Kaj je projekt?

Projekt je izraz, ki ga vsakdo, ki se ukvarja s poslovanjem, organizacijo ali različnimi dejavnostmi, povezanimi z uresničevanjem ciljev, sreča na dnevni ravni. Definicija projekta lahko predstavlja osrednji gradnik uspešnega poslovanja in dosežkov. V tem članku bomo raziskali, kaj je projekt, ključne značilnosti, pomembnost in procesi, ki se pojavijo pri izvajanju projektov.

Projekt je začasno prizadevanje, ki je usmerjeno v doseganje določenega cilja v določenem časovnem okviru, ob uporabi omejenih virov, kot so čas, denar, materiali in človeški viri. 

Ta definicija razkriva več ključnih elementov:

• Začasnost: Vsak projekt ima začetek in konec. Ko je cilj dosežen ali izteče časovni okvir, se projekt zaključi. To je bistvena značilnost, ki ločuje projekte od rednih operacij.
• Unikatnost: Projekti so edinstveni in se razlikujejo od rutinskih nalog ali operacij. Vsak projekt prinaša nekaj novega, drugačnega ali inovativnega.
• Cilji: Projekti imajo jasno določene cilje, ki opisujejo, kaj je treba doseči. Ti cilji so običajno specifični, merljivi, dosegljivi, relevantni in časovno opredeljeni (angl. SMART cilji).
• Omejeni viri: Izvajanje projektov vključuje upravljanje omejenih virov, kot so čas, denar, oprema in ljudje. Učinkovito upravljanje teh virov je ključno za uspeh projekta.
• Organizacija: Projekti zahtevajo načrtovanje, organizacijo in vodenje. To vključuje določanje nalog, odgovornosti in komunikacijo med sodelujočimi.

Pomembnost projektov v poslovnem okolju

Projekti igrajo ključno vlogo v poslovnem okolju iz več razlogov:

• Inovacija in razvoj: Projekti omogočajo organizacijam razvijati nove izdelke, storitve in procese, kar je ključno za rast in konkurenčnost.
• Upravljanje sprememb: Projekti se pogosto izvajajo za uvedbo sprememb v organizacijo. Pomagajo pri preoblikovanju in prilagajanju poslovnih modelov.
• Izboljšanje učinkovitosti: Projekti se lahko osredotočajo na optimizacijo procesov in izboljšanje učinkovitosti, kar vodi v prihranke in povečanje donosnosti.
• Razvoj kadrov: Projekti ponujajo priložnosti za razvoj veščin in izkušenj zaposlenih, kar koristi tako organizaciji kot tudi posameznikom.
• Doseganje strateških ciljev: Projektom se pogosto dodelijo strateški cilji organizacije, kar prispeva k uresničevanju vizije in poslanstva.

Proces izvajanja projekta

Izvajanje projekta običajno poteka skozi določene faze:

1. Načrtovanje: V tej fazi se določijo cilji, naloge, viri in časovni okvir projekta.
2. Izvajanje: Projektni tim izvaja naloge, ki so bile določene v načrtovanju.
3. Spremljanje in nadzor: Projektne aktivnosti se spremljajo, ocenjujejo in upravljajo, da se zagotovi, da se projekt izvaja v skladu s cilji.
4. Zaključevanje: Ko so cilji doseženi in projekt je uspešno izveden, se projekt zaključi in oceni.

Projekti so ključni za uspešno delovanje organizacij in doseganje njihovih ciljev. Razumevanje osnovnih konceptov projektov in njihova pravilna izvedba omogočata organizacijam in posameznikom, da uresničijo svojo vizijo, inovirajo ter se prilagodijo spreminjajočemu se poslovnemu okolju. Pravilno upravljanje projektov zahteva strokovnost, načrtovanje in skrbno upravljanje virov, kar prispeva k uspehu in rasti organizacij. 

Projekti digitalne transformacije

V digitalni ekonomiji nastopajo kupci potrošniki tudi v zabavni in spletni industriji, ki jih je ponesla nekaj korakov daleč naprej v digitalnost. Tako so opremljeni z brezžično digitalno tehnologijo, imajo nastavljene avtomatike in približujejo svojo izkušnjo robotizaciji. Podjetja (ki niso Amazon, Facebook, Google!) po drugi strani sledijo trendom potrošnikov, ali pa se zanašajo na zakonitosti, ki so delovale dolga leta in upajo, da jih ponovno potegnejo v rast. 

Digitalni projekt - ukrep za rast v digitalni ekonomiji

Rast v digitalni ekonomiji ne bo prišla sama od sebe. Kvečjemu nazadovanje, v kolikor podjetja ne ukrepajo v digitalni smeri. In v kolikor ne planirajo konkretnih digitalnih strategij in posedlično projektov. Podjetja morajo najprej ločiti vrsto svojih ukprepov za zvišanje digitalnosti:

• projekti za uvajanje digitalnih tehnologij v poslovanje
• izobraževanja za zvišanje digitalnih kompetenc zaposlenih

Kar pomeni, da mora podjetje hkrati z dobro postavljeno digitalno strategijo na konkretni ravni izvajati tako dosledne korake uvajanja tehnoloških novosti v poslovanje kot poskrbeti za digitalno pismenost in učinkovitost svojih zaposlenih. 

Podjetja, ki kupujejo pametne stroje Industrije 4.0, morajo ob tem vlagati tudi v digitalne kompetence zaposlenih. In to ne zgolj proizvodnih delavcev, pač pa vseh zaposlenih vključenih v ustvarjanje verige vrednosti. Le tako bo podjetje kompaktno povezano navznoter, sposobno vživljanja v končnega kupca in produktivnostno učinkovito.

Projekti za rast digitalnosti poslovanja v tipičnih primerih zajemajo:

• prenovo proizvodnje s pametnimi stroji Industrije 4.0, IoT platformami, senzoriko in celovito informacijsko rešitvijo
• uvedba senzorike in IoT naprav v izvedbo storitev
• uvedba fleksibilnih uporabniških vmesnikov do kupcev
• vzpostavitev modulov AI (umetna inteligenca) in ML (strojno učenje) v poslovanje
• obrat h kupcu - ta tip projektov je še najbolj ne-tehnološki. Gre pa za to, da podjetje združi in uporabi znanje, ki ga ima o tehnologiji z analitičnimi metodami raziskovanja obnašanja kupcev ter oblikovanja njihovih segmentov in iskanje vrednosti v podatkih. Nato s prototipno rešitvijo (MVP) podjetje svoja prizadevanja in hipoteze v praksi tudi preizkusi.

Organizacija digitalnega projekta

Digitalni projekt je sestavljen podobno kot klasični IKT projekti, ki vključujejo nabavo in vzpostavitev strojne opreme, programske opreme, izdelavo specifikacij rešitve, integracije in dodatno programiranje glede na situacijo naročnika. Digitalni projekti pa dodatno zahtevajo še naslednje aktivnosti: odkrivanje vrednosti za končnega kupca, agilno preizkušanje vrednosti na tržnih semgentih, organizacijsko učenje in povezovanje s partnerji ne-sorodnih branž (praviloma z visokotehnološkimi podjetji).

Digitalni projekt je organiziran v vloge:

• projektni vodja
• Produktni vodje
• Sponzor projekta
• agilna ekipa
• zunanji partnerji (svetovalci za digitalnost, IoT, senzoriko)

Digitalna transformacija podjetja in vodenje digitalnih projektov

Zadnje desetletje se napredna podjetja pripravljajo na svojo digitalno transformacijo oziroa preobrazbo z učinkovitim povezovanjem tradicionalnih dosežko in dobrih praks ter možnosti digitalne ekonomije - tako tehnoloških kot kulturnih, poslovnih in kompetenčnih. Veliko podjetij pa temu trendu ne sledi in čaka, da se bodo veliki igralci začeli do uporabnika izraziteje digitalno obnašati - vendar takrat bo za projekte digitalizacije že dokaj pozno. 

