petek, 13. julij 2012

Vplivanje na Božjo voljo

O delujočih oblikah projektnega načrta sem ravno nekaj napisal, pa se mi zdi, da moram še. O planiranju namreč.

Saj poznate občutek - ko je plan narejen (in z različnimi deležniki, upniki usklajen), projekt lažje zadiha. Projektni vodja, naročnik, člani projektne ekipe, njihovi šefi. Tudi njihove družine, ker bodo lahko sedaj planirali termin svojih počitnic. Vsak vsaj okvirno za nekaj dni, tednov ali mesecev vnaprej ve, kdaj in kaj bo moral narediti.

... naslednji teden se ponavadi plan spremeni. Seveda se zgodi nekaj nepričakovanega in zdi se, kot da bi se plan podrl. Izgubi svojo veljavnost. Postane samo naiven poskus, da bi stvari potekale usklajeno in predvidljivo. Da bi imeli stvari pod kontrolo.

Tukaj se spomnim na pogovor med Levinom (plemičem, gospodarjem kmetije) in španom (oskrbnikom) iz romana Ana Karenina (Tolstoj):

"Gnoj treba početi voziti ranije, da do rane košnje bude sve gotovo. Plugovima orati bez prekida dalje polje da ostane još neko vrijeme na ugaru. Što bude trebalo kositi, valja obaviti s radnicima, a ne s napoličarima."

Špan je slušao pažljivo i očito se naprezao da odobrava odluke gospodareve; ali ipak imao je poznato beznadno držanje, koje je Levina svagda razdraživalo. To držanje govorilo je: sve je to lijepo, ali kako Bog da.

Ništa nije toliko ogorčavalo Levina kao taj ton. A takav ton imali su svi španovi, koliko god ih je do sada imao. Svi su se jednako držali prema njegovim planovima, i sad se više nije srdio, ali ga je boljelo i osjećao se još većma potaknut na borbu s tom nekakvom elementarnom silom koje nije mogao nazvati drukčije nego "šta Bog da", i koja mu se neprestano opirala.

(Knjigo sem našel med starim papirjem, ker je bila enkrat priloga nekemu časopisu in jo med dopustom, zato je v hrvaščini, skoraj v celoti tudi prebral.)

Profesionalci in rokodelci

In ravno tukaj, med tem pogovorom na kmečkem dvorišču, nastopi trenutek resnice. Se udati usodi, postati žrtev neznanih mističnih sil - ali razodeti svojo verzijo prihodnosti. Planiranje ni samo izdelava plana na začetku projekta. Je nadzor, vplivanje na dogodke, odločitve posameznikov, predvidevanje in prilagajanje. Je nenehen proces, ki na projektu traja vse do ciljne ravnine.

Mnogokrat delam z izkušenimi strokovnjaki na svojih področjih, ki ne verjamejo v izdelavo časovnega redosleda aktivnosti vnaprej. Iz bogatih izkušenj mi že na začetku povejo, da bo na projektu še toooliko sprememb, da nima smisla sedaj nekaj predvidevati in zapisovati. Pravijo:

Spremembe bodo požrle ta tvoj projektni plan...

A prepričan sem, da je ravno v tem smisel resnega planiranja:
  • Najprej: planiranje ni le začetna izdelava projektnega plana, razpošiljanje in predstavitev udeležencem in odložitev na skupen disk. Planiranje je tudi nenehno spremljanje (dnevno, tedensko) izpolnjevanja projektnega plana. In odvisno od odzivnosti projektnega vodje na realno sliko projekta je planiranje tudi nenehno upoštevanje predpostavk, izvajanje mini-strategij in posledično spreminjanje projektnega plana - s ciljem, da se zadani roki ne premikajo.

Če pa se roki že morajo premikati, pa bo vedno projektni plan (scenarij!) najboljši medij za doseganje novih rokov pri naročniku, projektnih partnerjih in pri internih virih.

