Projektni deležnik ali projektni upnik? Agilni start-up mix

Se spomnite, ko sem v prejšnji objavi o Google krogih govoril o vplivnih ljudeh in interesnih skupinah okoli posameznega projekta?

Kolikor je bilo še okusno sem uporabljal besedo "projektni upniki". In namesto uradnega prevoda za "project stakeholders" namerno promoviral svojo verzijo. Standardom navkljub.

Po emailu, pa tudi twitterju, sem zatorej zelo kmalu po objavi prejel nekaj opozoril o pravilnem prevajanju "project stakeholders".


Moj odgovor: nisem prevajal besede, ampak njen pomen.

Zakaj "projektni upniki"?

Že dolgo razmišljam, kako kvalitetno je lahko vodenje nekega managerja, če ima okoli sebe stakeholderje tipa A ali pa stakeholderje tipa B.


A ... imajo upanje v projekt
B ... imajo delež v projektu

Kvaliteta njegovega vodenja bo namreč vedno z dobrim ozvočenjem odgovarjala na vprašanje: kako uspešen bo projekt? Vsaj takšne so moje izkušnje.


Moj namen je torej izpodbijati prevod deležnik in promovirati prevod upnik, ker:

• ker gre za prevod z najmanjšim naporom: stake ~ delež. Hitro odkrijem za "stake" še eno alternativo: vložek. Ki veliko več pove kot delež. Ker je v resnici vedno vsak projekt investicija zase: nekdo je nekaj že ali še bo vanj investiral (vložil). Naj bo to denar, zaposlene, čas, energijo, stres, dobro voljo, podporo... In potem upa na hitro povrnitev investicije. Zahteva svoje nazaj in še nekaj zraven.
• je projekt v svoji začetni in obenem najbolj ključni fazi (definicija projekta) samo nekaj idej in papirja. Nimamo česa rezati, razdeljevati in si prisvajati. Nobeden še ničesar ni deležen. Na začetku je zgolj upanje na dober izplen.
• ne smemo pozabiti na konkurenco. Konkurenca »nima deleža« v projektu, vendar upa, da bodo naši projekti neuspešni. Je negativni upnik.
• je projektni vodja ključna figura v projektu. Veliko lažje bo ekspeditiven, pozoren in premišljen, če se bo zavedal, da ga obkrožajo projektni upniki - vsak s svojim upanjem, motivacijo. Lažje bo razumel, da ni sam in da ni prepuščen samemu sebi - da je njegov projekt vključen v širše poslovanje. 
• bo projektni vodja želel spoznati upnike svojega projekta, o deležnikih se bo samo seznanil. Z upniki bo navezal osebni stik, poizvedel bo o možnih tveganjih, dodatnih priložnostih in posebnostih svojega projekta. Tudi če se sami ne bodo, jih bo on vključeval v projekt. Z več komunikacije bo  verjetno pridobil večjo podporo projektu.

Hočete še?

V poslovni terminologiji se pojavlja tudi izraz projektni vplivniki. Kar je strašljivo! To so znane ali neznane osebe, ki lahko vplivajo na naš projekt. Ponavadi nepričakovano. Če se osredotočimo zgolj na njihovo vplivnost, ne bomo spoznali njihove iskrene motivacije v ozadju, t.j. njihovega upanja tekom projekta. Mogoče pa njihov nerazložljiv vpliv izhaja iz karizme, izkušenj, čarovniških urokov.

In pa udeleženci... projektni udeleženci. Kot nekakšni udeleženci neke proslave, ki samo opazujejo dogajanje in ga mogoče celo spremljajo. Radi vidijo ognjemet, gledajo na uro, občasno zaploskajo. Tudi o njih predavajo na poslovnih fakultetah kot o projektnih upnikih. Upajmo, da ne bodočim projektnim udeležencem!

Projektni upniki pa imajo lahko še vsaj dve nadgradnji:

• projektni trepetalci
• projektni zahtevniki

Trepetalci investirajo in trepetajo, ker so v projekt investirali svoja sredstva (za katera so odgovorni). So zraven, grizejo si ustnice za uspešnost svojih projektov. Ali neuspešnost drugih (konkurenca). Trepetalci so totalni pozitivci in celovito gledajo na ROI za katerega so odgovorni. In tudi dnevno, kar je včasih lahko celo moteče. Del odgovornosti za uspeh ali neuspeh prevzamejo nase.