Digitalna transformacija

Današnji kupci (B2B kot tudi B2C) so digitalno zelo izobraženi. Vsak gre na Google po novo znanje, na Youtube po uporaben posnetek ter naroča izdelke in storitve prek (večinoma tujih) spletnih strani. Kupci so v mnogih pogledih digitalno veliko naprednejši kot ponudniki, ki jim želijo prodati svoje izdelke in storitve. Študija McKinsey ugotavlja, da posebno slovenska podjetja še vedno gradijo odpor do učinkovitega povezovanja s kupci na digitalni način. 

Simptomi slovenskih podjetij, ki digitalne transformacije še niso začela:

• vlaganje v oglase na TV, radiu, letake
• grajenje prodajnih ekip in pospešeno pošiljanje prodajnikov po terenu
• prijavljanje na razpis digitalne transformacije zgolj zaradi nepovratnih sredstev
• pomanjkljivo vlaganje v nov digitalni kader in dvih digitalnih kompetenc obstoječih zaposlenih
• silosna organizacija in avtokratsko vodenje
• vztrajanje pri svojem naročniško-ponudniškem poslovnem modelu
• waterfall planiranje IT in digitalnih proračunov ter programa projektov

Podjetja, ki se svojo digitalno transformacijo že izvajajo, izkazujejo navzven in navznoter naslednje značilnosti:

• povezovanje s tehnološkimi partnerji
• testiranje, eksperimentiranje, poizvedovanje o spremembah na trgu in pri kupcih
• agilno in hibridno-agilno planirajne digitalnih projektov
• vključevanje in razvoj zaposlenih 
• razvoj inovativnih poslovnih modelov

Projektno vodenje v digitalni transformaciji

Projekti ukrepov digitalne transformacije bodo uspešni, v kolikor bodo imeli zastavljeno dobro vizijo, med izvajalce skomunicirano strategijo ter se izvajali v skaldu s poslovno agilno vodstveno tendenco. Kljub temu, da promoviramo samo-organizajoče se skupine, pa pri projektih digitalne transformacije potrebujemo ožjo izvršno ekipo, ki jo sestavlja:

• manager, ki deluje kot C-level podpora pri transformaciji. Pogosto prevzema tudi vlogo vodje digitalne transformacije.
• projektni vodja, ki usklajuje projekt, izvajalce, tveganja in rezultate projekta.
• digtalno-ekspertni člani ekipe, ki postavljajo arhitekturo in vodijo razvoj tehnologije (splet, mobilne aplikacije, IoT, senzorji, robotika).

Projektni vodja v digitalni transformaciji

Vodja projekta v digitalnih transformaciji mora biti opremljen s širokim naborom znanj. Od projektnega vodenja, pshilogije sprememb do tehnološkega znanja razvoja HW in SW opreme. 

Glavni rezultati njegovega dela so:

• terminski načrt
• akcijski načrt s terminskim planom
• mejniki projekta in komunikacija z deležniki
• zapisniki dogovorov
• zniževanje tveganj na projektu

Poslovni analitik vs. Projektni vodja

Predstavljaj si, da si na prednovoletnem srečanju dveh sindikatov: gasilcev in zdravstvenih reševalcev. Govorniki najprej predstavijo oba poklica, nato pa se začne razvijati burna razprava, kateri od obeh je za življenje ljudi bolj pomemben. No, lahko bi bilo tudi srečanje med nutricionisti in fitnes trenerji, arhivarji in zgodovinarji, vedeževalkami in homeopati... Ali pa med kirurgi in patologi.

Z vsakim govorcem, ki dobi besedo, se tehtnica obrne na stran njegove skupine. Na delu je odlična retorika - takšna, ki ji človek hitro prikima. Ter dobra stara med-cehovska tekmovalnost. In na koncu debate se zmagovalci seveda počutijo superiorne, poraženci pa začnejo za nazaj dvomit o pravilnosti odločitev o svoji karieri in izobraževanju.

Kaj pa BA vs. PM?

(BA - poslovni analitik, angl. Business Analyst; PM - projektni vodja, angl. Project Manager)

V boj se oba podajata s precej podobnim hendikepom, ker:

• ju tisti, ki naj bi bili njihovi naročniki, ne potrebujejo. Torej, ko so lastniki, CEO-ti, CIO-ti in CFO-ji v poslovnem življenju pred velikim izzivom (ali že problemom) redko začutijo potrebo po dodatnih poslovno-analitičnih ali projektno-vodstvenih kompetencah. Namesto lučk za "data-driven pristop", "upravljanje s tveganji", "projektno vodenje", "teamsko vzdušje", "poslovno analitiko" se jim pogosteje prižgejo lučke, kot so "naredimo en preboj", "še bolj znižajmo stroške", "preselimo proizvodnjo", "počakajmo na tisti velik razpis", "ponavljajmo, kar je za nas delovalo v preteklosti", "odpustimo nekoga".
• nista (nujno) inženirja. In tudi, če to sta po svoji izobrazbi, ne opravljata inženirskega dela. Torej bi BA ali PM vlogo lahko opravljal vsak ne-specialist, družboslovec, mešalec megle, kdorkoli brez posebne dodane vrednosti za stroko in poslovanje? Vloga obeh ni cenjena že v startu in je pogosto diskretiriana, dokler ne pokaže realnih rezultatov, ki jih lahko management prime v roke.
• organizirata, planirata ali izvajata SPREMEMBE. Kar počneta in za kar sta poklicana, ostalim zaposlenim v organizaciji ni ravno všeč. Ali bodo zaradi teh novih ljudi manjkrat dnevno odšli do avtomata za kavo, imeli manj časa za kosilo ali "gledanje skozi okno" in se bodo morali privadit novih postopkov ali veščin? Management se pogosto ne zaveda, da so za veliko slabih poslovnih odločitev, rezultatov in neuspelih projektov krive ravno"skrivne konzervativne interne silnice", ki zavirajo napredek in nenehno opevajo neke nerešljive probleme - proti katerim zdravilo najdete zlasti v BA in PM vlogah, torej strokovnjakih, ki so pripravljeni za višje cilje stopati iz cone svojega udobja in najti izvedljive načine za uveljavljanje sprememb med ljudmi, ki predstavljajo kapital poslovanja.

In pa še en samoomejujoči hendikep: obe vlogi mislita, da sta si konkurenčni. Pa ne gre spet za tipično slovensko razdvojevalnost, saj lahko hitro najdemo veliko člankov tipa:

• THE PROJECT MANAGER VS. THE BUSINESS ANALYST 
• Business Analyst vs. Project Manager - which is better? 
• Is Business Analyst a stepping stone for Project Manager?
• in ostale

Sodelovanje namesto tekmovanja

Ne rečem, da tekmovanje ni zdravo, vendar bi bilo škoda (v denarju, času, demotivaciji in slabi volji), če bi delovanje BA in PM vlog temeljilo na medsebojnem izpodbijanju in dokazovanju, kdo ima prav ter kdo je za uspeh poslovanja pomembnejši. 

Kot projektni vodja sem se vedno počutil priviligiranega, če sem na projektu lahko imel poslovnega analitika oziroma vsebinskega vodjo, vsebinskega koordinatorja, odgovornega za vsebinski koncept projekta ali kakorkoli smo ga/jo imenovali. Nekoga, ki mu srce bije za to, da bo predvideni obseg projekta relevanten za končni poslovni rezultat kot tudi izvedljiv. Včasih se še vedno najde sponzor ali zelo zainteresirani naročnik projekta, ki s svojim ljudmi odigra vlogo poslovnega analitika. V preostalih primerih pa sem bil v preteklosti primoran prevzeti združeno vlogo, kar je zahtevalo veliko večji angažma po komunikaciji znotraj in zunaj projekta ter žongliranje med spreminjajočimi pričakovanji trga/naročnikov in projektnimi omejitvami (čas, strošek, obseg, prvotne zahteve in pogodbeni obsegi s podizvajalci).

