Zadnje dni sem se ukvarjal z metodo, kako v ekipo managerjev (funkcijskih in projektnih) vpeljati celovit proces projektnega planiranja, ki temelji na navidez zelo suhoparnem PMBOK standardu projektnega vodenja. Danes smo praktično delavnico uspešno izvedli in zanimivo je, da je sprožila marsikateri "aha", odprla razmišljanje o sivih conah, ki jih trenutno planiranje projektov ne pokriva, in sugerirala povsem praktične pristope k izdelavi projektnih planov. PMBOK se je ponovno dokazal, a menim, da bi morala biti krovna organizacija odgovorna, da iz standarda izvleče praktične usmeritve in jih združi v enostavno in bralcu prijazno metodologijo svojega projektnega vodenja.
Ne, nismo cel dan planirali z MS Project. Projektni plan ni zgolj terminski plan, temveč je natanko 9-krat več od tega, saj vključuje:
- plan obvladovanja projekta ("masterplan" s strategijo izvedbe projekta in krovinim pregledom nad planiranjem; sledijo pod-plani)
- plan obsega ("kaj?", wbs)
- terminski plan (časovnica, tukaj smo planirali v MS project)
- stroškovno planiranje (proračun glede na dinamiko projekta in zahtevani denarni tok)
- planiranje obvladovanja tveganj (kaj nam grozi in kakšen bo naš odziv?)
- plan kakovosti (kakšni so kriteriji kvalitete, kako bomo preverjali rezultate, proces projekta in izvajali korektivne ukrepe?)
- plan oskrbe (nabav) (kaj bomo naročili pri dobaviteljih materiala, produktov, storitev, kdaj, na kakšen način?)
- plan komuniciranja (kakšna bo naša interna in eksterna komunikacija, kako si bo vodja projekta zagotovil kontrolo nad komunikacijo v projektu?)
- plan kadrovanja (projektni profili in vloge, imena, osebne agende, proces razvoja teama)
Če se še kdo sprašuje, zakaj sploh planirati in "čakati" preden se delo prične, je odgovor v spodnji sliki:
Stroški sprememb so najmanjši na začetku projekta - zato je ustrezno, da se planiranje zgodi na začetku, ko so spremembe konceptualne, v glavah, na papirju in zato ne stanejo veliko. Takrat je največja priložnost za vplivanje na kasnejši razvoj projekta. Pozne spremembe pa nas stanejo največ.