  • Spremembe - pa se bodo seveda dogajale. Naročnik si bo verjetno tekom projekta še nekaj dodatnega iznenada "izmislil" in izkazalo se bo, da nečesa iz projektnega plana v resnici sploh ne potrebuje. Ponavadi večje spremembe povzročijo nekje med 10% do 30% razlike na projektu, čeprav nekateri to vidijo kot 100% kaos. S planom pa si zagotovimo, da je vsaj do tedaj projekt pod kontrolo. In tudi ko se zgodi takšna večja sprememba, da je še vedno ostalih 70% do 90% projekta pod kontrolo. 

S planom bo glava bolj mirna. Lažje bo spati. In postavljati stvari na svoje mesto. 

Verjamem, da je profesionalnost osebna odločitev vsakega posameznika. In ni povezana z osebnostjo "starega mačka" in za projekt ali firmo "nepogrešljivega lika". Če se je od svojih do sedaj 40 projektov, na katerih je strokovnjak delal, naučil, da je planiranje brez veze, se ni naučil ničesar. Nekateri z manj izkušnjami, a večji profesionalci, bodo vedno pričakovali projektni plan in nenehno sodelovali pri njegovem oblikovanju. S tem bodo vplivali tudi na svojo "usodo".

nedelja, 24. junij 2012

4 oblike projektnega načrta, ki delujejo v praksi


V življenju in pri delu so situacije, ko se je potrebno umiriti, postaviti stvari na svoje mesto in šele potem začeti delati. Narediti pravo stvar.

  • Prenova stanovanja, 
  • nakup avtomobila, 
  • postavitev spletne strani, 
  • priprava nešportnika na tekaški maraton, 
  • izboljšanje poslovanja svojega podjetja, 
  • uvedba novega informacijskega sistema, 
  • razvoj in trženje nove storitve ali produkta,
  • strukturne reforme na državni ravni.

Nekateri ljudje se takšnih izzivov lotijo z večjo pozornostjo. Rečejo jim "projekti". Preden začnejo delati, naredijo plan. Nemci pravijo:

Bolje dvakrat premisliti kot imeti en pomislek kasneje.
Denken lieber zweimal, statt einmal nach.

Delate tudi vi na "projektu"? Takšne sorte projektu, da bi bilo dobro razmišljati, kako se ga lotiti? Planirati aktivnosti, stroške, čas, koristi? Ali ste zanj celo odgovorni? Potem vas verjetno od začetka naprej obletavajo takšna vprašanja:
  • Kaj vse moramo narediti in do kdaj? 
  • Kaj lahko delamo vzporedno in česa niti pod razno ne smemo zamuditi? 
  • Koga moram vključiti in koliko bo stalo?


Vem, veliko je skrbi. Zagotovo boste na začetku spregledali nekatere detajle. Ali pa boste svoj plan nenehno premlevali, da ga ne bi pozabili. Vsakemu novemu sogovorniku pa boste morali posebej razlagati, kako ste si zamislili potek izvedbe svojega projekta. In jutri bodo vaše zamisli že malo drugačne kot tiste predvčerajšnjim...

Zares škoda življenjske energije. Dajte to iz sebe, na papir, nekam... Izdelajte plan.


Kako naj plan izgleda?

Iz svojih izkušenj lahko povem, da ni univerzalnega projektnega načrta. Ni vnaprej pripravljene najboljše predloge, ni template-a. Čeprav obstajajo standardi, učbeniki, seminarji, svetovalci, profesorji, ki nas prepričujejo v "en in edini pravi" pristop. Vsak projekt je zase toliko poseben, da zahteva izdelavo plana po meri.

Kako bo izgledal plan je odvisno od več dejavnikov: starost in izkušenost članov projektne ekipe, metodologija podjetja (če je) in zahteve vodstva, orodja, ki so na voljo za planiranje, birokratska kapaciteta vključenih članov, njihove osebne lastnosti, strokovna podkovanost projektnega vodje in nenazadnje njegova kreativnost (lahko bi rekel tudi občutek za človeško dojemanje oziroma UX).

1. Excel preglednica

Moj zadnji projektni plan (natančneje akcijski načrt za prehod v produkcijo) sem v obliki tabele izdelal v Excelu. 