PS: V četrtek 10.12.2015 sem se udeležil strokovnega srečanja med združenji PMI Slovenija in IIBA Slovenija. Razprav je neobhodno zašla tudi v primerjavo "PM vs. BA", kar pa sem nato stoično ocenil kot konstruktivno in koristno.

On a joined @IIBA and @PMInstitute session with @PMISlovenija. Earning 2PDU's today #pmp #ProjectManagement pic.twitter.com/zw7YdH0f9o

— Primož Frelih (@PrimozFrelih) December 10, 2015

Enostavni projekti. In še tisti drugi, ki jih nobeden ne mara

Ta objava ne bo poskus opravičevanja, zakaj projekti vseh vrst pogosto niso pravočasni, prekoračijo načrtovane stroške in zgrešijo svoj namen. Je samo majhna spodbuda k razmisleku o boljših pristopih njihove izvedbe. Za izvajalce, naročnike in ostale, dvomljive, upnike projekta (deležnike, stakeholderje).

Pred časom sem vodil projekt prenove stanovanja. Konkretno: bilo je potrebno izprazniti prostore, zbrusiti stene, zamenjati parket, okna, radiatorje,keramične ploščice, na novo napeljati vodo in elektriko, prepleskati stene, vgraditi kuhinjo, pohištvo. Izmeri, naroči, privijači, zabij, pojdi iskat, pokliči, nariši, pogovori se, preveri, počakaj, dostavi, označi, poslušaj, odkleni, zbrusi, stoj zraven, pobarvaj, odstrani, sestavi, pojdi ga iskat, pritrdi, poveži, vprašaj, izoliraj, počisti, plačaj. In seveda - reklamiraj. Sliši se kompleksno, ampak po tem, ko je bila usklajena vizija in ponudbe izbrane, je projekt z malce občutka za koordinacijo kar sam gravitiral h končnemu cilju. Vsak od izbranih izvajalec je brez podrobnih navodil ali analiz točno vedel, kaj se od njega pričakuje in kako nalogo izvesti.

Saj je čisto enostavno! Pred mano je prazen prostor, tam so priključki in jaz moram položiti ploščice, prej bo pa še vodovodar potegnil cevi ob steni, električar pa žice. Potem bom vgradil kopalno kad, ki je še zapakirana v sosednjem prostoru. Tukaj pa imam vašo skico, kako položiti zelene in kje bele ploščice. In kje bo bojler. Čez tri dni bom fertik, ker imam v petek še eno kopalnico v Mostah. 

Ne želim podcenjevati mojstrstva sodelujočih izvajalcev, vendar je vsak od njih na mojem projektu opravil zgolj eno od rutinskih ponovitev tega, kar obvlada oz. ima v podzavesti. Izdelek je nastajal pod njihovimi rokami in pred očmi vseh. Vedno smo vedeli, kaj se dogaja in koliko še manjka do končnega rezultata ter kakšne korekcije so potrebne.

Ni mi bilo potrebno nenehno poenostavljati velike slike, obrazlagati globljega končnega namena projekta, osmišljati vlogo vsakega izvajalca posebej in ga motivirati, da prestopi črto svojega znanja, udobja in rutine. Da razmišllja o do sedaj nemogočih rešitvah. Da se poda na neznano pot in da lahko računa, da bo na tej poti moral komunicirati z ostalimi izvajalci, ki bodo tudi nekako izgubljeni. Pripadnost ni nobenega zanimala. Ni bilo potrebno usmerjati energije v kreativnost, razmišljanje. Mojstrom tudi ni bilo treba pozabiti nečesa, kar že znajo, da zmanjšajo svojo prepričanost v znana dejstva, in se soočiti z novostmi. Zmanjšati prepričanost, samozavest, ego, ki bi jih zaviral pri kreativnosti in sprejemanju novih fizikalnih pravil? Pozabiti na dosedanje dosežke in poraze in bolj prisluhniti in pogledati okoli sebe? Sestaviti raznovrstne koščke v skladen kompleksen mozaik. Ponovno dobrodošli v negotovi svet projektov.

Vplivanje na Božjo voljo

O delujočih oblikah projektnega načrta sem ravno nekaj napisal, pa se mi zdi, da moram še. O planiranju namreč.

Saj poznate občutek - ko je plan narejen (in z različnimi deležniki, upniki usklajen), projekt lažje zadiha. Projektni vodja, naročnik, člani projektne ekipe, njihovi šefi. Tudi njihove družine, ker bodo lahko sedaj planirali termin svojih počitnic. Vsak vsaj okvirno za nekaj dni, tednov ali mesecev vnaprej ve, kdaj in kaj bo moral narediti.

... naslednji teden se ponavadi plan spremeni. Seveda se zgodi nekaj nepričakovanega in zdi se, kot da bi se plan podrl. Izgubi svojo veljavnost. Postane samo naiven poskus, da bi stvari potekale usklajeno in predvidljivo. Da bi imeli stvari pod kontrolo.

Tukaj se spomnim na pogovor med Levinom (plemičem, gospodarjem kmetije) in španom (oskrbnikom) iz romana Ana Karenina (Tolstoj):

"Gnoj treba početi voziti ranije, da do rane košnje bude sve gotovo. Plugovima orati bez prekida dalje polje da ostane još neko vrijeme na ugaru. Što bude trebalo kositi, valja obaviti s radnicima, a ne s napoličarima."

Špan je slušao pažljivo i očito se naprezao da odobrava odluke gospodareve; ali ipak imao je poznato beznadno držanje, koje je Levina svagda razdraživalo. To držanje govorilo je: sve je to lijepo, ali kako Bog da.

Ništa nije toliko ogorčavalo Levina kao taj ton. A takav ton imali su svi španovi, koliko god ih je do sada imao. Svi su se jednako držali prema njegovim planovima, i sad se više nije srdio, ali ga je boljelo i osjećao se još većma potaknut na borbu s tom nekakvom elementarnom silom koje nije mogao nazvati drukčije nego "šta Bog da", i koja mu se neprestano opirala.

(Knjigo sem našel med starim papirjem, ker je bila enkrat priloga nekemu časopisu in jo med dopustom, zato je v hrvaščini, skoraj v celoti tudi prebral.)

Profesionalci in rokodelci

In ravno tukaj, med tem pogovorom na kmečkem dvorišču, nastopi trenutek resnice. Se udati usodi, postati žrtev neznanih mističnih sil - ali razodeti svojo verzijo prihodnosti. Planiranje ni samo izdelava plana na začetku projekta. Je nadzor, vplivanje na dogodke, odločitve posameznikov, predvidevanje in prilagajanje. Je nenehen proces, ki na projektu traja vse do ciljne ravnine.

Mnogokrat delam z izkušenimi strokovnjaki na svojih področjih, ki ne verjamejo v izdelavo časovnega redosleda aktivnosti vnaprej. Iz bogatih izkušenj mi že na začetku povejo, da bo na projektu še toooliko sprememb, da nima smisla sedaj nekaj predvidevati in zapisovati. Pravijo:

Spremembe bodo požrle ta tvoj projektni plan...