Zahtevniki investirajo in zahtevajo. Dajo na razpolago svoja sredstva, znanje in prepustijo pot do cilja projektnemu vodji. Delajo svoj posel naprej in se pustijo vključevati v projekt. Ob mejnikih zahtevajo rezultate. Ti so mi celo še bolj všeč. Brez nervoze ali živčnosti. Predajo odgovornost projektnemu vodji.

Praksa

Vzporednice zgornjega razmišljanja najdem tudi v agilnih metodologijah vodenja projektov (npr. Scrum, Kanban) in pa v povsem realnih start-up situacijah med definiranjem platna poslovnega modela (canvas):

• kdo nam lahko pomaga?
• kako lahko pomaga?
• kaj želi v zameno? in 
• kdo nam lahko škodi?

Dogovorov, zakonov in pravil etike ne smemo kršiti. To je dejstvo.

Mislim pa, da prinašajo kršitve uradne strokovne terminologije lahko zgolj dobre stvari. Posebej v tako dinamični in kreativni dejavnosti, kot vodenje projektov je in v času generacije Y. S prilagojenim poimenovanjem pazimo na motivacijo, razumljivost nalog in dobro počutje ekipe in obenem doseganje norm ter rezultatov.


Sicer pa... Če nekomu posodite denar, postanete njegov upnik. Kako močno pa si želite postati njegov deležnik?

ProjektnoVodenje.com

Ali veste, kaj naredi projektno vodenje v podjetju kvalitetno?

In - koliko časa bi potrebovali, da sami celovito spoznate pojem projektnega vodenja in za svojo organizacijo najdete pomembne izboljšave, ki privedejo do prihrankov denarja, manj stresa in delovnega prostega teka? Ter povečajo zmogljivost obstoječega kadra.

Spletno mesto ProjektnoVodenje.com služi kot zemljevid projektnega vodenja, saj združuje področja projektnega vodenja, ki so pomembna za odličnost vodenja projektov v podjetjih in organizacijah. ProjektnoVodenje.com pa je tudi evidenca ponudnikov produktov in storitev, ki vodijo do izboljšav kritičnih točk projektnega vodenja.

Cel dan na Facebooku

Imam soseda, ki je tipični pripadnik generacije Y. Pri svojih 23 letih je končno našel idealno službo (seveda prek študentskega servisa) - službo na ministrstvu, ki jo neskončno hvali in opeva: "stari, ni lepšga... cel dan sem na facebooku!" (v ta stavek sem pozabil vključiti še nekaj smilejev :)))) in zvezdic * in ://///).

Generaciija Y je povezana (pomembna so ji prijateljstva, povezave, druženje, socialni kapital), se ni naučila sodobnih tehnologij ampak sodobne tehnologije sestavljajo njeno življenje. Generacija Y ne prenaša dobro avtoritete. To zadnje je v korporativnem svetu mnogokrat razlog, da se jo okarakterizira kot brezciljno, reaktivno (nasprotje proaktivnosti), pasivno, nezainteresirano in zdolgočaseno. In to so tudi lastnosti, ki jih odrasli slikajo o mladih. Teh mladih, ki bodo po sistemu pay-as-you-go vzdrževali vsak po 3 penzioniste, če (pokojninski) sistem prej ne bo razpadel.

V projektnem delu se pokažejo pozitivne, pri "šefovanju" negativne lastnosti generacije Y

Generacija Y je iskrena, išče motivacijo zase, noče razkosati življenja na službo in prosti čas. Generacija Y se 100% poglobi v stvari, ki jo zanimajo. Generacija Y ves čas obvešča svet in spremlja signale iz okolja.

Imeti generacijo Y na projektu je lahko prednost. Veliko njenih pozitivnih lastnosti pogrešam pri članih svojih projektnih ekip. Pri generaciji Y je manj igric pod mizo, manj skritih agend. Generacija Y razmišlja, kako bi maksimalno prispevala k višjemu cilju - če ji je bil predstavljen kot dober zanjo. Vztrajati s "šefovanjem" - vzdrževati avtoriteto, sliko šefa, pridobivati nadvlado, skratka biti šef in oni podrejeni je lose-lose situation. A ravno to se pogosto zgodi, in še slabše je, ko šef vzame stvari v svoje roke in želi doseči svoje cilje (osebnostne, ki niso nujno poslovni cilji) s pritiskom. "Če bom imel avtoriteto bo vse lažje" je še bolj napačno razmišljanje sedaj kot pred leti.

