naprej boste sedeli v pisarnah po 12!", "S 1.1.2010 bomo poslovali v skladu s PMI standardi projektnega vodenja in v skladu s Prince 2! ". Tukaj so pravilniki, novi informacijski sistemi - vprašajte tega gospoda (kar nekdo, ki je bil zraven pri pripravi sprememb), če imate vprašanja. Kdor v novem letu ne bo delal v skladu s pravilniki bo kaznovan.




Preživel, prebolel, izvedel, vodil, občutil, doživel polom, sem uspel že v obeh pristopih. Naučil sem se, da gorilsko z zgolj nekaj izobraževanja na koncu tik pred uvedbo novosti povzroči veliko škode za obstoječe poslovanje, zmedo, nestrinjanje, odpovedi. In naučil sem se, da zgolj gverilsko, brez trde roke vodstva (dosledne) - ki boža in zna tudi udariti po mizi, ne bo šlo.

Gorilska gverila, gverilska gorila - kakorkoli bom skoval ta termin, vedno se bo zgodilo tole:



Dejavniki uspešnosti spremembe:
  • spoznorstvo projekta s strani vodstva
  • na začetku dobro definiran cilj, dobro razširjen in jasen vsem: tako končnim uporabnikom kot izvajalcem spremembe
  • prava kombinacija gorile in gverile
  • dober pristop uvedbe: PROJEKT. Plani, backup plani, dinamika, motiviranost, komunikacija!
  • projektni vodja in kompetence ter razpoložljivost izvajalske ekipe


Kaj je bilo v vašem življenju potrebno, da ste spremenili svoje navade? Šok se je moral zgoditi, je zelo pogost odgovor. Odločitev vodstva in dober projekt sta alternativa šoku. Dober projekt pa je posledica projektne zrelosti organizacije.

Pa smo že korak naprej k razumevanju pomena projektnega vodenja!

ponedeljek, 23. november 2009

Vodja projektne pisarne

Za vodenje projektne pisarne je potrebna prava oseba. Osebnost!

... oseba, ki ima vizijo razvoja projektnega vodenja v organizaciji in seveda projektne pisarne znotraj nje. Oseba, ki bo za približevanje viziji znala komunicirati tako z vrhnjim vodstvom, funkcijskimi managerji (middle management), projektnimi vodji, naročniki, dobavitelji. Oseba, ki bo:
  • razumela "projektni sleng" in hkrati razumela, kaj je zares pomembno za uspeh projektov
  • razumela od kod denar za plače zaposlenih in kaj pomenijo podatki v bilanci stanja ter izkazu uspeha
  • razumela, da je enakovreden ostalim managerjem v podjetju in poskušala biti leader. Malce več samozavesti, dobre samopodobe, drznosti ne škodi!

  • razumela pomembnost medosebnih človeških odnosov, ne bo spletkar, ampak pozitivec. Ne "tako boste delali, kot sem jaz rekel" (= šefovanje), ampak zaupnik, motivator!

Vodja projektne pisarne mora pogostokrat nastopati kot arbiter internih konfliktov (strošek konlikta v času in denarju): med prodajo in izvedbo, nabavo, med projektnimi vodji in izvajalci, med različnimi managerji v podjetju. Njegovi napori pa namenjeni izključno lažji in uspešni izvedbi projektov - projekt je vedno investicija DOBREGA: denarja, kadrov, materiala, časa in energije.

DOBRO (denar, kadri, material, čas in energija) lahko postopno poide, če vodja projektne pisarne ni iz pravega testa.

Vodja projektne pisarne ima nalogo v poslovanje uvajati pomembne spremembe. Kar je težko in še težje, če ostalim v organizaciji ne daje osebni zgled. Mora biti kompetenten in kredibilen kot persona. Znosen, a nepopustljiv. Samo tako je lahko zaščitnik DOBREGA.

Halo efekti

  1. Organizacije pogosto na pozicijo vodje projektne pisarne povišajo najboljšega projektnega vodjo. Nevarnost je, da izgubijo dobrega PM-ja in dobijo zmedenega managerja pisarne.
  2. Organizacije imenujejo na čelo projektne pisarne managerja s kilometrino, izkušnjami, vezami. Super, a to zanj ne sme biti nagrada s fringe benefiti (avto, še več poslovnih kosil in večerij, potovanj), ampak začetek novega boja, gverile.
  3. Organizacije prepustijo uvedbo projektne pisarne zunanjemu izvajalcu. Inštituciji, ki ve kako se stvarem streže in "kako se striže ovco" - njih. Zunanja pomoč - seveda, ampak razvoj projektne pisarne mora biti interen proces.
Zato pozor in pozorno! Sem še kaj pozabil?