Izgledal je dokaj dolgočasno in s časom se je število projektnih aktivnosti potrojilo, a vsak sodelujoči je vedel kaj se od njega pričakuje in do kdaj (do ure natačno!). Izvedene aktivnosti smo pobarvali zeleno, tiste v zamudi pa rdeče. Preglednica je vsebovala stolpce kot so: ID, začetek, konec, naloga, odg. podjetje, odg. oseba, komentarji.

Glede na dogajanje sem ga osveževal na dva do tri dni. Vsako novo verzijo sem zunanjim članom projekta še svežo dostavil po e-pošti, notranje sodelavce pa obvestil o novi verziji plana na skupnih mapah.

2. Barvni listki na tabli

Predzadnjega sem v obliki barvnih lističev pripenjal na tablo. Z bucikami na kartonasto tablo, kar se je veliko bolje obneslo kot leplenje, ki je v aglinem vodenju veliko bolj popularno. Vsaka barva je pomenila svoje področje projekta. Po tabli pa smo listke premikali od leve ("to do"), na sredino ("doing"), do desne ("done"):


Več kot 3 mesece smo vsako jutro izvedli NDP sestanek, kjer je vsak udeleženec na kratko poročal o: N- narejeno, D - plan za danes, P - problemi. Ostale dokumentacije nismo producirali, razen tiste, ki je nastajala kot projektni izdelek. Šlo je za enostavno in presenetljivo uspešno uvedbo kanban agilne metodologije, za katero sem odločitev sprejel po ogledu predavanja The Psychology of Kanban.

Z zadovojlstvom moram poudariti, da je s tem pristopom timsko delo zares prišlo do izraza in bilo je pravo veselje delati in voditi takšen projekt, čeprav so se izzivi občasno zdeli nerešljivi.

3. Ganttov diagram

Še enega prej pa sem izdelal v računalniškem programu MS Project.V obliki ganttovega diagrama.


Ganttov diagram je klasična metoda planiranja, ki se je iz starih industrijskih časov ohranila vse do danes. Z njim so planirali polet na luno, gradnjo cest, proizvodnih linij, korporativne reorganizacije in izgradnjo informaciskih sistemov.

Ker sodelavci na projektu vsi niso imeli programa MS Project, sem za njih izdelal vedno svežo PDF kopijo plana. Projekt je bil tako pod kontrolo, ampak sodeč po članih na projektu sem podvomil, da so plan "kupili" za svojega. Celo na dnevnem nivoju sem moral veliko energije vložiti v razlaganje povezav, trajanja in odgovornosti zapisanih v planu - vsakemu posebej, kar se mi je zdelo neproduktivno in jasna povratna informacija, da verjetno ganttov diagram za povprečnega člana projekta ni najbolj prebavljiva oblika projektnega plana.

4. Infografika

Projektni vodja mora biti vsestranski. Da tudi, ko samo surfa po internetu, ali pa si v trgovini ogleduje embalažo novega pralnega praška, to pomeni učenje. In z dovolj odprte glave bo nekoč celo iz obstranskih informacij ustvaril nekaj koristnega. 

Tako sem se tudi jaz nekaj časa zabaval z iskanjem zanimiv infografik po spletu. Gre za slikovno tehniko prikazovanja velike količine podatkov na uporabniku zelo prijazen način.

Razmišljal sem: če so ljudje od znanosti projektnega vodenja preveč oddaljeni, da bi si znali predstavljati projektni načrt, potrebujejo drugačno spodbudo. V duhu "sam svoj mojster" sem torej ubral infografično tehniko in nastal je slikovit projektni plan:

... a še vedno strokoven, berljiv in usklajen. Upošteval je kritično pot projekta, možne zamude in nepremakljive mejnike. Kakor tudi nosilce, vmesne rezultate in opombe... Čeprav je šlo za kompleksen, neponovljiv, projekt, bi takšen plan razumeli tudi otroci (za več na temo projektno vodenje za otroke priporočam ogled projekta: Poganjki projektov). In kar je enostavno razumljivo, je tudi enstavno izvedljivo! Pa smo odkrili pomemben dejavnik uspešnosti projektov, ki je v današnji poplavi projektnih metodologij pogosto zanemarjen...