Projektni način je tukaj v prednosti, saj je projektni vodja vedno del ekipe, eden izmed njih. Projektni vodja reče "mi smo dosegli cilj", mora se ukvarjati s človeškim faktorjem, mora prisluhniti, mora biti moderator skupinske dinamike, mora vključiti vse sodelujoče, in sam ni toliko pameten, kot je lahko cela ekipa. Projektni način dela je "generacija Y s ciljem".

8 razlik med manjšimi in velikimi projekti

V uvodu svoje knjige "Stoli 3" (Fakulteta za arhitekturo, 2009) arhitekt Janez Suhadolc zapiše:

"Ni mi bilo dano, da bi se ukvarjal z večjimi projekti. Vendar tega ne doživljam kot kakšno veliko nesrečo. Pri velikih projektih je ustvarjalnega dela v resnici zelo malo. Ogromno časa gre za razne birokratske posle, dogovarjanje z investitorji, izvajalci in izdelavo podprojektov. Veliki projekti trajajo leta in leta, pogosto sploh niso realizirani, tisto, kar nastane je velikokrat v opreki z avtorjevimi predstavami. Meni je vse to prihranjeno. Ideja za kakšen izdelek je običajno trenuten preblisk v glavi. Za skico na papirju potrebujem nekaj minut. Načrte rišem običajno v naravni velikosti. Za posamezen načrt potrebujem nekaj dni, saj jih delam na roko in se pri videzu načrtov precej potrudim. Ročno izdelani načrti so dandanašnji velika redkost. Risanje načrtov z roko se mi zdi prijetno in plemenito opravilo. Nekateri mojikolegi in znanci nekoliko posmehljivo pripominjajo, da so moji načrti lepši od kasnejših izdelkov. Za realizacijo izdelka v svoji delavnici potrebujem dva do tri tedne. Nekatere kose realizirajo sodelavci. V mojem arhivu skorajda ni načrta, ki ne bi bil realiziran!"

... iz česar lahko povzamemo lepoto tega poklica in hkrati razberemo nekaj ključnih razlik med manjšimi in velikimi projekti:

1. vodenje: večji projekti imajo svojo organizacijo (hierarhični organigram) in bolj kot gremo po hierarhiji projekta navzgor, večja je odgovornost vlog in hkrati manj direktne so informacije o konkretnem delu in težavah. Vodenje manjših pa je enostavno, bolj agilno, neposredno in jasno ("diktatura je bolj učinkovit in hitrejši način vodenja kot demokracija", čeprav tega arhitekt ni rekel).
2. teamsko delo: pri velikih prohjektih je več medosebnega druženja in ob dobrem teambulidingu lahko dva izvajalca naredita za tri, so tudi "kuhinje", ki jih mora projektni vodja odkrivati, gasiti in uporabljati mehke veščine. "Najbolj se lahko zanesem nase, zlasti če lahko vse naredim sam" pa je vodilo nosilcev manjših projektov.
3. odgovornost: je pri manjših projektih skoncentirarana na glavnega izvajalca (nosilca in pogosto hkrati lastnika projekta), pri velikih projektih je vodja krovno odgovoren za uspeh, izvajalci pa za kvaliteto svojih izdelkov (na katero vodenje močno vpliva) in od rezultatov projekta običajno nimajo dolgoročnih osebnih koristi razen osebnega dohodka in morebitnih projektnih nagrad.
4. spremembe: manjši projekti praviloma ne uporabljajo formalnega obvladovanja sprememb, pri večjih je formalizacija tega procesa ključna za končni pravočasni uspeh.
5. finance: obe vrsti projektov sta s financami omejeni, razlika je v kvantiteti in kvaliteti nadzora na porabo in poročanjem.
6. komunikacija: manjši projekti temeljijo na neuradni spontani (event-driven) komunikaciji, medtem ko imajo veliki projekti razvit plan komuniciranja in veliko bolj prepleteno komunikacijsko omrežje in veliko več formalne pisne (poročila) in verbalne (prezentacije) komunikacije.
7. kontrola: glavni kontrolni točki manjših projektov sta začetek in konec. Veliki projekti pa imajo več upnikov za njihov uspeh in s tem tudi bolj pogosto kontrolo nad financami, pravočasnostjo in kvaliteto napredka. Večji projekti lahko uporabljajo metodo prislužene vrednsoti za ugotavljanje svojega zdravja in napovedovanja trenda razvoja projekta.
8. metodologija: veliki projekti postanejo brez metodologije dragi in netransparentni (večji stroški konflikta, zagonski stroški projektnega načina, itd), pri manjših pa "kaj je to metodologija?" ☺ kar tudi ni čisto res pri organizacijah, ki želijo avtomatizirati izvedbo projektov ter zagotoviti sprejemljiv izkoristek od svojih človeških virov.