četrtek, 19. november 2009

Biti sponzor projekta in kako do stadiona še pred SP?

Sponzor projekta je drugi najbolj pomemben človek na projetku, a ima ponavadi večji vpliv na resurse, njihove nadrejene, je resnejši lobist, in si od uspešno zaključenega projekta nadeja veliko koristi več kot projektni vodja.

Sponzor je glavni upnik projekta in v primeru internih projektov je tudi naročnik projekta. Interni projekti so namenjeni samostojnim izboljšavam organizacije, razvoju novih produktov, organizacijskih enot, uvedbi strukturnih sprememb - izvaja jih organizacija za svojo korist. Tako je sponzor uvedbe CRM sistema v podjetje ponavadi vodja prodaje (hkrati tudi naročnik!). Sponzor uvedbe informacijskega sistema za podporo projektnemu vodenju bi lahko bil vodja projektne pisarne (PMOfficer). Ali pa kar sam CEO kot sponzor uvedbe projektnega načina dela v poslovanje podjetja (pozor: ker so vključeni vsi oddelki podjetja!).

Glavni upnik rezultatov projekta in avtoriteta, ki projekt aktivno podpira!

V primeru eksternih projektov, to so projekti za zunanjega naročnika (naročnika, ki bo odkupil rezultate projekta), sta ponavadi potrebna dva zaveznika: sponzor na strani naročnika - za naročnikovo pripravo in podporo novistim, ki jih projekt prinaša; ter sponzor na strani izvajalca - ki izkazuje svojo osebno zavezanost za pravočasnost, varčnost in kakovost projekta in kvaliteto rezultatov.

Grafični prikaz, skica:




Pri projektu izgradnje ljubljanskega stadiona bi bila (sta) potemtakem sponzorja župan (na strani naročnika) in direktor gradbenega podjetja (na strani izvajalca). Če bi bila (sta) sponzorja vodja Oddelka za šport pri MOL in vodja gradbene poslovne enote pri izvajalcu, si lahko projekt obeta veliko večje težave, ne glede na strokovnost obeh projektnih vodij!


Sponzorjeva avtoriteta koristi učinkovitosti projekta!

Zakaj? Ker bo sponzor veliko uspešneje dosegel premike znotraj svoje organizacije, dosegal bo višjo prioriteto projekta napram ostalim tekočim projektom in aktivnostim (ne bo prihajalo do učinkov "izrinjanja," "pozabljanja", "lenarjenja") in projekt bo nabit z veliko več energije, pa tudi (pozitvinega) stresa. Projekt bo navznoter in navzven celo bolj smiseln.

Projektni vodja bo komuniciral znotraj ekipe, s podizvajalci, naročnikovo kontaktno osebo, vodstvom projekta, medtem ko bo sponzor komuniciral z njim, funkcijskimi vodji članov projektne ekipe (zagotavljanje in vzdrževanje prioritete aktivnosti, ki jih izvajajo!) in že gledal naprej, kako bodo projektni rezultati sprejeti in vključeni v poslovanje ter kako jih lahko iztrži, denarno ali nedenarno. Je torej tudi pobudnik sprememb, vizionar.

Skratka, sponzor na denarnem, političnem in moralnem nivoju! Konkretno si oglejmo vlogo projektnega sponzorja (prirejeno po viru: Stanford University):

Odgovornost
  • Ohranjati projekt na pravi poti
  • Biti dosegljiv za projekt in služiti kot zavetnik projekta
  • Biti prisoten, ne samo na načelni ravni - raje na tedenski
Usklajenost s strategijo poslovanja
  • Zagovarjanje projekta znotraj organizacije
  • Spremljati politično klimo v organizaciji in usmerjati projekt
Človeški viri
  • Pomagati projektnemu vodji pri pridobivanju virov znotraj različnih organizacijskih enot in njihove predanosti projektnim ciljem
  • Varovati vire na projektu pred premestitvijo na druge projekte
Finance projekta
  • Aktivno sodelovanje pri izdelavi proračuna projekta
  • Pomoč pri pridobivanju notranjega in zunanjega financiranja
  • Biti v stiku z vodjem projekta in preverjati porabo na projektu
Lastništvo produkta projekta
  • Podpirati definiranje obsega, časovne opredelitve in potrebnih resursov od začetka projekta
  • Potrevanje realizacije po fazah projekta
  • Podpis projektne listine, potrditev specifikacij produkta
  • Izkazati podporo, zahvalo projektni ekipi, tudi s slavjem ob uspehih
  • Priprava na prenos produkta projekta (ali novega stanja) v poslovanje, operativno uporabo, produkcijo ali prodajo