POPRAVEK: Nočem širiti neresnic.V življenju še nobenega uspešnega projektnega načrta nisem izdelal sam.Vedno sem ga izdelal s pomočjo idej, predlogov in pripomb udeležencev na projektu. Planiranje je timsko delo.

nedelja, 19. februar 2012

Jasne sanje

Preobilje podatkov je za človeka problem. In naši možgani to vedo.

Zato tudi svoje sanje hitro pozabimo. Izbrišejo se s pomočjo avto-pilota v naši podzavesti. Še preden se prebudimo.

Ampak včasih nekatere sanje ostanejo na našem disku tudi zjutraj. Lahko jih ponovno preberemo. Lahko si jih ponovno ogledamo. Lahko se v njih ponovno vživimo.

Verjetno z razlogom.

Sanje

Živel sem v Piranu. V pritličju ene od strnjenih hiš ob temačni ozki ulici mestnega jedra. S pogledom na morje skozi kamnit koridor.

Bil sem izdelovalec robotov iz lego kock. Znani rokodelec. Izumitelj, že skoraj posebnež.

Nekega dne potrka na mojih starih majhnih vratih delegacija z županom na čelu. Ni bil Peter Bossman, pač pa je veliko bolj spominjala na cesarja in njegove podanike iz Martina Krpana.

Mesto naj bi napadla pošast in prišli so me nagovarjat, naj naredim lego robota, ki jo bo premagal.

Dvignil sem pogled nad njih in zagledal bitko na morju. Nekaj Apache helikopterjev in bojnih ladij se je v daljavi že borilo s pošastjo. V dimu sem zagledal belega samoroga, ki je letel nekje 30 metrov nad morjem. Ni se kaj posebno umikal projektilom, ki so ga zadevali. A vsakič, ko je bil zadet, se je zasvetil v rožnati barvi. Obali oziroma mestu pa se je vidno približeval.

Ni bilo potrebno dolgo čakati, ko se je zaslišal histerični vrvež iz obale in pojavila se je množica bežečih ljudi, ki je tekla mimo mojih duri. Delegacije ni bilo nikjer več.

Čeprav brez strahu pred kreaturo, sem se bežeči hordi tudi jaz priključil. Pri kokošnjaku, kjer se cesta začne vzpenjati v hrib (tam kjer so sedaj zapornice in parkirišča), pa sem izstopil od dirke in si upal za trenutek pogledati nazaj - pred čem sploh bežimo.

Beli konj je ravno takrat suvereno galopiral mimo Pomorskega muzeja Piran in z vsakim korakom za seboj puščal svetlejši, lepši svet.

... jasne?

Že zaradi dejstva, da jih je podzavest zjutraj pustila na disku, sem se čutil dolžan o njih razmisliti in ugotoviti, kaj želijo sporočiti - meni osebno, mojim projektom ali vodenju projektov na splošno.


  • soočanje s spremembami - ljudje sprememb ne bodo sprejeli takoj, tudi če so za njih koristne se bodo še nekaj časa oklepali starih rutiniranih pristopov, ki jim povzročajo težave. Treba je najti način, da se za trenutek ustavijo od bežanja stran in dojamejo pozitiven namen projekta, ki ruši staro in uvaja novo.
  • if all you have is a hammer, everything looks like a nail - če se ukvarjam z roboti, ali to pomeni, da bom kot odgovor za vsak izziv predlagal robota? V projektnem vodenju je pogosto potrebno razmišljati izven okvirjev. Za nekatere ljudi je to zelo težko.
  • panika - od danes na jutri se ne zgodi veliko. Vzroki za krizo projekta so se morali kopičiti že tedne ali mesece prej. Na tisti (usodni) dan pa vse izgleda tako presenetjivo in šokantno. Vodenje se takrat sprevrže v gašenje požarov. Ljudje takrat pomislijo na vodo, ki bo ogenj pogasila. Veliko vode, hitro! Ampak... kaj pa če gori server soba? Ali pa transformatorska postaja? Odločitve v paniki je potrebno pozorno spremljati in jih tehtati, tudi svoje.

nedelja, 29. januar 2012

Twitter in 6 lekcij, ki jih ponuja za projektno komunikacijo


Vikend! Če je sreča, konec tedna pomeni, da za dva dni preneha deževanje informacij: emaili, telefoni, telekonference, sestanki, kratki pogovori na hodnikih, dokumentacija, skupinsko delo, delavnice, zajemi uporabniških zahtev.