A prepričan sem, da je ravno v tem smisel resnega planiranja:

• Najprej: planiranje ni le začetna izdelava projektnega plana, razpošiljanje in predstavitev udeležencem in odložitev na skupen disk. Planiranje je tudi nenehno spremljanje (dnevno, tedensko) izpolnjevanja projektnega plana. In odvisno od odzivnosti projektnega vodje na realno sliko projekta je planiranje tudi nenehno upoštevanje predpostavk, izvajanje mini-strategij in posledično spreminjanje projektnega plana - s ciljem, da se zadani roki ne premikajo.

Če pa se roki že morajo premikati, pa bo vedno projektni plan (scenarij!) najboljši medij za doseganje novih rokov pri naročniku, projektnih partnerjih in pri internih virih.

• Spremembe - pa se bodo seveda dogajale. Naročnik si bo verjetno tekom projekta še nekaj dodatnega iznenada "izmislil" in izkazalo se bo, da nečesa iz projektnega plana v resnici sploh ne potrebuje. Ponavadi večje spremembe povzročijo nekje med 10% do 30% razlike na projektu, čeprav nekateri to vidijo kot 100% kaos. S planom pa si zagotovimo, da je vsaj do tedaj projekt pod kontrolo. In tudi ko se zgodi takšna večja sprememba, da je še vedno ostalih 70% do 90% projekta pod kontrolo. 

S planom bo glava bolj mirna. Lažje bo spati. In postavljati stvari na svoje mesto. 

Verjamem, da je profesionalnost osebna odločitev vsakega posameznika. In ni povezana z osebnostjo "starega mačka" in za projekt ali firmo "nepogrešljivega lika". Če se je od svojih do sedaj 40 projektov, na katerih je strokovnjak delal, naučil, da je planiranje brez veze, se ni naučil ničesar. Nekateri z manj izkušnjami, a večji profesionalci, bodo vedno pričakovali projektni plan in nenehno sodelovali pri njegovem oblikovanju. S tem bodo vplivali tudi na svojo "usodo".

4 oblike projektnega načrta, ki delujejo v praksi

Članek je bil prestavljan sem: Oblike projektnega načrta - ažurirano 5. februar 2020. Hvala za razumevanje.

Jasne sanje

Preobilje podatkov je za človeka problem. In naši možgani to vedo.

Zato tudi svoje sanje hitro pozabimo. Izbrišejo se s pomočjo avto-pilota v naši podzavesti. Še preden se prebudimo.

Ampak včasih nekatere sanje ostanejo na našem disku tudi zjutraj. Lahko jih ponovno preberemo. Lahko si jih ponovno ogledamo. Lahko se v njih ponovno vživimo.

Verjetno z razlogom.

Sanje

Živel sem v Piranu. V pritličju ene od strnjenih hiš ob temačni ozki ulici mestnega jedra. S pogledom na morje skozi kamnit koridor.

Bil sem izdelovalec robotov iz lego kock. Znani rokodelec. Izumitelj, že skoraj posebnež.

Nekega dne potrka na mojih starih majhnih vratih delegacija z županom na čelu. Ni bil Peter Bossman, pač pa je veliko bolj spominjala na cesarja in njegove podanike iz Martina Krpana.

Mesto naj bi napadla pošast in prišli so me nagovarjat, naj naredim lego robota, ki jo bo premagal.

Dvignil sem pogled nad njih in zagledal bitko na morju. Nekaj Apache helikopterjev in bojnih ladij se je v daljavi že borilo s pošastjo. V dimu sem zagledal belega samoroga, ki je letel nekje 30 metrov nad morjem. Ni se kaj posebno umikal projektilom, ki so ga zadevali. A vsakič, ko je bil zadet, se je zasvetil v rožnati barvi. Obali oziroma mestu pa se je vidno približeval.

Ni bilo potrebno dolgo čakati, ko se je zaslišal histerični vrvež iz obale in pojavila se je množica bežečih ljudi, ki je tekla mimo mojih duri. Delegacije ni bilo nikjer več.

Čeprav brez strahu pred kreaturo, sem se bežeči hordi tudi jaz priključil. Pri kokošnjaku, kjer se cesta začne vzpenjati v hrib (tam kjer so sedaj zapornice in parkirišča), pa sem izstopil od dirke in si upal za trenutek pogledati nazaj - pred čem sploh bežimo.

Beli konj je ravno takrat suvereno galopiral mimo Pomorskega muzeja Piran in z vsakim korakom za seboj puščal svetlejši, lepši svet.

... jasne?

Že zaradi dejstva, da jih je podzavest zjutraj pustila na disku, sem se čutil dolžan o njih razmisliti in ugotoviti, kaj želijo sporočiti - meni osebno, mojim projektom ali vodenju projektov na splošno.

• soočanje s spremembami - ljudje sprememb ne bodo sprejeli takoj, tudi če so za njih koristne se bodo še nekaj časa oklepali starih rutiniranih pristopov, ki jim povzročajo težave. Treba je najti način, da se za trenutek ustavijo od bežanja stran in dojamejo pozitiven namen projekta, ki ruši staro in uvaja novo.
• if all you have is a hammer, everything looks like a nail - če se ukvarjam z roboti, ali to pomeni, da bom kot odgovor za vsak izziv predlagal robota? V projektnem vodenju je pogosto potrebno razmišljati izven okvirjev. Za nekatere ljudi je to zelo težko.
• panika - od danes na jutri se ne zgodi veliko. Vzroki za krizo projekta so se morali kopičiti že tedne ali mesece prej. Na tisti (usodni) dan pa vse izgleda tako presenetjivo in šokantno. Vodenje se takrat sprevrže v gašenje požarov. Ljudje takrat pomislijo na vodo, ki bo ogenj pogasila. Veliko vode, hitro! Ampak... kaj pa če gori server soba? Ali pa transformatorska postaja? Odločitve v paniki je potrebno pozorno spremljati in jih tehtati, tudi svoje.

Twitter in 6 lekcij, ki jih ponuja za projektno komunikacijo

Vikend! Če je sreča, konec tedna pomeni, da za dva dni preneha deževanje informacij: emaili, telefoni, telekonference, sestanki, kratki pogovori na hodnikih, dokumentacija, skupinsko delo, delavnice, zajemi uporabniških zahtev.

Pogosto takrat odprem Twitter, da preverim tvite nekaterih zanimivih oseb - samorastniških mnenjskih avtoritet - in prijateljev, ki so veliko bolj dejavni od mene pri spremljanju in analiziranju aktualnega družbenega dogajanja, za katerega ni časa med tednom.

Informacija - osnovna človekova potreba tudi med vikendom

In kmalu ugotovim, da sem prišel iz dežja pod kap.

@PrimozFrelih

Tudi Twitter te potegne v lov za blagostanjem popolne informiranosti. Ko želiš nadoknaditi svoj pop-družbeno-kulturni informacijski hendikep.


... oziroma celo aktivno sodeluješ s kakim tvitom, ki pa pogosto sproži porvatne reakcije so-tviterašev in kmalu ugotoviš, da postaneš ali osebno navezan ali intelektualno izzvan ali nagovorjen ali preveč izpostalvljen, da bi v ponedeljek lahko mirno preklopil pozornost na povsem druge stvari. Zato raje ostajam pri rekreativnem vikendaškem opazovanju. Saj se še kdo spominja IRC-a? Huh...

Projektna komunikacija

Eden od pomembnejših kriterijev uspešnega projektnega delovanja je obvladovanje informacij. Da jih imaš pod kontrolo. Da veš, kako stvari stojijo in kam (lahko - tveganja!) grejo. Ali pa si to prizadevaš.

Za razliko od rutinskega dela, temelji projektno delo pogosto na svežih, nepreverjenih in necelovitih informacijah, ki nastajajo v ozkem krogu ljudi in so namenjene drugim ozkim krogom ljudi v nekem drugem času. Ali v realtime-u, tako kot na Twitterju. Ki je tudi poln svežih, nepreverjenih in necelovitih informacij... ljudi iz ozkega kroga, ki so (se) pripravljeni deliti.

