Reševati projekt iz škripcev je zelo podobno reševanju podjetja iz krize. Pri obeh gre za denar, čas in odgovornost do različnih upnikov. Pri obeh gre za identifikacijo vzrokov in zdravljenje kriznega stanja. Skupna pa je tudi nakopičena negativna energija, ki na psihološki ravni preprečuje vpletenim učinkovito in konstrukitvno napredovanje k rešitvi.
Vsesplošno stanje duha pa najeda še recesija, ki otežuje financiranje projektov ter povzroča pretirano občutljivost naročnikov na probleme projektov.
Kdaj je projekt v težavah?
PMI-jev uveljavljen projektni standard PMBOK definira težave kot odstopanja od veljavnih planov ("baselines") naslednjih projektnih sestavin: stroškov, časa, obsega projekta.
Če spremljamo zdravje projekta po metodi Earned Value so korektivni ukrepi tako nujni, ko se kazalca CPI in SPI spustita pod vrednost 1 (ena). Projekt je v krizi, ko neupravičeno zamuja, presega predvidene stroške, in ko naročnik odmajuje z glavo ter govori nekaj o "izgubi časa in denarja".
Pred-projektna faza kot izvirni greh
Nekaterim projektom je zaradi neoptimalnih izhodišč, določenih v pred-projektnih pogajanijh med izvajalcem in naročnikom, usojen neuspeh. Je izvajalec v želji, da pridobi projekt, preveč popustil naročniku? Ni bila opravljena zadosti podrobna ocena projekta? Ti in njim podobni so razlogi, da je projekt v težavah še pred svojim začetkom. Vodja projekta je tako nevede imenovan za kriznega managerja.
Popoln zločin
Zakaj so največji zlikovci v filmih ponavadi tako zelo dobro pripravljeni, imajo master plan in nenehno nekaj snujejo? Harvard Business School ugotavlja (v knjigi "Crisis Management"), da so priprave dobrih krizni managerjev zelo podobne pripravam atentatorjev na izvršitev popolnega zločina. Potrebno je misliti na vse, identificirati in imeti pripravljene odgovore na tveganja.
Menjava ključnih ljudi na projektu
Čustvena vpletenost naročnikovega in izvajalčevega osebja privede do paraliziranosti in občutka, da je položaj neizhodnen. Novi ljudje prineseje novo energijo, nove ideje in konstruktivno sporočilo izvajalca naročniku, da mu ni vseeno za njegove potrebe.
Krizni kick-off
Kick-off sestanki imajo praviloma simbolni pomen. Pogoj za izvedbo teh sestankov je dobra predpriprava in predhodna uskladitev odprtih vprašanj z upniki projekta.
Krizni kick-off sestanek pomeni "žegenj" predhodno usklajenih namer.
Naloga vodje projekta je, da komunicira z različnimi projektnimi upniki z namenom doseganja predlogov rešitev. Za predloge rešitev mora med projektnimi upniki pridobiti konsenz - šele nato je projekt zrel za krizni kick-off sestanek, ki pomeni odskočno desko za izvedbo rešilnih akcijskih načrtov.
Več pozornosti do stranke
Če smo prevzeli zavožen projekt, ali smo za probleme kot vodja projekta krivi sami, je pomembno, da prisluhnemo stranki. Kaj stranko zares moti, kaj je njen prvenstveni razlog, da je naročila projekt? Stranka je v kriznih situacijah prvi subjekt, na katerega se mora vodja projekta referirati, če želi projekt navigirati v pravilno smer. Transparentno. Pozorno poslušanje je 80% uspeha.
A POZOR: "Bolj kot so težave naša krivda, več pravic bo stranka dobila." je zanka, nekakšen Stockholmski sindrom, ki povzorči preveliko sočutje do strankinega položaja in popuščanje na vseh frontah.
... in recesija?
Recesija ostaja stanje duha. Učinkovito krizno vodenje projekta bo razreševalo posamezne projektne probleme, kakor tudi recesijska tveganja. Povsem normalno je, da se projektno vodenje izmenjuje s kriznim vodenjem. Ključ uspeha je v obvladovanju preklopa med obema.
