Ponavadi so s tem vprašanjem soočene organizacije, ko ugotovijo, da imajo PROBLEM, ki se kaže kot:
- ne najdejo pomembnih dokumentov za izvedbo dela
- se ključne informacije nahajajo v e-mail predalih, ko so sodelavci na dopustih
- ne vemo, kdo je odgovoren za določen projekt in kdo še sodeluje na tem projektu
- izvajalci projektov ne poročajo o statusu, tako tudi ne vemo, kaj se s projekti dogaja
- ne poznamo profitabilnosti projektov - stroški in prihodki se ne referirajo na projekte
- plani nadaljnega dela niso znani, ali jih sploh ni
- ko stranka pokliče glede nekega projekta, pa ne vemo, kdo je zanj izvedbeno odgovoren (projektni vodja)
- se ničesar ne naučimo iz preteklih napak, ne dokumentiramo dejavnikov preteklih uspehov
"Potrebna je predhodna analiza potreb organizacije"
Prej moramo postaviti pravila igre vodenja projektov ter šele temu ustrezno najti IT rešitev. S primernim načinom implementacije sistema bomo zagotovili doslednost spremljanju pravil projektne igre, pripomoček vodenju projekta, informiranost o stanju in napredku vseh projektov ter kar je najbolj pomembno: minimalno stopnjo konflikta zaradi spremembe, ki jo uvedba informacijskega sistema povzroči.
"Sistem je utelešenje metodologije projektnega vodenja posamezne organizacije"
Po tem, ko smo dorekli način izvajanja projektov, in kako bodo projekti povezani z ostalimi procesi poslovanja izberemo nam ustrezen sistem za podporo vodenju projektov.
Alternative
Sistemi za podporo projektnemu vodenju so na voljo kot:
- programski paketi ("licenčna programska oprema")
- hosting - gostovanje na zakupljenih projektnih aplikacijah (plačilo po uporabi, "najemnina", oddaljen dostop)
- Project management 2.0 - aplikacije za skupinsko sodelovanje, planiranje, povezovanje in spodbujanje kreativnosti teamov ("tudi brezplačno")
- lasten razvoj - sistemi, ki jih organizacija razvije s pomočjo notranjih in zunanjih virov ("tailored", "custom fit")