Projektni napredek pa je popolnoma odvisen od kvalitete interpretacije takšnih informacij. Interpretacije v smislu: laissez-faire (ne naredim nič), posredovanja informacij naprej (v vednost, fyi), reagiranja s povratnim odgovorom (korekcija ali nesprejem - zavrnitev - sporočila), delegiranja nalog sodelavcem, aktiviranja za rešitev problema.

In v drugo stran. Če želimo uspešno voditi projekt, moramo tudi mi izvajati informacijski push. Na način, da dosežemo želeni feedback "z druge strani".

V nobenem primeru pa ne smemo dopustiti, da postanemo žrtev informacijskega deževja. Ker informacije so zlato, in zgolj s te pozicije lahko peljemo projekt v pravo smer.

Lekcije

Zbral sem nekaj vzporednic med vprašanjema "Zakaj je Twitter uspešen?" ter "Kako izboljšati komuniciranje na projektih?".

1. Kratkost in jedrnatost
Biti konkreten, specifičen in natančen v svoji komunikaciji. Brez dolgovezenja in skrivanaja nepreverjenih (trhlih) dejstev za velikimi bloki teksta. Za dobre odločitve potrebujemo vedno razumeti bistvo, ki se ga večinoma da povedati v par stavkih.

2. Druženje v živo

Zagreti tviteraši se družijo tudi v živo. Svoje sestanke imenujejo "meetups". Zgolj epoštno delegiranje projektnih nalog in dajanje navodil pri prejemnikih nikoli ne prižge prave motiviranosti. Če ni medosebnih odnosov, se hitro ustvari vzporedna podtalna komunikacija med tistimi, ki pa se srečujejo vsaj spontano (so v istem oddelku, na istem hodniku, se videvajo na kosilu, ...). Pomislite tudi na teambuilding.


3. Avtoriteta
Na Twitterju je avtoriteta nekdo, ki mu sledi veliko ljudi. Ali pa doživijo njegovi tviti veliko reakcijo v smilsu odgovorov ali retweetov. Vplivnost ljudi na Twitterju meri recimo spletna storitev Twenity, ki z matematičnim algoritmom dokazuje, da medijsko znana osebnost nima avtomatično velikega vpliva tudi na Twitterju. Kot tudi avtoriteta na projektu praviloma ni dosežena z nazivom "projektni vodja" ali "scrum master" (to nobenemu nič ne pomeni). Avtoriteto se pridobi z znanjem, ekspertnostjo, osebnostjo, zanimivostjo, aktualnostjo, vztrajnostjo. 

4. Fokus
Za vsebinsko segmentiranje na Twitterju se uporabljajo hashtagi. Npr. #mandatar za tvitanje o izbiri mandatarja. Ali #pmot (project management on twitter) za projektne tvite. Ter #agile, #scrum in podobno. Avtorji svojim sporočilom olajšajo pot, da pridejo do želenih bralcev. Projekti bi ohranjali osredotočenost, če bi avtorji informacij svoja sporočila že v naslovu vsebinsko opredelili.  

5. Slike in večpredstavnostne vsebine
Slika (Twitter podpira tudi objavo slik) pove več kot 1000 besed. Kaj šele videoposnetek, animacija... Pri reševanju zapletenih problemov, pisanju specifikacij in argumentiranju različnih alternativ osebno preferiram slike, grafe, skice, infografike kot pa pisanje monotonih kreacij v obliki 30 ali več strani dolgih tekstovnih blokov. Bodimo prijazni do oči in možganopv svojih bralcev, od katerih želimo, da nekaj razumejo, naredijo ali se odločijo. 

6. Odprtost
Twitter ne izključuje. Je transparenten in ne temelji na nadzoru. Trenutno dogajanje je vsem na očem, prav tako napredek. Projekti, ki omogočajo vse to, so ponavadi bolj privlačni in deležni manj nasprotij (negativnih upnikov). Projektni člani bolje sodelujejo.


Tvit na tvit na tvit... ne zadostuje

Ampak samo tviteraški način ni dovolj. Ni dovolj, da projektni vodja sedi za svojim računalnikom in spremlja mailbox, ima zraven telefon ter kot hobotnica dirigira dogajanje - delovanje in obnašanje sodelavcev na projektu. Ni dovolj niti, da je super informacijski operater. 

Iz nekaj zaporednih osebnih razočaranj, postane človeku jasno, da je verjetnost, da bo sodelavca aktiviral večja, če ima z njim pogovor iz oči v oči. Učinkovitost reševanja problemov, prepričevanja, motiviranja in delgiranja na projektih pada po naslednji lestvici načina komunikacije:

1. osebni pogovor
2. sestanek z več prisotnimi
3. telefonski klic, telco
4. email
5. attachment dokument na mail/skupni disk
6. povej nekomu naj pove nekaj nekomu drugemu (Retweet pls!)

Twitter pa projektnemu delu lahko celo škoduje...

Projektno vodenje v praksi 2012 - Sora pri Medvodah

Projektno vodenje v praksi 2012 - konferenca

Datum: 16.2.2012

Lokacija: Hiša kulinarike Jezeršek, Sora pri Medvodah

Udeležbo priporočam vsem, ki bi radi vpogled v dinamično sceno projektnega vodenja.

Prijave in več informacij: http://www.projektna-praksa.si/

Programiranje namesto televizije

Naneslo je, da sem se kot študent (ekonomije) preživljal s programiranjem.

Spletnih aplikacij, ki so imele zadaj podatkovno bazo. Spredaj pa uporabnike.

Začetki so bili mučni.

Ne spomnim se več, kaj mi je predstavljalo večji izziv:

• razumeti kar naenkrat vse te ljudi, ki od tebe nekaj hočejo (ali celo nočejo). Zadihati z njimi. In "se prodati" -  jim obljubiti celo nekaj več od svojih momentalnih sposobnosti in časovno prehitevanje samega sebe za ceno, ki je bolj odražala finančne potrebe kot pa kompleksnost konkretnega projekta.
• ali se na novo učiti specifičen programski jezik. Njegove posebnosti in funkcionalnosti zaradi katerih je boljši od svojih alternativ.

Programiranje se zdi kot mučno opravilo polno tegob. Kot pogovor s strojem.



Obkroži:

a) Redko
b) Včasih
c) Pogosto

je tudi komunkacija z/s _________ kot pogovor s strojem.

Najdejo se takšni primer(k)i.



V tem letu sem spet kar nekaj programiral. 10 let po faksu in življenju v poslovni informatiki.

V poslovni analitiki (BA), zlasti pa v projektnem vodenju (PM) naj bi bil sicer greh, če te zalotijo s programsko kodo na ekranu. Razmišljal naj bi o drugih stvareh (interes projekta, naročnika, tveganja, komunikacija, motivacija, specifikacije, strategije in akcijski plani), ne pa o SQL in if stavkih. Pravzaprav imajo prav.


Vendar sedaj tudi mislim, da bi vsakdo moral (znati) programirati. Šele zdaj vidim, da ne gre toliko za pogovor strojem, kot za trening veščin:

• Vztrajnost in potrpežljivost. Prvi poskus ni vedno uspešen. Poskusi drugače. Postopoma se bo pot prilagajala cilju. Samo lastna frustracija te lahko drži nazaj, in ne pomanjkanje znanja.
• Sprejemanje. Imaš napake? Vsi jih imamo. Ne razumemo nečesa takoj. Ali pa nekatere neoprijemljive (abstraktne) stvari dojemamo bolj počasi. Nauči se hitreje ponotranjiti novosti in jih sprejeti kot dejstvo.
• Plašni ostanejo v temi. Če imaš problem, vprašaj nekoga. Povezuj se. Sprašuj. Tudi če tvoja vprašanja niso najbolj natančna, ali pravega sogovornika še iščeš. Ne boj se niti sarkastičnih odgovorov. Tvoje znanje bo postalo energija.