Nekaterim ljudem so bolj na kožo pisani manjši projekti, drugi izvajajo svoje poslanstvo na povezovanju (networkingu) in bi radi spreminjali svet, način dosedanjega poslovanja organizacij ter omogočali globalno boljšo prihodnost. Človekov osebni razvoj postane žejen, ko se spoprimemo s kompleksnimi izzivi v obliki velikih projektov, kjer je teh 8 razlik razčlenjenih v globino in odvisnih od nekaterih skritih dejavnikov. Ali kakor je rekel JFK: "Na luno ne želimo, ker je to lahko. Na luno gremo, ker je težko" (govor na Rice University, 1962).

Kreativni projekt: Javnepohvale.si

Odslej bom v svoj blog vključil tudi predstavitve svojih osebnih projektov, ki temeljijo na moji lastni in kreativnosti projektnih partnerjev in vključenih ekip. Projekt Javnepohvale.si je prvi v tem nizu, ki se bo nadaljeval v nekajmesečnih presledkih, ker hkrati vodim tudi poslovne projekte, ki pa jih zaradi zaupnosti ali brez dovoljenja svojih naročnikov ne bom javno razlagal.

Zakaj Javnepohvale.si?

V knjigah "Pljusk pohval" (o dresiranju ork v floridskih bazenih) in "Zmagovalci" (o razvoju zmagovalnega teama), obe veliki uspešnici avtorja Kena Blancharda na področju poslovne literature, sem bral o moči, ki jo imajo v poslovnem svetu in v medčloveških odnosih pohvale oziroma pozitivni odnosi - veliko večjo moč od kritik, ki se kot bakterije multiplicirajo in pokvarijo ozračje, medčloveške odnose in povzročijo destruktiven konflikt znotraj organizacije, ki rezultira v stroških časa, zadovoljstva in denarja. Nekoliko kasneje, na predavanju Edwarda de Bona, svetovni legendi lateralnega razmišljanja, pa me je zajel roj kreativnih idej, med katerimi so bile tudi Javnepohvale.si.

Najti napako je veliko lažje kot poiskati razlog za pohvalo.

Pohvala pomeni potrditev želenega dejanja in spodbuja zmagovalni duh v (poslovnih, športnih, kreativnih) skupinah. S pohvalo "okužena" organizacija je bolj samozavestna, suverena in bolj uspešna. Nasprotno, s kritiko prepletena družba (kjer prevladuje zgolj iskanje napak in obtoževanje) ne napreduje pravilno. Projekt javnepohvale.si zato pomeni izziv in spodbudo za izboljšanje obstoječe mentalitete slovenske družbe.

O spletni strani Javnepohvale.si

Glavna funkcionalnost spletne strani Javnepohavle.si je vnos in objava pohval, ki jih lahko vpiše kdorkoli za kogarkoli - bodisi za podjetje, javno ustanovo ali osebo. Torej gre za odprt sistem, ki daje splošni javnosti možnost, da se na pozitiven način izrazi. Spletna stran Javnepohvale.si ne dopušča kritičnosti in obtoževanja, pač pa pomeni "oazo spletne pozitivnosti".

Kako je spletna stran Javnepohvale.si nastala?

Seveda je bil za razvoj ideje in konkretnega izdelka potreben projekt. S cilji, vlogami, aktivnostmi, časovnim planom. Sicer enostaven, ampak vseeno projekt. In z dokumentacijo. Sicer zelo poenostavljeno, a je služila svojemu namenu: dokumentirati inspiracijo in jo uresničiti v konkretnih aktivnostih. Osrednji "dokument" je bil misleni vzorec projekta (PDF), ki je nastopal kot VDP (vzpostavitveni dokument projekta):

Bistveni poudarki dokumenta so: enostavnost uporabe, ZEN dizajn, wordpress platforma z lastnim do-razvojem obstoječih pluginov in funkcij ter razlog, zakaj je projekt družbeno koristen.