Pogosto takrat odprem Twitter, da preverim tvite nekaterih zanimivih oseb - samorastniških mnenjskih avtoritet - in prijateljev, ki so veliko bolj dejavni od mene pri spremljanju in analiziranju aktualnega družbenega dogajanja, za katerega ni časa med tednom.

Informacija - osnovna človekova potreba tudi med vikendom

In kmalu ugotovim, da sem prišel iz dežja pod kap.

@PrimozFrelih
Tudi Twitter te potegne v lov za blagostanjem popolne informiranosti. Ko želiš nadoknaditi svoj pop-družbeno-kulturni informacijski hendikep.


... oziroma celo aktivno sodeluješ s kakim tvitom, ki pa pogosto sproži porvatne reakcije so-tviterašev in kmalu ugotoviš, da postaneš ali osebno navezan ali intelektualno izzvan ali nagovorjen ali preveč izpostalvljen, da bi v ponedeljek lahko mirno preklopil pozornost na povsem druge stvari. Zato raje ostajam pri rekreativnem vikendaškem opazovanju. Saj se še kdo spominja IRC-a? Huh...

Projektna komunikacija

Eden od pomembnejših kriterijev uspešnega projektnega delovanja je obvladovanje informacij. Da jih imaš pod kontrolo. Da veš, kako stvari stojijo in kam (lahko - tveganja!) grejo. Ali pa si to prizadevaš.

Za razliko od rutinskega dela, temelji projektno delo pogosto na svežih, nepreverjenih in necelovitih informacijah, ki nastajajo v ozkem krogu ljudi in so namenjene drugim ozkim krogom ljudi v nekem drugem času. Ali v realtime-u, tako kot na Twitterju. Ki je tudi poln svežih, nepreverjenih in necelovitih informacij... ljudi iz ozkega kroga, ki so (se) pripravljeni deliti.

Projektni napredek pa je popolnoma odvisen od kvalitete interpretacije takšnih informacij. Interpretacije v smislu: laissez-faire (ne naredim nič), posredovanja informacij naprej (v vednost, fyi), reagiranja s povratnim odgovorom (korekcija ali nesprejem - zavrnitev - sporočila), delegiranja nalog sodelavcem, aktiviranja za rešitev problema.

In v drugo stran. Če želimo uspešno voditi projekt, moramo tudi mi izvajati informacijski push. Na način, da dosežemo želeni feedback "z druge strani".

V nobenem primeru pa ne smemo dopustiti, da postanemo žrtev informacijskega deževja. Ker informacije so zlato, in zgolj s te pozicije lahko peljemo projekt v pravo smer.

Lekcije

Zbral sem nekaj vzporednic med vprašanjema "Zakaj je Twitter uspešen?" ter "Kako izboljšati komuniciranje na projektih?".

1. Kratkost in jedrnatost
Biti konkreten, specifičen in natančen v svoji komunikaciji. Brez dolgovezenja in skrivanaja nepreverjenih (trhlih) dejstev za velikimi bloki teksta. Za dobre odločitve potrebujemo vedno razumeti bistvo, ki se ga večinoma da povedati v par stavkih.

2. Druženje v živo

Zagreti tviteraši se družijo tudi v živo. Svoje sestanke imenujejo "meetups". Zgolj epoštno delegiranje projektnih nalog in dajanje navodil pri prejemnikih nikoli ne prižge prave motiviranosti. Če ni medosebnih odnosov, se hitro ustvari vzporedna podtalna komunikacija med tistimi, ki pa se srečujejo vsaj spontano (so v istem oddelku, na istem hodniku, se videvajo na kosilu, ...). Pomislite tudi na teambuilding.