Ni denarja za drage tečaje?

Tukaj je zastonj brezplačen začetek:  http://www.codecademy.com/#!/exercises/0

Zastonj Brezplačno je tudi vse ostalo: programi za pisanje kode, platforme, dokumentacija.



Ni časa?


Gledaš TV? Torej razpolagaš s časom.

Izbiraš lahko med svojimi ali TV programi. Kdo bo ustvarjal tvoj program?

Skram.si & PMI: Scrumifikacija vsega do sedaj dobrega

Po nedeljskem polmaratonu sem se odločil udeležiti še srečanja PMI Ljubljana Chapter in linkedin skupine Skram.si  (26.10.2011, lokacija S&T). Prišel sem kot gledalec in si obetal zanimivo medgeneracijsko bitko. Konfrontacijo med do sedaj uveljavljenimi pristopi in novimi vrlinami projektnega vodenja. Tekmovanje za prevlado PMBOK-a nad Agilnim manifestom ali obratno.

Simbioza - lekcija za stare

Dokler je še postajalo vroče, sem si zapisal tudi kakšno spontano izjavo iz govorniškega odra in burne pro et contra reakcije občinstva:

• Ne morem več videti tega trikotnika (čas, stroški, kvaliteta). Kar alergična postanem.
• Scrum postaja mainstream.
• Scrum kot metodologija odpira zelo veliko vprašanj in daje zelo malo odgovorov.
• Dolga leta sem delala po PMBOK, zdaj pa imam velik rešpekt do ostalih, ki delajo v scrumu.
• Ni PMBOK passe. Waterfall je passe.
• Kaj se bo zgodilo s tradicionalnimi projektnimi vodji, ko bo vse agilno: Naj prevzamejo vlogo scrum master-ja, ali pa naj oddidejo.
• Ne bo se več reklo projektni vodja ampak scrum master. 
• Za prevode scrum izrazov v slovenščino še ni konsenza. Zato uporabljamo zaenkrat originalne angleške izraze.
• Popolnoma irelevantno je, kako se mu reče. Važno, da gajbo poriva naprej.
• Projekt lahko pelje nekdo, ki ima zvezo s temeljno tehnologijo. Sicer je čisto navaden po*ran administrator.
• CityPark je bil zgrajen po scrumu. In je uspešen projekt.
• Ljudje so temeljna tehnologija scruma.
• Scrum master pri izvajalcu in product owner pri naročniku sta vedno v konfliktu. Jaz pa kot projektni vodja delujem kot interface med obema. Rešitelj, mediator. 
• Potem pa scruma niste dobro vpeljali.
• Pri tradicionalnem načinu dela sem zaznala veliko ovir. Pritiski kupcev in KAM-ov, ki od projektov želijo hitre rezultate... zato sem se vprašala, kaj narediti, da ne bi šli po pravilih. Da bi šlo hitreje... Poglejmo scrum!
• Kako se z naročnikom dogovoriti za agilni način dela je največje vprašanje. Problem je pravna služba, ki za scrum projekte noče narediti pogodbe.
• A v pogodbo zapišete: v tem času in s tem denarjem naredite kolikor lahko? ... če pa ne boš toliko naredil, pa tudi OK?
• Obstajata dva pogoja za scrum: 1. da naročnik že od prej pozna scrum in 2. da visoko zaupa izvajalcu.
• Kje v scrumu je sponzor projekta?
• Sponzor odpira denarnico. Je na strani naročnika. Je prejemnik dodane vrednosti projekta.
• Glavna točka vodenja projektov je kupovanje miru pri naročniku, da ima naročnik potrpljenje in se lahko v miru kaj naredi.
• Ja zaboga! Če prej niste tega počeli, potem nikoli niste bili projektni vodje.

Ta klene so od mag. Andreja Česna, PMP. Nekaj ostalih pa je dobesedno citiranih in mogoče nimajo veliko smisla, a so bile zadosti prepričljivo izgovorjene, da so ohranile čast njihovim avtorjem. 

Za obrazložitev razlik med tradicionalnim načinom (waterfall - za razvoj programske opreme) in scrumom smo od @TilenTravnik slišali tudi popularno analogijo s pripravo torte (vir slike):

• po tradicionalnih pristopih bi torto pripravili takole: prvi oblat, smetana, drugi oblat, sadje, tretji oblat, čokolada, svečke.
• po agilnih pa bi torto sestavili po kosih.

Potem pa je med PMIjevci in Skramovci nastopila ljubezen. Da tudi PMBOK ponuja veliko tega (rollwaveplanning, tailoring). In da smo vsi OK. Našli so se. Kar je bilo lepo videti. Med odmorom. S prigrizki. Staro in mlado v slogi, simbiozi.

Dojel sem... namizni računalniki, pa če prav prenosniki, so in bodo še naprej uporabni. Za nekatere stvari pa bomo veliko raje prižgali iPad.




Moj prispevek v knjigo podpornikov Agilnega manifesta:

What PMBOK is not saying the Agile manifesto is putting it into <h1>

O scrumu ste lahko že brali:

• Scrum v 8 minutah -VIDEO
• Manjši projekti
• Agilno vodene ali PMBOK standard?
• 5 magičnih nasvetov, kako do boljšega odnosa s težavno stranko

Projektni deležnik ali projektni upnik? Agilni start-up mix

Se spomnite, ko sem v prejšnji objavi o Google krogih govoril o vplivnih ljudeh in interesnih skupinah okoli posameznega projekta?

Kolikor je bilo še okusno sem uporabljal besedo "projektni upniki". In namesto uradnega prevoda za "project stakeholders" namerno promoviral svojo verzijo. Standardom navkljub.

Po emailu, pa tudi twitterju, sem zatorej zelo kmalu po objavi prejel nekaj opozoril o pravilnem prevajanju "project stakeholders".


Moj odgovor: nisem prevajal besede, ampak njen pomen.

Zakaj "projektni upniki"?

Že dolgo razmišljam, kako kvalitetno je lahko vodenje nekega managerja, če ima okoli sebe stakeholderje tipa A ali pa stakeholderje tipa B.


A ... imajo upanje v projekt
B ... imajo delež v projektu

Kvaliteta njegovega vodenja bo namreč vedno z dobrim ozvočenjem odgovarjala na vprašanje: kako uspešen bo projekt? Vsaj takšne so moje izkušnje.


Moj namen je torej izpodbijati prevod deležnik in promovirati prevod upnik, ker:

• ker gre za prevod z najmanjšim naporom: stake ~ delež. Hitro odkrijem za "stake" še eno alternativo: vložek. Ki veliko več pove kot delež. Ker je v resnici vedno vsak projekt investicija zase: nekdo je nekaj že ali še bo vanj investiral (vložil). Naj bo to denar, zaposlene, čas, energijo, stres, dobro voljo, podporo... In potem upa na hitro povrnitev investicije. Zahteva svoje nazaj in še nekaj zraven.
• je projekt v svoji začetni in obenem najbolj ključni fazi (definicija projekta) samo nekaj idej in papirja. Nimamo česa rezati, razdeljevati in si prisvajati. Nobeden še ničesar ni deležen. Na začetku je zgolj upanje na dober izplen.
• ne smemo pozabiti na konkurenco. Konkurenca »nima deleža« v projektu, vendar upa, da bodo naši projekti neuspešni. Je negativni upnik.
• je projektni vodja ključna figura v projektu. Veliko lažje bo ekspeditiven, pozoren in premišljen, če se bo zavedal, da ga obkrožajo projektni upniki - vsak s svojim upanjem, motivacijo. Lažje bo razumel, da ni sam in da ni prepuščen samemu sebi - da je njegov projekt vključen v širše poslovanje. 
• bo projektni vodja želel spoznati upnike svojega projekta, o deležnikih se bo samo seznanil. Z upniki bo navezal osebni stik, poizvedel bo o možnih tveganjih, dodatnih priložnostih in posebnostih svojega projekta. Tudi če se sami ne bodo, jih bo on vključeval v projekt. Z več komunikacije bo  verjetno pridobil večjo podporo projektu.

