'Kdaj v projektu se ponavadi izvede "kick-off meeting"? '
Očitno je dobil nalogo organizirati kick-off sestanek.
Kick-off
Kick-off sestanki (ne bom prevajal) so namenjeni sporočilu: NAJ SE DELO PRIČNE! Medtem, ko projekt že poteka (vzpostavitev, planiranje)
Predpogoji izvedbe kick-off sestanka:
- projekt je uraden (temelji na pogodbi ali vzpostavitvenem dokumentu)
- znane so zahteve, ki pokrijejo potrebe naročnika (cilji projekta)
- imenovana je projektna ekipa in vodja projekta
- pripravljen je plan projekta, predhodno usklajen s ključnimi interesnimi skupinami (naročnik, projektna ekipa, prodaja, vodstvo)
- nimamo več odgovora na vprašanje: "smo še kaj pozabili preden lahko začnemo delati?"
- znane so predpostavke, pod katerimi bomo delali, vključno s tveganji, ki ogrožajo naš uspeh
Interesne skupine so seznanjene, vprašane in vključene v izdelavo projektnega plana. Gregor-prodajnik bi znal bolj upoštevati strankine interese, a pri tem ne sme pozabiti uskladiti plana tudi z izvedbeno stranjo projekta. Moral bo biti tudi Gregor-politik, Gregor-lobist, da ob predstavitvi z vsemi usklajenega projektnega plana ne bo prerekanj ali občutka zapostavljenosti.
"Kick-off sestanek je napoved uspešnosti projekta."
Pred K.O. sestankom vlagajmo trud, da bodo predstavniki interesnih skupin projekta družno "pokimali"... ali vsaj ne odkimavali, ali celo protestirali.
Povabi naj
Kdo je odgovoren za organizacijo kick-off sestanka?
V Gregorjevem primeru je to on. A glej ga zlomka, tega projekta sam ne bo vodil, ampak dedicirani vodja projekta. Torej nekdo drug.
Moj nasvet Gregorju: kot prodajnik naj takoj po podpisu pogodbe z naročnikom izvede primopredajni sestanek z vodjem projekta. Namen primopredajnega sestanka je suverenost vodje projekte in samostojno promoviranje ciljev projekta. Opremi ga torej z uradnimi informacijami, prodajno dokumentacijo, design dokumenti, funkcionalnimi specifikacijami, kakor tudi z neuradnimi informacijami, ki bodo vodji projekta v pomoč pri vodenju in obvladovanju komunikacije s projektnimi upniki.
Koristni namigi
Več o tem: Zakaj Gregor-prodajnik DA, a vodja projekta NE?
- ključne predstavnike naročnika (ki bodo sestavljali naročnikovo projektno ekipo)
- sponzorje, predstavnike vodstva svoje organizacije
- ožjo in širšo projektno ekipo (tudi tiste, ki bodo na projektu izvajali aktivnosti šele čez 3 mesece)
- funkcijske vodje članov projektne ekipe
- za projekt pristojno prodajno ekipo
Kdo je odgovoren za organizacijo kick-off sestanka?
V Gregorjevem primeru je to on. A glej ga zlomka, tega projekta sam ne bo vodil, ampak dedicirani vodja projekta. Torej nekdo drug.
Moj nasvet Gregorju: kot prodajnik naj takoj po podpisu pogodbe z naročnikom izvede primopredajni sestanek z vodjem projekta. Namen primopredajnega sestanka je suverenost vodje projekte in samostojno promoviranje ciljev projekta. Opremi ga torej z uradnimi informacijami, prodajno dokumentacijo, design dokumenti, funkcionalnimi specifikacijami, kakor tudi z neuradnimi informacijami, ki bodo vodji projekta v pomoč pri vodenju in obvladovanju komunikacije s projektnimi upniki.
"Gregor bi moral že takoj na začetku predati nalogo izvedbe K.O. sestanka vodji projekta."
Koristni namigi
- Vodja projekta naj bo MODERATOR kick-off sestanka. Dokumentacijo in povabilo pošlje povabljenim ustrezno prej. Besedo naj po predstavitvi projekta in ekipe prepusti tudi občinstvu (vprašanja, kratka mnenja). Vsa na novo izpostavljena tveganja naj zabeleži.
- K.O. sestanek je poleg uradnega signala, da "zdaj gre pa zares", predvsem sredstvo team-bulidinga: naj se ljudje med seboj spoznajo. Za velike in strateško pomembne projekte organziramo temu namenjen dogodek na posebni lokaciji s pogostitvijo.
- Veliko nepotrebnega dela, spraševanja, obotavljanja bi si Gregorjevo podjetje in Gregor prihranila z učinkovito in preprosto metodologijo projektnega vodenja, ki obvezno predvideva primopredajo posla iz PRODAJE v IZVEDBO - projekt.
Več o tem: Zakaj Gregor-prodajnik DA, a vodja projekta NE?