3. Avtoriteta
Na Twitterju je avtoriteta nekdo, ki mu sledi veliko ljudi. Ali pa doživijo njegovi tviti veliko reakcijo v smilsu odgovorov ali retweetov. Vplivnost ljudi na Twitterju meri recimo spletna storitev Twenity, ki z matematičnim algoritmom dokazuje, da medijsko znana osebnost nima avtomatično velikega vpliva tudi na Twitterju. Kot tudi avtoriteta na projektu praviloma ni dosežena z nazivom "projektni vodja" ali "scrum master" (to nobenemu nič ne pomeni). Avtoriteto se pridobi z znanjem, ekspertnostjo, osebnostjo, zanimivostjo, aktualnostjo, vztrajnostjo. 

4. Fokus
Za vsebinsko segmentiranje na Twitterju se uporabljajo hashtagi. Npr. #mandatar za tvitanje o izbiri mandatarja. Ali #pmot (project management on twitter) za projektne tvite. Ter #agile, #scrum in podobno. Avtorji svojim sporočilom olajšajo pot, da pridejo do želenih bralcev. Projekti bi ohranjali osredotočenost, če bi avtorji informacij svoja sporočila že v naslovu vsebinsko opredelili.  

5. Slike in večpredstavnostne vsebine
Slika (Twitter podpira tudi objavo slik) pove več kot 1000 besed. Kaj šele videoposnetek, animacija... Pri reševanju zapletenih problemov, pisanju specifikacij in argumentiranju različnih alternativ osebno preferiram slike, grafe, skice, infografike kot pa pisanje monotonih kreacij v obliki 30 ali več strani dolgih tekstovnih blokov. Bodimo prijazni do oči in možganopv svojih bralcev, od katerih želimo, da nekaj razumejo, naredijo ali se odločijo. 

6. Odprtost
Twitter ne izključuje. Je transparenten in ne temelji na nadzoru. Trenutno dogajanje je vsem na očem, prav tako napredek. Projekti, ki omogočajo vse to, so ponavadi bolj privlačni in deležni manj nasprotij (negativnih upnikov). Projektni člani bolje sodelujejo.


Tvit na tvit na tvit... ne zadostuje

Ampak samo tviteraški način ni dovolj. Ni dovolj, da projektni vodja sedi za svojim računalnikom in spremlja mailbox, ima zraven telefon ter kot hobotnica dirigira dogajanje - delovanje in obnašanje sodelavcev na projektu. Ni dovolj niti, da je super informacijski operater

Iz nekaj zaporednih osebnih razočaranj, postane človeku jasno, da je verjetnost, da bo sodelavca aktiviral večja, če ima z njim pogovor iz oči v oči. Učinkovitost reševanja problemov, prepričevanja, motiviranja in delgiranja na projektih pada po naslednji lestvici načina komunikacije:

  1. osebni pogovor
  2. sestanek z več prisotnimi
  3. telefonski klic, telco
  4. email
  5. attachment dokument na mail/skupni disk
  6. povej nekomu naj pove nekaj nekomu drugemu (Retweet pls!)

Twitter pa projektnemu delu lahko celo škoduje...




ponedeljek, 09. januar 2012

Projektno vodenje v praksi 2012 - Sora pri Medvodah

Projektno vodenje v praksi 2012 - konferenca

Datum: 16.2.2012

Lokacija: Hiša kulinarike Jezeršek, Sora pri Medvodah

Udeležbo priporočam vsem, ki bi radi vpogled v dinamično sceno projektnega vodenja.

Prijave in več informacij: http://www.projektna-praksa.si/




Tudi ti delaš na projektih? Imaš podobne izkušnje? Pridruži se nam:

Preverite tudi ProjektnoVodenje.com - Zemljevid projektnega vodenja, ki širši poslovodni sferi poenostavlja razumevanje pojma in pomembnosti "projektnega vodenja" za uspeh poslovanja podjetij in ne-tržnih organizacij.

Projektni blog je avtorsko delo.

Uporaba in vsako razmnoževanje (razen kratkih citatov z navedbo vira in avtorja) je brez izrecnega dovoljenja avtorja prepovedano.