Hočete še?

V poslovni terminologiji se pojavlja tudi izraz projektni vplivniki. Kar je strašljivo! To so znane ali neznane osebe, ki lahko vplivajo na naš projekt. Ponavadi nepričakovano. Če se osredotočimo zgolj na njihovo vplivnost, ne bomo spoznali njihove iskrene motivacije v ozadju, t.j. njihovega upanja tekom projekta. Mogoče pa njihov nerazložljiv vpliv izhaja iz karizme, izkušenj, čarovniških urokov.

In pa udeleženci... projektni udeleženci. Kot nekakšni udeleženci neke proslave, ki samo opazujejo dogajanje in ga mogoče celo spremljajo. Radi vidijo ognjemet, gledajo na uro, občasno zaploskajo. Tudi o njih predavajo na poslovnih fakultetah kot o projektnih upnikih. Upajmo, da ne bodočim projektnim udeležencem!

Projektni upniki pa imajo lahko še vsaj dve nadgradnji:

• projektni trepetalci
• projektni zahtevniki

Trepetalci investirajo in trepetajo, ker so v projekt investirali svoja sredstva (za katera so odgovorni). So zraven, grizejo si ustnice za uspešnost svojih projektov. Ali neuspešnost drugih (konkurenca). Trepetalci so totalni pozitivci in celovito gledajo na ROI za katerega so odgovorni. In tudi dnevno, kar je včasih lahko celo moteče. Del odgovornosti za uspeh ali neuspeh prevzamejo nase.

Zahtevniki investirajo in zahtevajo. Dajo na razpolago svoja sredstva, znanje in prepustijo pot do cilja projektnemu vodji. Delajo svoj posel naprej in se pustijo vključevati v projekt. Ob mejnikih zahtevajo rezultate. Ti so mi celo še bolj všeč. Brez nervoze ali živčnosti. Predajo odgovornost projektnemu vodji.

Praksa

Vzporednice zgornjega razmišljanja najdem tudi v agilnih metodologijah vodenja projektov (npr. Scrum, Kanban) in pa v povsem realnih start-up situacijah med definiranjem platna poslovnega modela (canvas):

• kdo nam lahko pomaga?
• kako lahko pomaga?
• kaj želi v zameno? in 
• kdo nam lahko škodi?

Dogovorov, zakonov in pravil etike ne smemo kršiti. To je dejstvo.

Mislim pa, da prinašajo kršitve uradne strokovne terminologije lahko zgolj dobre stvari. Posebej v tako dinamični in kreativni dejavnosti, kot vodenje projektov je in v času generacije Y. S prilagojenim poimenovanjem pazimo na motivacijo, razumljivost nalog in dobro počutje ekipe in obenem doseganje norm ter rezultatov.


Sicer pa... Če nekomu posodite denar, postanete njegov upnik. Kako močno pa si želite postati njegov deležnik?

Projektni upniki in Google krogi

Ste že uporabnik nove pridobitve na spletu - družabnega omrežja Google Plus?

Mogoče boste tudi vi pomislili na pojem "projektna komunikacija", medtem ko boste svoje prijatelje, znance in neznance razporejali v različne kroge. Google Plus jih imenuje "circles", ljudi pa lahko razporejate po kriterijih, ki si jih sami določite. Takole izgleda ena od bolj pragmatičnih razdelitev:

Če želi svojemu projektu uspeh, mora za učinkovito vodenje nekaj podobnega narediti tudi projektni manager:

1. ugotoviti, kdo so upniki njegovega projekta
2. jih segmentirati v skupine
3. ugotoviti dodatna imena, ki jih še lahko doda v skupine (ugotavljanje upnikov je nenehen proces!)
4. definirati vpliv posamezne skupine upnikov na njegov projekt
5. definirati cilje, ki jih želi doseči s pomočjo posamezne skupine
6. definirati celovit plan komunikacije z upniki projekta
7. dosledno izvajati plan komunikacije in ga dopolnjevati (pojdi na točko 1)

V Google Plus jeziku bi se torej moralo projektnemu managerju pred očmi narisati naslednje:

Konkretno seveda odvisno od posameznega primera. A če vodja tega (od 1 do 6) ne počne, bo njegovo vodenje pomanjkljivo. Na sestanke bo vabil preveč ali premalo ljudi. O trenutnem stanju projekta ne bo vedel dosti. Poznal bo zgolj nekaj tveganj, ki lahko ogrozijo njegov projekt. Ne bo znal povezovati različnih pričakovanj. Naiven bo, nekateri pa ga bodo v pogovoru ob avtomatu za kavo (brez njegove prisotnosti) označili za amaterja.

Ne bo leader. To pa so že strahovi slehernega vodje in rumeni alarm neuspešnosti projekta.

Še slovarček za slovnično občutljivejše in terminološko ambicioznejše:

• Google krogi - Google Plus Circles
• Projektni upniki - deležniki projekta, angl. "project stakeholders"

Projekti kot evolucija energije

Naučil sem se, da je proces vsakega uspešnega projekta tole: 

1. analiziraj problem, ki te (vas) muči, potrebo, idejo ["as is"]
2. definiraj in uskladi cilj (rešitev problema ali višina ambicije) ["to be"]
3. potrdi cilj in vire potrebne za dosego (projekt) cilja [kaj smo pripravljeni žrtvovati?]
4. definiraj strategijo in planiraj projekt [kako z omejitvami do cilja? vključi ljudi nujno]
5. usmerjaj, kontroliraj, motiviraj strokovnjake na projektu, da delujejo kot ekipa v smeri cilja ["just being there is 80% of success", bodi tudi vodja]
6. potrdi rezultate projekta [preveri, izmeri, okusi, premeri]
7. začni uporabljati [rojstvo v novo življenje]
8. transformacija iz "as-is" v "to-be" [končno!]
9. meri, dopolnjuj, pospešuj, poizveduj, motiviraj [tokrat z operativno ekipo, naročnikom]
10. monetiziraj (če so bili cilji denarni) ali uživaj (nedenarni cilji) [zunanji opazovalci bodo rekli: tudi čudeži se dogajajo]
11. pojdi nazaj na 1 or die

PROJEKTNI OBRAZCI: Pravila projektnega dela

Nujno za organizacije, kjer so zaposleni poleg svojega rednega dela imenovani tudi kot izvajalci projektnih aktivnosti. 

Obrazec naj bo prilagojen posameznemu podjetju/organizacij, saj ima vsako delovno okolje nekatere svoje posebnosti, lastne vrednote in prioritete. Najbolje pa je, če pobudo za njegov nastanek izrazi in realizira sam generalni direktor. Če je za - pozabite na ta template, naj začne s praznim listom!

V podpis se izroči članom projektne ekipe - sočasno z njihovim imenovanjem na projekt. Kasneje bo za miritev razburjenih duš prepozno - po nepotrebnem pa bodo nastali t.i. stroški internega konflikta. Torej stroški, ki se merijo v denarju, času, kvaliteti, počutju.