5 napotkov za "sponzoriranje" projekta

Dave Nielsen je pred mesecm objavil prispevek na temo "Kako sponzorirati projekt?" (vir: Idea Marketers. Za zveste bralce projektnega bloga sem izluščil pomembnejša sporočila:

  1. sponzor izda projektno listino in je njen prvi podpisnik. A.k.a. vzpostavitveni dokument, angl. project charter. Projektna listina je prvi signal, da organizacija s projektom misli resno, da ima resen namen nameniti svoje človeške, materialne in denarne resurse za izvedbo projekta.
  2. sponzor izbere primernega projektnega vodjo. Izmed sodelavcev ali profesionalnega človeka od zunaj. Pomembno je zaupanje in tudi osebno ujemanje obeh. Izbira pravega človeka za vodenje projekta (glejte: Lastnosti vrhunskih projektnih vodij) je prvi korak v smer projektnega cilja. Lahko pa je tudi prva napaka, če izbere človeka, ki nima sposobnosti učinkovitega vodenja. Sponzor se veliko lažje odloči za PMP certificirane projektne vodje, projektne vodje s pozitivnimi referencami iz preteklosti, izkušnjami na podobnih projektih. Če ni takšnih, pa naj bo pozoren predvsem na pozitivno osebno nastrojenost kandidata za vodjo projekta. Slab attitude projektnega vodje bo uničeval in na koncu uničil projekt.
  3. sponzor skrbi za marketing projekta navzven in navznoter. Je "zastavonoša projekta". suvereni praporščak.



    Je pomemben član projektnega sveta projekta. Njegova vloga se torej ne začne niti konča na kick-off sestanku, kjer skuša uprizoriti motivacijski govor za ekipo, ki se bo spoprijela s projektom.


  4. sponzor podpira delovanja projektnega vodje. Je prvi eskalacijski nivo za probleme, ki so nerešljivi v okviru operativne projektne ekipe. In ne komunicira s projektom le na zahtevo projektnega vodje, pač pa je njun odnos intenzivnejši: občasni telefonski pogovor, skupno kosilo, skupen ogled podobnih rešitev v praksi, ki že delujejo.
  5. sponzor kontrolira projekt. Kontrola pa po definiciji je sestavljena iz nadzora (pasivno) in preventivnih ter korektivnih ukrepov (aktivno) za približevanje realizacije k planom. Če uprablja projekt EVM tehniko nadzora je torej pozoren na vrednsoti SPI in CPI: skrbi ga uspešnost projekta še pred njegovim zaključkom!!

Biti sponzor projektu je torej prej odgovornost kot privilegij. In nikakor ni zgolj častna funkcija ali simpatičen kandidat za vpis v svoj CV. Pojaviti se šele na koncu projekta in za morebiten neuspeh s prstom pokazati na vodjo projekta je bogokletno!

ponedeljek, 09. november 2009

Lastnosti vrhunskih projektnih vodij

Nadebudnim IT projektnim vodjem sem na delavnici predstavil, kaj razlikuje ŠPICO najboljših projektnih vodij od ostalih, povprečnih. Eno je uporaba dobrih praks, standardov, poznavanje vsebine projekta, še bolj pomembna pa je pozitivna naravnanost in medosebne veščine. Projekti ponavadi pomenijo podajanje na neznano pot zato jih pogosto spremljajo vprašanja: Bomo zmogli? Nas je dovolj? Smo lahko pravočasni? Bo naročnik zadovoljen? Kaj nas lahko preseneti? Ali lahko do konca projekta sodelujemo kot ekipa in med seboj normalno komuniciramo? V glavnem velja za projektne vodje naslednja formula za uspeh:

(knowledge + skills) * attitude

... kjer je knowledge: znanje o projektnem vodenju, certificiranost, znanje o vsebini in tehnologiji projekta, poznavanje organizacij v katerih projekt poteka in pripadajočih ljudi, skills: medosebne veščine komunikacije, pogajanja, predstavljanja, sodelovanja, teambuildinga ter attitude: pozitivna naravnanost - vera vase, vera v projekt, dobra samopodoba vodje projekta in njegova zdrava samozavest! Ista formula, znimivo, izhaja in velja zlasti za prodajo: prodajnike, kjer je ob vsem ostalim pomembna zlasti drznost. In tudi vodja projekta mora biti drzen, neustrašen, čustveno stabilen.

Delavnica se je v prvem delu vrtela okoli formule in pripadajočih spremeniljivk: znanje, veščine, pozitivna naravnansot. Dokazali smo, da je pozitivna naravnanost kot MNOŽITELJ najbolj pomembna, tudi če projektni vodja nima veliko znanja ali veščin. Preprosto, na lestvici od 0 do 5 izberemo vrednosti za posamezno spremeniljivko. Npr: (3+4)*1=7 ko vodja projekta ni ravno pozitivno naravnan (1), a je izobražen in dokaj usposobljen in (2+1)*4=12, ko je vodja projekta neizkušen, a goji močno (4) pozitivno naravnanost.

Bistvo pozitivne naravnanosti sta SAMOZAVEST in SAMOPODOBA, poleg vere v projekt. In zanimivo je, da na svojih seminarjih, ki jih izvajam tudi za prodajnike (direktna prodaja) in tovrstne projektne delavnice, v povprečju ugotavljam, da je tu še dosti rezerve - je to posledica tega, da smo vsi že v osnovni šoli brali Cankarja, znali na pamet Prešerna in bili primorani spoznati zgodovino podrejanja slovenskega naroda? Zato je "pozitivna naravnanost" pomembno poglavje delavnic in prek enostavnih praktičnih vaj uvod v razvoj zdrave psihologije samega sebe pri udeležencih.


Dodatno, objavljam kot zanimivost spodaj kratek izsek iz raziskave, ki je bila v letu 2006 izvedena med 860 večinoma ameriškimi projektnimi vodji v različnih panogah ter tehnologijah in med 4.400 upniki (šefi, naročniki, sponzorji, člani projektov) na njihovih projektih:


Vprašanje
Alfa PM
Ostali PM
Na splošno imam rad svojo službo
DA: 67%
DA: 32%
Za vodenje imam dovolj avtoritete
DA: 89%
DA: 47%
Kakšen je moj vpliv na uspeh projekta?
96 odstoten
70 odstoten
Uporabljate telefon/dlančnik za branje e-pošte izven pisarne?
DA: 24%
DA: 36%
Koliko časa preživite na projektnih sestankih?
7 ur/ teden
9 ur / teden
Pomen planiranja pred izvedbo
98.1 odstoten
97.6 odstoten
Vrednost "projektnega vodenja" za vašo organizacijo
88.6 odstotna
60.2 odstotna
Udeleženci njihovih projektov jih ocenjujejo kot leaderje
91 %
60 %


Najboljša 2% projektnih vodij imenuje avtor raziskave Andy Crowe "Alfa projektni vodje" (Alpha project managers), rezultati raziskave, ki jih organizacije (podjetja) lahko implementirajo v svoje poslovanje so na voljo v Andyjevi knjigi. Knjiga je še po mesecih branja aktualno čtivo in ima pomembno mesto na moji knjižni polici zato jo toplo priporočam. Andy pa je tudi za PMP kandidate izdal uporabno literaturo za pripravo na PMP izpit.

Za vodje-začetnike priporočam ogled Tanjinega članka: "Novopečeni vodja".




Tudi ti delaš na projektih? Imaš podobne izkušnje? Pridruži se nam:

Preverite tudi ProjektnoVodenje.com - Zemljevid projektnega vodenja, ki širši poslovodni sferi poenostavlja razumevanje pojma in pomembnosti "projektnega vodenja" za uspeh poslovanja podjetij in ne-tržnih organizacij.

Projektni blog je avtorsko delo.

Uporaba in vsako razmnoževanje (razen kratkih citatov z navedbo vira in avtorja) je brez izrecnega dovoljenja avtorja prepovedano.