Za vnaprej bodo moji napori in napori somišljenikov (podpornikov) usmerjeni v širjenje uporabe portala, ker verjamemo, da lahko spletna stran javnepohvale.si za vsaj nianso izboljša vzdušje in odnose v naši družbi.

Pohvalimo tisto, česar več si želimo.

Glej tudi: 13 nasvetov kako ravnati z dobro idejo

Dobra novica za vse PMP kandidate!

PMBOK je kot standard projektnega vodenja sestavljen iz različnih vhodnih elementov (Inputs), orodij in tehnik (Tools and Techniques) ter izhodnih elementov (Outputs) posameznih procesov projektnega vodenja. Od tod kratica ITTO's.

Učiti se jih na pamet je zelo mučno in neperspektivno dejanje, saj jih tudi PMP izpit ne zahteva poimensko. A dejstvo je, da so to osnovni gradniki standarda in podpirajo temeljne principe projektnega vodenja.

"Nepravi pristop k učenju standarda lahko kandidata od tematike odbije in PMBOK postane nočna mora!"

PMP exam ITTO trainer

Je spletni pripomoček, ki kandidatom za PMP naziv olajša učenje in utrjevanje vsebine v PMBOK. ITTO quiz je prva aplikacija znotraj "trainerja", ki je zastonj za uporabo in ne zahteva nobenega vpisovanja osebnih podatkov - zahteva pa določeno mero priprave v obliki predhodnega branja PMBOK standarda. Uporaba PMP exam ITTO trainerja je priporočljiva za kandidate, ki so PMBOK že prebrali in skušajo povezati informacije v določeno celoto ter za kandidate, ki so v zaključnem stadiju učenja, ko PMBOK-a in ostale literature pred izpitom ne bodo več odpirali.

Sam sem se sprva razumevanja ITTO-jev lotil precej analogno (vir: Kako se (na-)učiti za PMP izpit):

"6. poglobitev znanja o ITTO (Inputs, tools & techniques, outputs) Ob zadnjem reševanju primerov vprašanj (točka 4) sem opazil luknjo v svojem poznavanju procesnih vhodov, orodij in tehnik ter izhodov, kar mi je zaviralo občutek gotovosti. Zato sem eno popoldne posvetil pripravi pripomočka za učenje, ki se je izkazal za izvrstnega. Foto: Primož Frelih Na A4 liste sem prepisal vse vhode, orodja in tehnike ter izhode za vsakega od procesov ter jih izrezal na manjše lističe. Nato pa sem jih žrebal iz kupa in jih dodeljeval k pripadajočim procesom."

Od svojega PMP izpita v Zagrebu sem nekaj svojega prostega pozno-nočnega/zgodnje-jutranjega časa posvetil razvoju kvizu-podobne aplikacije, ki pooseblja moj zgoraj opisani "papirnati" način. In danes predstavljam pripomoček za učenje PMBOK standarda: PMP exam ITTO trainer!

PMP exam ITTO trainer je rezultat ideje, energije in izzivov, s katerimi sem se moral soočiti. Seveda se takoj postavi sebično vprašanje, zakaj bi želel neznancem omogočiti lažjo pot do njihove PMP zmage. Odgovor na to vprašanje mora poiskati in izkusiti vsakdo zase. Jaz svoje odgovore poznam zato sem bil osredotočen na soočenje z izzivi, ki so se pojavili v izvedbi: učenje Ajaxa, Jquery frameworka, Javascript jezika in povezovanja na podatkovno bazo ter pripraviti uporabniku prijazen vmesnik. Zaradi omejenega lastnega testiranja vsebuje aplikacija verjetno še nekatere "buge", ki pa mi jih lahko skupaj s svojimi mnenji brez obotavljanja sporočite.

'Učenje ITTO-jev na pamet ni potrebno - a tega niti PMP izpit, niti "PMP exam ITTO trainer" ne zahtevata.

Pomembna je suverenost, ki jo kandidat za PMP pridobi z uporabo "PMP exam ITTO trainerja".'