Projektni obrazec se nahaja tukaj: Pravila projektnega dela.doc

Ali obstajajo kazni za kršitelje pravil projektnega dela? Seveda so obvezne! V svoji praksi sem videl ali predlagal :) že naslednja kaznovanja:

• 5 EUR v skupni sklad sodelavcev
• zapoj pesmico
• povej vic
• plačaj pivo
• plačaj malico
• naslednjič prinesi piškote
• izpolni uslugo skupini

Najlepše ob vsem tem pa je, da se na ta način člani projekta medsebojno kontrolirajo in korigirajo. Kdo potem še potrebuje policijo?

Enostaven obrazec, katerega odsotnost lahko botruje projektnim neuspehom in celo neuspehom uvajanja projektnega dela v podjetja. Pomaga pri zagotavljanju "alignment-a" človeškega faktorja.

PROJEKTNI OBRAZCI: Register tveganj - "varovalke" vašega projekta

Register tveganj je še eden od navidez birokratskih obrazcev, ki pa odpira dušo in oči, ko mora skupina razmišljati o stabilnosti svojega projekta. Ključ do uspeha ni izdelava obrazca, ampak njegova redna uporaba, ki odpira za projekt »zdravilna« vprašanja.

Projektni obrazec se nahaja tukaj: Register Tveganj.doc

PS: register tveganj po potrebi poimenujem tudi »seznam odprtih vprašanj«. Se celo bolje prime v praksi.

PROJEKTNI OBRAZCI: Zahtevek za spremembo

Spremembe so edina stalnica na projektih. Dogajajo se zaradi zunanjih dejavnikov (prilagajanje) ter nepredvidenih odkritij znotraj projektov. Zahtevek za spremembo je formalni medij njihove odobritve.

Projektni obrazec se nahaja tukaj:  
Zahtevek za spremembo.doc

 Opozorilo za uporabo: zahteva za spremembo predstavlja le del procesa obvladovanja sprememb, ki mora biti predhodno vpeljan v projektno vodenje vašega poslovanja. 

Obrazec je možno prilagoditi: za vaš projekt, vašo organizacijo ter agilni način vodenja projektov.

PROJEKTNI OBRAZCI: Kick-off sestanek

Kot prvega v seriji projektnih obrazcev, ki bodo vodjem in organizacijam pomagali k višji učinkovitosti njihovih projektov, predstavljam predlogo za pripravo predstavitve za Kick-off sestanek.

Projektni obrazec se nahaja tukaj: Kick-off sestanek

Vsak teden pričakujte objavo novega projektnega obrazca, ki bo povzemal standarde projektnega vodenja in upošteval specifike slovenskega okolja. Zbirka obrazcev se bo istočasno dograjevala tudi na portalu ProjektnoVodenje.com.

Polaganje zlatih ploščic

Predstavljajte si, da prenavljate kopalnico. Nekaj ustreznih kandidatov najdete v rumenih straneh, nekaj vam jih predlagajo sodelavci - in pokličete vseh devet. Po dveh popoldnevih investiranih v izbiro najbolj ustreznega (cenovno in časovno) se odločite za mojstra, ki pride lahko že čez sedem dni.

Z belim kombijem se pripeljejo trije, raztovorijo orodje in material ter se takoj spravijo k delu. Tako vneto delajo, da niti ne pomislite, da bi jih kakorkoli nadzirali in korigirali. Sicer pa je vaš sogovornik kar glavni mojster, ki vas redno obvešča o napredku in določenih manjših spremembah, ki so se šele zdaj izkazale kot potrebne - zdijo se vam smiselne zato se z njimi strinjate. Kot ste tudi pričakovali so se dela zavlekla še za nekaj dni več kot je bilo rečeno v prvem telefonskem pogovoru. "Ampak to so pač mojstri!" ste tolerantni, "naj opravijo svoje kvalitetno". Zadnji dan vam glavni mojster sporoči, da so končali in vam razkaže narejeno. Med drugim vam pove, da je nekaj položenih ploščic iz čistega zlata.

Pa saj ste vedeli, da gre za pravljico - že po uporabi pravljičnih števil v njej...

Projektna praksa


Pri rokodelskih storitvah se ne bo zgodilo, da bi vam kaj šenkali ali brezplačno naredili več ali bolje, kot ste naročili. Zelo hitro bo govora o doplačilu.

Pri projektih, kot jih jaz poznam (ekipne intelektualne storitve), pa je to vedno velika skušnjava  ljudi znotraj projektne ekipe. Včasih gre za željo po kreativnosti. Spet drugič za veliko empatijo do naročnikovega primera z mislijo "kaj mu lahko še dobrega naredimo?". Ali pa se tekom projekta odkrije, da v pogodbi nekaj manjka (smo že v startu pozabili prodati, a brez tega ne moremo končati projekta), pa je treba sedaj to izvesti potihem in zastonj.


Spomnim se, da smo na bančnem projektu najeli dva svetovalca iz Amerike - za delavnico v času od ponedeljka do srede. Eden od njiju je ostal do petka popoldan - "kot znak dobre volje" so se ponudili njegovi nadrejeni. Drug primer je bil, ko sem nekega popoldneva pred odhodom domov stopil do programerja, ki se je še vedno ukvarjal s programiranjem za naročnika iz maloprodaje. Razložil mi je, da bo zaradi boljše uporabniške izkušnje namesto navadnega osveževanja spletnih strani uvedel jQuery tehnologijo, s katero bo lahko spletna trgovina obiskovalcem bolj elegantno predstavila ponudbo.

Polaganje zlatih ploščic je za posel škodljivo!

Na projektu smo izvedli nekaj več (ekstra) v dobrobit naročnika in s tem dodatno porabljali čas in interne resurse ter sebi povzročali dodatne stroške. Škoda se izraža v naslednjih oblikah:

• polaganje zlatih ploščic vedno zmanjšuje RVC (profit, razlika med prodajno in interno ceno)
• naročnik dodatnih rezultatov (funkcionalnosti) sploh ne potrebuje in jih ne bo uporabljal (npr. zelenjavnemu meniju pripada danes tudi 5 čevapov, ki jih pa pravi vegetarijanci ne bodo vzeli) - ne vpliva na naročnikovo zadovoljstvo
• naročnik dodatnih funkcionalnosti noče (npr. nekateri ljudje v stanovanju ne želijo imeti klimatske naprave),  - vpliva na naročnikovo nezadovoljstvo
• dodatni rezultati so tudi predmet garancijskega roka, še zlasti, če vplivajo na kvaliteto delovanja projektnega izdelka
• pričakuje se, da je dodatne brezplačne rezultate potrebno tudi brezplačno vzdrževati 

Pokojna svetovno znana projektna strokovnjakinja Rita Mulcahy je o goldplating-u (t.i. pozlačevanju projektnih rezultatov) dejala: 

Glede na to, da je uspešnih zgolj 26% projektov, naj projektni vodje raje usmerijo moči v doseganje tistega, kar je bilo naročeno!

Polaganje zlatih ploščic je za posel koristno!

• želimo referenco - pokazati prihodnjim potencialnim naročnikom, kaj tudi znamo, in kje to že obstaja
• poglobiti partnerstvo z naročinkom
• popravljanje nerazumevanja naročnikovih potreb oz. slabo zapisanih projektnih zahtev, kar bi vodilo do neuspeha (pomembnost poslovne analitike!)
• .. in seveda ne potihem! Vedno v transparentnem dogovoru z naročnikom.In z njegovim zavedanjem.

Projektni vodja je cetralna figura polaganja zlatih ploščic, ki mora predvsem obvladovti spremembe na projektu. Ali bo to dovolil ali preprečil, mora biti odvisno od njegove komunikacijske dejavnosti med svojim zaposlovalcem in naročnikom. Poskrbeti mora za usklajenost med stališči projekta (ne zamujati, ne povzročati dodatnih stroškov, dobiti primopredajni podpis) in strategijo, ki jo ima njegovo podjetje pri naročniku kot ključni stranki.